Hva kan bedriften gjøre når regnskapsføreren leverer for sent?

Start med oppdragsavtalen

Regnskapsføreren er et regnskapsforetak etter regnskapsførerloven. Foretaket skal etter § 5-2 opprette en skriftlig oppdragsavtale for hvert oppdrag. Avtalen skal spesifisere hvilke oppgaver som skal utføres, og for hvilken tid oppdraget gjelder. Finn avtalen og se etter:

• hvilke oppgaver som er avtalt: løpende bokføring, lønn, mva-meldinger, årsregnskap
• om det er satt frister for leveransene, og hva bedriften selv skal levere av bilag og når
• oppsigelsesvilkår og oppsigelsestid
• om det er avtalt en begrensning av ansvaret eller et tak på erstatningen

Mangler avtalen frister, må du vurdere hva som er rimelig, og hva regnskapsføreren i praksis har gjort tidligere. Avtalen går foran lovens alminnelige kontraktsregler så langt den rekker, men pliktene i regnskapsførerloven gjelder uansett.

Sjekk om forsinkelsen skyldes dere selv

Det vanligste er at regnskapsføreren venter på noe fra bedriften. Mangler bilag, kontoutskrifter eller svar på spørsmål, er det vanskelig å klandre føreren for at regnskapet ikke er ferdig. Etter regnskapsførerloven § 5-5 må regnskapsføreren frasi seg oppdraget hvis forholdene hos oppdragsgiveren gjør at oppdraget ikke kan utføres i samsvar med god regnskapsføringsskikk. Bedriften har altså også en medvirkningsplikt. Les om bokføringsplikten i små bedrifter for å se hva som kreves av dere.

Se gjennom e-postene: når leverte dere bilagene sist, og hva svarte regnskapsføreren? Svaret har betydning for ansvaret.

Slik krever dere at regnskapet leveres

Regnskapsføreren skal etter § 5-4 utføre oppgavene i samsvar med god regnskapsføringsskikk og pliktene i loven. Vil dere ha det gjort, bør dere:

1. Sende en skriftlig purring med en konkret oppgave og en rimelig frist, gjerne noen få virkedager hvis en lovbestemt frist nærmer seg.
2. Si fra hva forsinkelsen får å si: frister hos skattemyndighetene, banken eller kunder.
3. Be om en tidsplan for resten av leveransene.
4. Beholde alt skriftlig. Muntlige løfter er vanskelige å bevise senere.

Er fristen fra det offentlige snart oppe, kan bedriften i verste fall måtte levere selv eller ta det opp med en ny regnskapsfører. Overfor offentlige myndigheter er det normalt bedriften som svarer for at meldinger og regnskap kommer inn i tide, selv om arbeidet er satt bort.

Erstatning når forsinkelsen gir tap

Svikter regnskapsføreren plikter etter avtalen eller loven, kan bedriften kreve erstatning for tap som skyldes svikten. Kravet må bygge på at regnskapsføreren ikke har gjort jobben en forsvarlig fagperson ville gjort, og at forsinkelsen har forårsaket tapet. Vanlige tapsposter er gebyrer og renter som følge av for sen innlevering, kostnader ved å få regnskapet ordnet av en annen, og ekstra honorar til revisor eller bank.

Bedriften må begrense tapet. Det betyr at dere ikke kan sitte rolig og la skade vokse hvis dere kunne gjort noe, for eksempel å hente bilagene og levere selv. Et ansvarstak i avtalen kan begrense kravet. Slike begrensninger gjelder normalt ikke ved forsett eller grov uaktsomhet. Se mer om regnskapsførerens erstatningsansvar.

Si opp og bytt regnskapsfører

Dere kan si opp avtalen etter vilkårene i den. Har regnskapsføreren misligholdt vesentlig, kan dere i tillegg heve, slik at dere slipper å vente ut oppsigelsestiden. En forsinkelse på noen dager er sjelden vesentlig. Det må ha skjedd gjentatte ganger, eller forsinkelsen må ha hatt alvorlige følger.

Når dere bytter, skal bilag og regnskapsmateriale overleveres. Les om overlevering ved bytte og om regnskapsfører som holder tilbake bilag.

Slik forebygger dere nye forsinkelser

Når saken er løst, bør bedriften sikre at det ikke skjer igjen. Avtal faste frister for bilagslevering og for når regnskapsføreren leverer rapporter og meldinger. Be om en månedlig status, for eksempel en kort e-post som bekrefter at alt er bokført og innlevert. Sørg for at bedriften har egen tilgang til regnskapssystemet, slik at dere selv kan se hva som er ført og hva som mangler. Oppdater avtalen hvis oppgavene har endret seg, siden uklare oppgaver gir flere uenigheter om hvem som skulle gjøre hva.

Kort oppsummert

• Når regnskapsføreren leverer for sent, kan bedriften kreve oppfyllelse, erstatning og oppsigelse etter avtalen.
• Regnskapsførerloven § 5-2 krever skriftlig oppdragsavtale, og § 5-4 krever at oppdraget utføres etter god regnskapsføringsskikk.
• Sjekk først om forsinkelsen skyldes at bedriften selv leverte bilag for sent.
• Krev skriftlig levering med frist, og dokumenter tap som følger av forsinkelsen.
• Ved gjentatt eller alvorlig forsinkelse kan bedriften si opp eller heve og bytte regnskapsfører.