Slik dokumenterer du en tvist med styret
Ta vare på alt som er skriftlig, og skriv ned det som er muntlig, med dato. Det viktigste er korrespondansen med styret, innkallinger og protokoller fra generalforsamling eller årsmøte, vedtektene, bilder av det saken gjelder og regninger. Muntlige avtaler bør du bekrefte i en kort e-post samme dag. Skal du dokumentere en tvist med styret, bygger du en kronologisk mappe som kan brukes både mot styret og senere i et møte i forliksrådet.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva du skal ta vare på
Begynn med det som allerede finnes, og fortsett så lenge saken pågår. Ta vare på:
- e-poster, brev, meldinger og svar fra styret, forretningsfører og vaktmester
- innkallinger og protokoller fra generalforsamling eller årsmøte
- vedtektene og eventuelle husordensregler
- bilder og video av det saken gjelder, med dato
- regninger, tilbud, rapporter fra håndverkere eller rørleggere
- referat eller notater fra møter og telefonsamtaler
Lagre kopier et sted utenfor sameiets eller laget sine systemer, for eksempel på egen e-post eller lokal disk. Mister du tilgangen til et felles system, vil du ellers stå uten dokumentene.
Protokollene: hva du har krav på å se
Møteleder skal sørge for at det føres protokoll over alle saker og vedtak i generalforsamlingen, og protokollen skal holdes tilgjengelig for andelseierne (borettslagsloven § 7-9). I sameier gjelder tilsvarende etter eierseksjonsloven § 53: protokollen fra årsmøtet skal til enhver tid være tilgjengelig for seksjonseierne.
Styrets egne møtereferater er noe annet. Loven krever at styret i borettslag fører protokoll over styresakene, men en eier har ikke automatisk rett til å få se alle styreprotokollene. Be uansett om dem hvis de gjelder din sak, og forklar hvorfor du trenger dem. Se også hva en generalforsamlingsprotokoll er.
Skriv ned muntlige avtaler
I mange tvister med styret står ord mot ord. Styreleder sa at renoveringen ville bli utsatt, vaktmesteren lovet å se på sluket. Slike utsagn forsvinner hvis de ikke noteres. Bruk denne rutinen:
- Skriv ned dato, tidspunkt, hvem som deltok og hva som ble sagt, med en gang.
- Send en kort e-post: «Takk for samtalen i dag. Jeg forstår det slik at du skal ...».
- Svarer ikke motparten med en rettelse, har du i det minste en oppsummering med dato av hvordan du forsto avtalen.
- Ta vare på svaret, også hvis det bare er «OK».
En bekreftelse sendt samme dag har mer verdi enn et notat skrevet måneder senere. Skriv nøytralt og uten anklager.
Bilder, målinger og tilstand
Gjelder saken en skade eller en feil, må du kunne vise hvordan det så ut og når. Ta bilder fra flere vinkler, med en gjenstand for størrelse, og sørg for at tidspunkt ligger i filen. Gjenta bildene med jevne mellomrom hvis skaden endrer seg. Mål fuktighet med enkelt utstyr hvis det er relevant, og noter verdiene. Rapporter fra fagfolk veier mer enn dine egne vurderinger. Les mer i sikre bevis i en boligtvist.
Slik ordner du mappen
Sorter dokumentene i tidsrekkefølge og gi hvert dokument et løpenummer. Lag en kort oversikt øverst med dato, hva som skjedde og hvilket dokument som viser det. Denne tidslinjen er det du selv bruker når du skriver til styret, og det du leverer videre hvis saken går lenger. Hold fakta adskilt fra egne vurderinger. En tidslinje som sier «15. mars: sendt e-post med bilder, ingen svar innen to uker» er mer nyttig enn et langt brev med synspunkter.
Rune og kjellerboden
Rune Aasland har bod i kjelleren i et borettslag. Etter en vinter med regn er boden fuktig, og klær og verktøy er skadet. Han sier fra til vaktmesteren i en telefonsamtale 14. oktober, og vaktmesteren lover å sjekke grøften utenfor.
Rune skriver ned samtalen og sender samme kveld en e-post til styret med bilder fra boden, en oppsummering av samtalen og en forespørsel om at laget undersøker drenering og avløp. Han legger ved en liste over skadede ting med innkjøpspris, til sammen 14 800 kroner. Han bruker en mappe der han legger e-posten, bildene, listen og svarene. Styret svarer tre uker senere at det ikke er noe lagets ansvar. Når Rune tar saken videre, har han datoene, bildene, listen og vaktmesterens løfte skriftlig bekreftet i en av e-postene. Det gjør kravet hans langt enklere å vurdere for dem som skal avgjøre det.
Dokumenter som får betydning senere
Går saken til forliksrådet, skal klagen kort beskrive de faktiske forholdene og kopi av dokumenter kravet bygger på bør vedlegges (tvisteloven § 6-3). Skal du føre andre bevis, som vitner som møter frivillig, må du gi forliksrådet og motparten beskjed senest en uke før møtet (§ 6-8). Den som varsler om et krav eller bestrider det, skal samtidig opplyse om viktige bevis og dokumenter han eller hun kjenner til (§ 5-3). Det betyr at du ikke skal holde viktige dokumenter tilbake, også ikke om de svekker saken din.
Hvordan du varsler motparten, og hva som skjer videre, er forklart i kan jeg ta boligtvisten til forliksrådet.
Kort oppsummert
- Ta vare på all korrespondanse, protokoller, innkallinger, vedtekter, bilder og regninger i en kronologisk mappe.
- Møteleder skal føre protokoll fra generalforsamling og årsmøte, og den skal være tilgjengelig for eierne. Styreprotokoller har du ikke samme rett til.
- Skriv ned muntlige avtaler med dato, og bekreft dem i en e-post samme dag.
- Bilder med dato og rapporter fra fagfolk styrker saken din.
- Når du dokumenterer en tvist med styret, bør du ikke holde tilbake viktige dokumenter som saken bygger på.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.