Bokføring for småbedrifter: hva loven krever av deg

Hvem som har bokføringsplikt

Bokføringsloven § 2 knytter plikten til to ting. Den første er regnskapsplikt etter regnskapsloven. Den som har regnskapsplikt, har også bokføringsplikt. Det gjelder blant annet aksjeselskaper, som er regnskapspliktige uansett størrelse (regnskapsloven § 1-2).

Den andre er plikten til å levere skattemelding. Enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, har bokføringsplikt for virksomheten. Det samme gjelder den som skal levere skattemelding for merverdiavgift. For et enkeltpersonforetak betyr det at du må bokføre så snart du driver næringsvirksomhet som skal oppgis i skattemeldingen, også om omsetningen er liten. Loven nevner ingen nedre grense for omsetning.

Skattekontoret kan i tillegg pålegge deg bokføringsplikt hvis det antas at du driver næringsvirksomhet. Pålegget gis for to år av gangen og kan begrenses til enkelte bestemmelser. For en kort innføring i hvordan småbedrifter kommer inn under reglene, se bokføringsplikt for småbedrifter.

Hva loven krever av regnskapet ditt

Bokføringsloven § 4 setter opp de grunnleggende prinsippene. Regnskapet skal være ordentlig og oversiktlig, fullstendig og nøyaktig. Alle transaksjoner skal bokføres, de skal gjelde virksomheten og være resultat av faktiske hendelser, og de skal være dokumentert slik at de kan forklares. Det skal også være et kontrollspor, slik at man kan følge en post fra bilag via spesifikasjoner til regnskapet og tilbake igjen (§ 6). Materialet skal sikres mot endring, sletting og tap.

Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. Loven definerer ikke begrepet nærmere.

Loven sier ikke hvilket verktøy du skal bruke, men regnskapssystemet må oppfylle prinsippene over.

Hvor ofte du må bokføre

Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier, og være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Loven setter også en yttergrense. Du må kunne lage bokføringsspesifikasjoner og de øvrige spesifikasjonene for hver periode, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned (§ 5 og § 7).

Spesifikasjonene er blant annet kontospesifikasjon, kunde- og leverandørspesifikasjon og spesifikasjon av uttak til eiere. For hver periode skal du i tillegg kunne lage spesifikasjon av mva og av lønnsopplysningspliktige ytelser.

Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre du bruker fast kasse. Kontantsalg skal for øvrig dokumenteres med kassasystem som har produkterklæring (§ 10 a), og det er egne regler for hvem dette gjelder.

Dokumentasjon: bilag for alt

Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert (§ 10). Dokumentasjonen skal ha korrekt og fullstendig innhold og vise hvorfor posteringen er ført. Den skal ikke endres etter at den er utstedt, og består den av flere dokumenter, skal primærdokumentet vise til de andre.

For salg betyr det faktura eller annet salgsdokument med innholdet som bokføringsforskriften krever. For innkjøp betyr det kvittering eller faktura fra leverandøren. Har du mva-registrert virksomhet, må inngående mva dokumenteres med bilag for å gi fradrag (merverdiavgiftsloven § 15-10). Mangler bilaget, mister du fradraget.

Kreves det balanse, for eksempel i årsregnskapet, skal alle balanseposter dokumenteres, med mindre de er ubetydelige (§ 11).

Bokførte opplysninger kan rettes innen fristene i § 7. Etter at fristene er ute, skal opplysningene verken endres eller slettes. Da retter du med en ny, dokumentert postering, der den opprinnelige posteringen reverseres i sin helhet (§ 9). Regnskapsprogrammene gjør dette ved at du lager en motpostering.

Språket i det du selv utarbeider av spesifikasjoner og dokumentasjon, skal være norsk, svensk, dansk eller engelsk (§ 12). Kontrollmyndighetene kan kreve oversettelse av regnskapsmateriale på andre språk.

Hvor lenge du må ta vare på regnskapet

Reglene om oppbevaring står i § 13. Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjonene, bilagene og tilsvarende skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon, pakksedler og prisoversikter skal oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Elektroniske opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelige elektronisk, skal være det i tre år og seks måneder (§ 13 b). Materialet skal være lesbart og kunne skrives ut på papir i hele perioden. Du kan erstatte originalene med elektroniske kopier hvis muligheten til å kontrollere regnskapet ikke svekkes. Mer om dette i hvor lenge regnskapet skal oppbevares.

Kontroll og straff

Du skal gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig hjelp til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet, og stille utstyr og programvare til disposisjon (§ 14). Det gjelder også den du har overlatt bokføringen til.

Overtredelse av reglene om bokføring og regnskap straffes etter straffeloven §§ 392 til 394 (bokføringsloven § 15). Regnskapsovertredelse kan straffes med bot eller fengsel inntil to år. Grov overtredelse har strafferamme på seks år, og uaktsom overtredelse kan straffes med bot eller fengsel inntil ett år. Det legges blant annet vekt på om det er brukt uriktig dokument, om forholdet har pågått over lang tid og om det har gjort det vanskelig å kontrollere virksomheten.

Du kan la en regnskapsfører føre regnskapet, men reglene om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring gjelder fortsatt virksomheten din. Plikten til å gi kontrollmyndighetene innsyn gjelder også for den du har overlatt bokføringen til (§ 14). Skal du bytte, bør du sørge for at bilag og regnskapsmateriale følger med, slik at oppbevaringsplikten kan oppfylles.

Kort oppsummert

• Bokføringsplikt har den som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, og den som driver virksomhet og skal levere skattemelding for virksomheten (bokføringsloven § 2).
• Du må bokføre så ofte virksomheten tilsier og kunne lage spesifikasjoner minst hver fjerde måned.
• Alt skal dokumenteres med bilag. Er du mva-registrert, gir bare dokumentert inngående mva fradrag.
• Etter fristene rettes feil med reversering og ny postering, ikke ved å slette.
• Regnskapsmaterialet oppbevares i fem år eller tre år og seks måneder, avhengig av type. Brudd på reglene kan straffes etter straffeloven §§ 392 til 394.