Hovedregelen: bare virksomhetsdelen er fradragsberettiget

Utgangspunktet i skatteretten er enkelt å formulere, men ofte krevende å praktisere: bare den delen av en kostnad som faktisk knytter seg til selskapets inntektsskapende virksomhet, er fradragsberettiget. Den rene privatandelen skal enten holdes utenfor fradraget, eller — dersom selskapet har betalt hele kostnaden — behandles som en fordel for eieren. En slik fordel skattlegges normalt som utbytte eller lønn, avhengig av hvordan den håndteres i selskapets regnskap og lønnssystem.

For Kristians pickup betyr dette i praksis at han må ta stilling til hvor stor del av bruken som er jobb, og hvor stor del som er privat. Er bilen for eksempel definert som yrkesbil med klare regler for privat bruk (og eventuelt fordelsbeskattet som firmabil), gjelder egne regler for nettopp firmabiler som er mer detaljerte enn den generelle hovedregelen om blandet bruk. Har selskapet derimot kjøpt et mer «vanlig» driftsmiddel — som en iPad, et verktøysett eller et abonnement — som brukes både på jobb og hjemme, er det den generelle fordelingsregelen som gjelder.

Et enklere eksempel: mobiltelefonen

La oss ta et mindre eksempel enn bilen. Nordvik Elektro AS betaler mobilabonnementet til Kristian. Han bruker telefonen til å ta imot jobbhenvendelser, sende tilbud og kommunisere med kunder — men han ringer selvsagt også familie og bruker telefonen privat på fritiden. Her er utgangspunktet at kostnaden må fordeles etter hvor stor andel av bruken som faktisk er arbeidsrelatert. I praksis aksepterer mange virksomheter en sjablongmessig fordeling for denne typen naturalytelser, men blir telefonen i realiteten brukt overveiende privat, kan hele eller store deler av fordelen bli skattepliktig for Kristian personlig.

Hva skjer hvis selskapet dekker alt uten fordeling?

Dersom selskapet betaler hele kostnaden for noe som klart har et betydelig privat innslag — uten at det gjøres noen fordeling eller trekkes fra i eierens lønn — oppstår det en fordel som eieren i realiteten har mottatt fra selskapet. Denne fordelen er som hovedregel skattepliktig. Den kan behandles som:

  • Lønn til eieren, med tilhørende arbeidsgiveravgift for selskapet og skatt for eieren, eller
  • Utbytte, dersom uttaket ikke går via lønn, men i realiteten er en overføring av verdier fra selskapet til aksjonæren

Uansett hvilken vei man går, blir konsekvensen at noe av verdien beskattes hos Kristian personlig, i tillegg til at selskapet ikke får fullt fradrag for den private andelen.

Dokumentasjon og sannsynliggjøring

Det finnes sjelden en fasit på nøyaktig hvor mange prosent av en gitt kostnad som er jobb og hvor mange prosent som er privat. Det som forventes, er at fordelingen er rimelig og kan sannsynliggjøres. For en bil kan dette gjøres med kjørebok. For en telefon kan det være vanskeligere å dokumentere eksakt, og mange velger derfor sjablongmessige løsninger eller aksepterer at hele fordelen skattlegges som naturalytelse for å slippe tvil.

Kristian bestemmer seg til slutt for at pickupen skal registreres og behandles som en ordinær yrkesbil med fordelsbeskatning for privat bruk, fremfor å prøve å dele kostnadene manuelt mellom jobb og fritid. Det gir en forutsigbar og godt dokumentert løsning, selv om det betyr at han må skatte av en fordel for den private bruken.

Hvorfor dette er verdt å tenke gjennom på forhånd

Mange gründere oppdager først i etterkant, gjerne i forbindelse med et bokettersyn, at noe de har regnet som en ren driftskostnad egentlig har et betydelig privat innslag. Da blir det ofte en krevende diskusjon om hvor stor andel som skal etterberegnes, og det kan komme både tilleggsskatt og renter på toppen. Det er langt enklere — og billigere — å ta stilling til fordelingen når kjøpet gjøres, fremfor å måtte rekonstruere den flere år senere.

En enkel tommelfingerregel er å spørre seg: ville jeg kjøpt akkurat dette, i akkurat denne standarden, hvis jeg ikke hadde hatt et selskap å betale det gjennom? Er svaret nei, er det en sterk indikasjon på at det ligger en privat fordel i bunnen som bør vurderes skattemessig, uavhengig av hvor praktisk det kjøpet også måtte være for driften.

Andre vanlige eksempler på blandet bruk

Bilen og telefonen er de mest kjente eksemplene, men problemstillingen dukker opp i mange andre sammenhenger for et lite selskap som Nordvik Elektro AS. Bredbånd og strømmetjenester i hjemmet, et nettbrett som både brukes til å lage tilbud og til å se serier på kvelden, eller et verktøysett som Kristian av og til låner med hjem til private prosjekter, er alle eksempler på samme type problemstilling. Fellesnevneren er at eiendelen eller tjenesten har verdi utover det rent jobbrelaterte, og at denne merverdien i utgangspunktet tilhører Kristian privat, ikke selskapet.

For gjenstander av mindre verdi velger mange små selskaper en pragmatisk løsning: enten aksepterer man at hele kostnaden regnes som en skattepliktig fordel dersom privatbruken er betydelig, eller så holder man kostnaden helt utenfor selskapet og lar eieren betale den privat. Begge løsninger er tryggere enn å late som om noe er en ren driftskostnad når det åpenbart også tjener private formål i betydelig grad.

Når blandet bruk er ubetydelig

Det er verdt å nevne at ikke enhver antydning til privat bruk utløser en fordelingsplikt. Bruker Kristian en gang i blant arbeidstelefonen til å ringe et familiemedlem, eller låner han unntaksvis en drill fra bilen for å henge opp en hylle hjemme, er dette typisk så beskjedent og sporadisk at det ikke i praksis behandles som en skattepliktig fordel. Det er når privatbruken er systematisk, betydelig i omfang, eller gjelder gjenstander med en viss verdi — som en bil, et fritidsverktøy av høy standard eller et abonnement med tydelig privat nytteverdi — at fordelingsspørsmålet virkelig melder seg og bør tas på alvor.

Kort oppsummert - Ved blandet bruk er kun virksomhetsandelen av en kostnad fradragsberettiget for selskapet. - Dekker selskapet hele kostnaden uten fordeling, kan privatandelen bli skattepliktig som lønn eller utbytte for eieren. - Biler har egne, mer detaljerte regler for fordelsbeskatning enn den generelle hovedregelen. - Fordelingen mellom jobb og privat bør kunne dokumenteres eller sannsynliggjøres, for eksempel med kjørebok. - Det lønner seg å ta stilling til fordelingen ved kjøpstidspunktet, ikke først ved en eventuell kontroll.