Doffin forklart: slik finner du offentlige oppdrag å gi tilbud på

Hva Doffin er i regelverket

I anskaffelsesforskriften er Doffin definert som den norske offisielle databasen for kunngjøringer. Oppdragsgivere bruker den til å gjøre konkurranser, planer og resultater kjent for markedet. For konkurranser over EØS-terskelen sender Doffin kunngjøringen videre til EUs database TED, og en slik kunngjøring skal skrives både på norsk og på ett av EUs offisielle språk (forskriften § 21-1).

Når du bruker Doffin for å finne offentlige oppdrag, leser du altså det oppdragsgiveren er pålagt å gjøre kjent. Du leser ikke et frivillig anbudsmarked.

Hvilke kjøp skal ligge i Doffin?

Det avhenger av hva kontrakten er verdt uten mva.

• Under 500 000 kroner faller kjøpet utenfor anskaffelsesloven og forskriften. Oppdragsgiveren kan likevel velge å kunngjøre.
• Fra 500 000 til 1,3 millioner kroner gjelder lovens grunnleggende prinsipper og del I av forskriften, men forskriften krever ikke kunngjøring i Doffin.
• Fra 1,3 millioner kroner skal konkurransen kunngjøres i Doffin (§ 8-17). Det gjelder også over EØS-terskelen, der reglene i kapittel 21 kommer i tillegg.

Beløpene er slik forskriften lyder nå, og de endres med jevne mellomrom. Reglene bygger på anskaffelsesloven. Noen kjøp kan gjøres uten kunngjøring, for eksempel når bare én leverandør kan levere av tekniske grunner eller på grunn av enerett. Oppdragsgiveren må da kunne begrunne unntaket.

Det betyr at mange mindre kjøp i kommunene aldri dukker opp i Doffin. Hva en kommune kan snakke med leverandører om før et oppdrag kunngjøres, er forklart i dialog før utlysning. For slike kjøp må du gjøre deg kjent hos innkjøperen. Prinsippene i loven gjelder likevel fra 500 000 kroner, så oppdragsgiveren kan ikke velge leverandør uten å tenke på likebehandling.

Hva kunngjøringen skal inneholde

En kunngjøring skal minst beskrive hva som skal kjøpes og oppgi en frist for å melde interesse eller levere tilbud (§ 8-17 annet ledd). Over EØS-terskelen er kravene til innholdet flere, og kunngjøringen skal følge skjemaer som departementet har fastsatt.

Kunngjøringen og konkurransegrunnlaget hører sammen. Over EØS-terskelen skal oppdragsgiveren gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget, og kunngjøringen skal inneholde nettadressen (§ 14-3). Er det deler som ikke kan legges ut, for eksempel fordi de er fortrolige, skal kunngjøringen si hvordan du får tilgang, og tilbudsfristen forlenges med fem dager.

Ulike typer kunngjøringer du kan se

Konkurransekunngjøring er den du vanligvis leter etter. Den åpner en konkurranse du kan delta i.

Forhåndskunngjøring og veiledende kunngjøring varsler at oppdragsgiveren skal kjøpe noe senere. Ikke-statlige oppdragsgivere kan bruke forhåndskunngjøring i stedet for vanlig kunngjøring i en begrenset konkurranse, og da inviteres interesserte til å melde seg. Den skal sendes til publisering tidligst 12 måneder og senest 35 dager før oppdragsgiveren ber leverandørene bekrefte interessen (§ 21-2). Oppdragsgivere kan legge veiledende kunngjøringer på sin kjøperprofil i stedet for i Doffin, så ikke alt varsel ligger der.

Intensjonskunngjøring brukes når oppdragsgiveren mener den kan kjøpe uten konkurranse, og vil gjøre valget kjent før kontrakten signeres (§ 8-18). Er den publisert og kontrakten ikke signert før ti dager har gått, kan oppdragsgiveren ikke ilegges overtredelsesgebyr for ulovlig direkte anskaffelse (anskaffelsesloven § 12). Ser du en intensjonskunngjøring på et kjøp du mener burde vært konkurranseutsatt, er tiden til å reagere kort.

Kunngjøring av kontraktsinngåelse forteller hvem som fikk kontrakten. Over EØS-terskelen skal den komme snarest og senest 30 dager etter at kontrakten ble inngått (§ 21-6). Her kan du lese om prisen og lærer hvem som vant.

Slik leser du en kunngjøring

Begynn med fristene: frist for å melde interesse, frist for tilbud og hvor lenge tilbudet skal være bindende. Går det ikke fram, gjelder en vedståelsesfrist på 30 dager fra tilbudsfristens utløp (§ 8-15).

Se så på kvalifikasjonskravene og hvilken dokumentasjon som kreves. Sjekk tildelingskriteriene og vektingen, og les hvordan tilbudet skal leveres. Mange konkurranser krever elektronisk levering i et bestemt verktøy, og et tilbud som leveres på feil måte, skal avvises. Les også kontraktsvilkårene før du bestemmer deg, siden de bestemmer hvilken risiko du tar. Hva som kreves for å levere tilbud, er samlet i levere tilbud til kommune.

Kort oppsummert

• Doffin er den offisielle norske databasen for kunngjøringer, og den videresender til TED for konkurranser over EØS-terskelen.
• Doffin er stedet å finne offentlige oppdrag når kjøpet er kunngjøringspliktig, fra 1,3 millioner kroner uten mva.
• Kjøp mellom 500 000 og 1,3 millioner kroner må ikke kunngjøres etter forskriften, så de ligger ikke nødvendigvis der.
• Les fristene, kvalifikasjonskravene, tildelingskriteriene og leveringsmåten før du bestemmer deg.
• Intensjonskunngjøringer og kunngjøringer av inngåtte kontrakter forteller om valg som allerede er tatt.