Bord til et stort selskap: dette avtaler du med restauranten

Hvorfor du bør skrive ned avtalen

Å bestille bord til to personer er en uformell sak. Skal du ha bord til et stort selskap, for eksempel 25 gjester til en 50-årsdag eller en firmamiddag, inngår du en avtale med en økonomisk risiko for begge parter. Restauranten setter av plass, kjøper inn mat og bemanner kjøkkenet. Du forplikter deg til å komme og betale.

Loven har ikke noe eget regelverk for slike bestillinger. Det betyr at avtalen mellom dere gjelder, supplert av alminnelige regler om avtaler. En muntlig avtale er gyldig, men den er vanskelig å bevise når noe går galt. Derfor bør alt stå skriftlig, helst i en e-post der restauranten bekrefter punktene.

Er du usikker på om du kommer til å bli like mange som planlagt, bør du si det fra begynnelsen. Restauranten kan da foreslå en løsning med et minste antall og en frist for endelig tall.

Punkter du bør avtale

Gå gjennom disse punktene før du bekrefter bestillingen:

• Dato, klokkeslett og hvor lenge dere kan sitte, og om dere får et eget rom eller bare reserverte bord.
• Antall gjester, og hvor lenge før dere kan endre tallet uten kostnad.
• Menyen, og hvordan allergier og diett håndteres.
• Pris per person, og hva som er med: forrett, hovedrett, dessert, drikke, kaffe, servicegebyr og leie av lokale.
• Om drikke betales etter forbruk eller som pakke, og om dere kan ta med egen drikke mot korkepenger.
• Depositum eller forskudd, hvor mye og når det forfaller, og om det refunderes.
• Avbestillingsfrist og hva som skjer etter den, både for hele selskapet og for enkeltgjester.

Spør også hvordan restauranten håndterer ekstra gjester som dukker opp, og om dere kan få en egen regning. Mange problemer oppstår fordi ingen har tenkt på hvem som betaler for hva.

Hva restauranten kan kreve ved avlysning eller færre gjester

Det som står i avtalen, er utgangspunktet. Hvis avtalen sier at dere betaler for et minste antall gjester, og dere kommer færre, kan restauranten kreve betaling for minstetallet. Sier avtalen at tallet kan endres fram til tre dager før, og dere melder fra i tide, kan dere ikke bli belastet for de som uteblir.

Avlyser dere helt, er det avbestillingsvilkårene som gjelder. Restauranten har rett til dekning for tap den faktisk lider, for eksempel utgifter til innkjøpt mat og lønn til ansatte som ikke kan settes inn andre steder. Et fast gebyr kan være gyldig, men er det mye høyere enn tapet, kan det settes til side eller reduseres etter avtaleloven § 36 om urimelige avtaler.

Bestiller du bord over telefon eller nett, kan du tro at du har angrerett. Angrerettloven § 22 bokstav m unntar catering og tjenester knyttet til fritidsaktiviteter fra angreretten når avtalen har fastsatt en bestemt dato. Du bør derfor ikke regne med å kunne angre gratis etter at du har bekreftet en bestilling til en bestemt dato.

Forskudd og betaling

Mange restauranter ber om forskudd eller depositum for store grupper. Det er vanlig og kan være greit, så lenge du vet hva det dekker. Spør om beløpet trekkes fra sluttregningen, om det refunderes ved avbestilling i tide, og når du får det tilbake.

Betaler du med kort, bør du få en kvittering som viser at beløpet er et depositum. Ikke gi fra deg kortopplysninger på e-post eller sosiale medier. Be om en betalingslenke fra restaurantens egne sider eller en faktura.

Dukker restauranten opp med nye priser eller en annen meny enn det dere avtalte, kan dere kreve at avtalen holdes. Har dere en skriftlig bekreftelse, er det mye lettere å få medhold. Ved uenighet om regningen etter selskapet kan du reklamere skriftlig og betale det som er udiskutabelt, mens du ber om en gjennomgang av resten.

Kort oppsummert

• Når du skal bestille bord til stort selskap, bør du avtale antall gjester, meny, pris per person, depositum og avbestillingsfrist skriftlig.
• Loven har ingen egne regler om dette, så avtalen og alminnelig avtalerett avgjør hva restauranten kan kreve.
• Et avbestillingsgebyr som er mye høyere enn restaurantens tap, kan reduseres etter avtaleloven § 36.
• Angreretten gjelder normalt ikke for catering og tjenester til en bestemt dato, så regn ikke med å kunne angre etter bekreftelsen.
• Få endelig antall, depositum og betalingsvilkår bekreftet på e-post, og ta vare på bekreftelsen.