Slik dokumenterer du at du er pendler
For å dokumentere at du er pendler bør du kunne vise at du har et reelt hjem og at du må bo borte fra det på grunn av jobben. Samle leiekontrakten på arbeidsstedet, billetter eller kjøreoversikt for hjemreisene og bevis på hvordan du bruker hjemmet. Skattemyndighetene kan kreve dokumentasjon, så det er lurt å ha alt klart før du fører fradraget inn i skattemeldingen.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Pendlerfradraget kommer ikke automatisk. Du fører det inn selv i skattemeldingen, og du bærer ansvaret for at det du krever, er riktig. Derfor lønner det seg å dokumentere pendlerstatus på forhånd, i stedet for å lete etter papirer etter at Skatteetaten har tatt kontakt. Her er hva du dokumenterer og hvordan.
Hva som må dokumenteres
Pendlerfradragene hviler på skatteloven § 6-13 og skatteloven § 6-44. Etter § 6-13 må du bo utenfor hjemmet av hensyn til arbeidet. Etter § 6-44 gjelder fradraget reiser mellom hjem og arbeidssted. Det du må kunne vise, er altså:
- at du har et hjem et annet sted enn arbeidsstedet
- at du faktisk må bo borte fra hjemmet på grunn av jobben
- at du har hatt utgiftene du krever fradrag for
- at du har reist hjem så ofte som du oppgir
Hver av disse delene dokumenterer du på sin måte.
Dokumentasjon for hjemmet
Skattemyndighetene vil vite om hjemmet ditt er et reelt hjem. Gode bevis er:
- skjøte eller leiekontrakt for boligen
- strøm- og kommunale regninger i ditt navn
- bilder eller en beskrivelse av hvordan du bruker boligen, for eksempel eget soverom hos foreldre
- bekreftelse fra familie eller utleier om at du har egen del av boligen
- dokumentasjon på sosiale bånd, som medlemskap i lag eller foreninger på hjemstedet
Bor du hos foreldre eller andre, er en skriftlig bekreftelse fra dem nyttig. Den bør si hvor lenge du har bodd der, at du har eget rom og hvor ofte du er der.
Dokumentasjon for boligen på arbeidsstedet
Når du krever fradrag for losji, må du kunne vise at du har hatt utgiften. Ta vare på leiekontrakt og betalingsbevis, for eksempel kontoutskrifter som viser husleie. Bor du i brakke eller bedriftsbolig, trenger du en bekreftelse fra arbeidsgiver på hva du betaler og hvilken periode det gjelder. Husk at fradrag for kost og losji er begrenset til 24 måneder etter § 6-13 første ledd.
Dokumentasjon for reisene
For reisefradraget teller avstand og hyppighet. Ta vare på:
- billetter, kvitteringer og bankutskrifter for fly, tog, buss og ferge
- bompengeoversikter og kjørebok, hvis du kjører egen bil
- turnusplan eller arbeidsplan fra arbeidsgiver som viser når du har vært på jobb
- reiseavstand slik den vises i en kartløsning, med utskrift
Det er greit å lage en enkel oversikt som viser dato, strekning og kilometer for hver reise. Det gjør det lettere å fylle ut skattemeldingen og lettere å svare hvis du får spørsmål. Du kan ikke kreve fradrag for reisen hjem så lenge du ikke faktisk har reist, så en feil dato kan gi feil beløp.
Fatima i Mo i Rana
Fatima Rahimi jobber som sykepleier i turnus i Mo i Rana, men har leilighet og to søsken i Harstad. Hun leier en liten bolig i Mo i Rana for 6 800 kroner i måneden og reiser hjem fire ganger i året.
Før hun leverer skattemeldingen, samler hun en mappe. Den inneholder leiekontrakten i Mo i Rana, kontoutskrifter som viser at hun har betalt husleien, flybillettene til Harstad, kontrakten for leiligheten i Harstad, en strømregning i hennes navn og en turnusplan fra arbeidsgiver. Hun lager også et regneark som viser hver reise med dato og beløp.
Får hun spørsmål fra Skatteetaten, kan hun sende alt samlet. Det gir en klar og rask sak. Uten dokumentasjon risikerer hun at fradraget faller bort.
Hva skjer hvis Skatteetaten ber om dokumentasjon
Etter skatteforvaltningsloven § 10-1 kan skattemyndighetene kreve at du gir opplysninger og dokumenterer dem. Det kan skje i en kontroll eller som en forespørsel etter at skattemeldingen er levert. Du må svare innen fristen du får. Klarer du ikke å dokumentere fradraget, kan det bli fjernet, og du kan få en endring av skatten din. Hvor lenge du bør oppbevare dokumentasjonen, avhenger av endringsreglene. Det er trygt å ta vare på den i flere år.
Mangler du enkelte bilag, kan bankutskrifter og kontoutskrifter ofte vise det samme. Har du mistet noe, kan du be om kopi fra utleier, arbeidsgiver eller transportselskap.
Slik organiserer du dokumentasjonen
Det enkleste er å lage én mappe per inntektsår, enten på papir eller på datamaskinen. Legg inn dokumentene underveis, ikke først når skattemeldingen skal leveres. Hver gang du kjøper en billett, tar du et skjermbilde eller lagrer kvitteringen. Hver gang du får en ny leiekontrakt, legger du den i mappen.
Skriv også et kort notat for hvert år som forklarer situasjonen din: hvor hjemmet er, hvorfor du må bo borte, og hvor ofte du reiser. Notatet trenger ikke være mer enn ti linjer. Hvis Skatteetaten stiller spørsmål to eller tre år senere, er det lett å glemme detaljer. Et notat skrevet mens du fortsatt husker, hjelper deg.
Er du i tvil om et dokument er relevant, ta vare på det. Det er lettere å legge ved for mye enn å lete etter noe som er borte.
Kort oppsummert
- Du må kunne vise at du har et reelt hjem, at du må bo borte på grunn av jobben, og at du har hatt utgiftene.
- Samle leiekontrakter, betalingsbevis, reisebilag og turnusplan før du leverer skattemeldingen.
- En enkel reiseoversikt med dato, strekning og kilometer gjør det lettere å dokumentere pendler.
- Skattemyndighetene kan kreve dokumentasjon etter skatteforvaltningsloven § 10-1.
- Ta vare på dokumentene i flere år.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.