Samme grunnleggende logikk som for norsk firmahytte
Det gode nyheten for Rune er at den skattemessige logikken bak en bedriftseid ferieleilighet eller fritidseiendom som ansatte kan låne, følger de samme grunnprinsippene uansett om eiendommen ligger i Trysil eller i Torrevieja: stiller selskapet en fritidseiendom til rådighet for ansattes private bruk, er dette i utgangspunktet en fordel som kan utløse skatteplikt for den som bruker den — men den kan behandles som et skattefritt velferdstiltak dersom eiendommen er reelt tilgjengelig for alle ansatte etter en rimelig og forutsigbar fordelingsordning.
Det avgjørende er med andre ord ikke hvor eiendommen befinner seg geografisk, men hvordan tilgangen til den er organisert i praksis, og om ordningen faktisk fungerer som et kollektivt gode for de ansatte som gruppe, ikke en fordel forbeholdt eieren.
Hva betyr «rimelig fordelingsordning» i praksis for Havblikk Eiendom AS?
For at leiligheten i Torrevieja skal kunne regnes som et skattefritt velferdstiltak, bør Rune sette opp en ordning der alle ni ansatte kan melde interesse for bestemte perioder, og der fordelingen skjer etter klare og forhåndsdefinerte regler — for eksempel etter et rulleringsprinsipp fra år til år, kombinert med en booking-kalender som alle har tilgang til å se og reservere i. Ordningen bør ikke i praksis favorisere Rune selv eller ledelsen med førsteprioritet på de mest attraktive periodene, som skolens sommerferie eller vinterferien, uten at dette er en del av en regel alle kjenner til og aksepterer.
Eksempel: en ordning som holder
Rune innfører en regel om at hver ansatt kan søke om inntil to uker i leiligheten per år, at søknader om høysesong avgjøres ved loddtrekning blant de som har søkt, og at resten av året fordeles etter førstemann til mølla i en felles kalender. Gjennom det første året benytter fire forskjellige ansatte seg av leiligheten til sammen seks ganger, og Rune selv reiser dit én uke i skuldersesongen etter å ha vunnet i loddtrekningen sammen med to andre som også ønsket seg samme periode. Fordi ordningen er tydelig, rettferdig og faktisk benyttes bredt blant de ansatte, kan bruken behandles som et skattefritt velferdstiltak for alle involverte, inkludert Rune.
Eksempel: en ordning som ikke holder
Sammenlign dette med en situasjon der Rune i stedet bare sier til de ansatte at «leiligheten står der, spør meg hvis dere vil bruke den» — uten noen fast kalender, uten klare regler for hvem som får prioritet, og uten at noen av de ansatte i praksis noen gang får et klart nei eller ja før Rune og familien allerede har booket seg inn i de mest attraktive periodene selv. Selv om leiligheten formelt er «tilgjengelig for alle ansatte», er den reelle tilgangen så uklar og i praksis så dominert av eieren, at Skatteetaten ved en kontroll trolig vil vurdere Runes egen bruk som en skattepliktig fordel, verdsatt til hva tilsvarende leie av leiligheten ville kostet i det åpne markedet for de aktuelle periodene.
En særlig ting å tenke på ved eiendom i utlandet
En ferieleilighet i utlandet reiser i tillegg noen praktiske spørsmål Rune bør være obs på, selv om selve hovedprinsippet om likebehandling er det samme som for en norsk hytte. Verdsettelsen av en eventuell skattepliktig fordel vil normalt ta utgangspunkt i markedsleien for tilsvarende eiendom i det aktuelle området — i Torreviejas tilfelle altså markedsleien for sammenlignbare ferieleiligheter i Spania i den aktuelle sesongen, omregnet til norske kroner. Det kan også være verdt å avklare med regnskapsfører hvordan selskapets løpende kostnader til vedlikehold, forsikring, felleskostnader og eventuell lokal eiendomsskatt på leiligheten skal håndteres regnskapsmessig, og om noe av dette har betydning for verdsettelsen dersom bruken skulle bli vurdert som skattepliktig for noen av de ansatte.
Dokumentasjon er like viktig som for norsk firmahytte
Akkurat som med en hytte i Norge, bør Rune føre løpende oversikt over hvem som har brukt leiligheten, når, og etter hvilken fordelingsregel — slik at han kan dokumentere overfor Skatteetaten, dersom det skulle bli spørsmål om det, at ordningen faktisk fungerer som et bredt, likebehandlet velferdstiltak og ikke bare en formalitet rundt eierens egen ferieeiendom.
Hva om selskapet også leier ut leiligheten til andre enn ansatte?
Mange selskaper som eier en fritidseiendom, leier den også ut kommersielt i perioder ansatte ikke bruker den, for å få eiendommen til å bære noe av sine egne kostnader. Dette påvirker i utgangspunktet ikke vurderingen av om de ansattes bruk er skattefri eller ikke — de to spørsmålene holdes atskilt. Det Rune derimot bør være oppmerksom på, er at en eventuell kommersiell utleie kan ha egne skattemessige og avgiftsmessige konsekvenser for Havblikk Eiendom AS, blant annet knyttet til hvordan utleieinntektene skal behandles og om noe av dette utløser rapporteringsplikt i Spania i tillegg til i Norge. Dette bør avklares med regnskapsfører uavhengig av spørsmålet om ansattes bruk, siden det er to forskjellige regelsett som kommer til anvendelse.
Kan ordningen kombineres med at ansatte betaler en symbolsk egenandel?
Et alternativ enkelte selskaper velger, er å la ansatte betale en beskjeden egenandel per opphold — for eksempel et bidrag til strøm, renhold eller lokale felleskostnader — i stedet for at oppholdet er helt vederlagsfritt. Dette endrer ikke selve hovedvurderingen om likebehandling, men kan i praksis redusere den fordelen som eventuelt måtte vurderes som skattepliktig dersom ordningen av andre grunner ikke skulle bli akseptert som et rent velferdstiltak, fordi en egenandel trekkes fra i beregningen av nettofordelen. For Rune kan en slik egenandel også være en praktisk måte å dempe slitasjen på leiligheten og sørge for at de som booker, faktisk har til hensikt å bruke oppholdet, uten at det svekker ordningens karakter av å være et felles gode for alle ansatte.
Kort oppsummert - Bedriftseid ferieleilighet eller fritidseiendom som ansatte kan låne, følger samme skattemessige logikk uansett om eiendommen ligger i Norge eller utlandet. - Er eiendommen reelt tilgjengelig for alle ansatte etter en rimelig og klar fordelingsordning, kan bruken regnes som et skattefritt velferdstiltak. - Domineres bruken i praksis av eieren uten reell tilgang for andre ansatte, kan bruken bli en skattepliktig fordel verdsatt til markedsleie. - Ved eiendom i utlandet tar verdsettelsen utgangspunkt i lokal markedsleie for sammenlignbar eiendom, omregnet til norske kroner. - Løpende dokumentasjon av hvem som har brukt eiendommen og etter hvilken regel, er avgjørende for å sikre skattefritaket.