Ansvar for kasserer: slik holder du orden på foreningens penger

Hva kassereren er ansvarlig for

Kassereren er en del av styret. Han eller hun fører regnskapet, betaler regninger, krever inn kontingent og rapporterer til styret. Ansvaret er ikke fastsatt i en egen lov for vanlige foreninger. Det følger av vedtektene, av vervet som styremedlem og av vanlige regler om erstatning og straff.

I praksis betyr det at kassereren må kunne vise hva som har kommet inn, hva som er brukt, og hvorfor. Foreningens penger er foreningens, ikke kassererens. Brukes de til noe annet enn foreningens formål, kan det være underslag. Straffeloven § 324 rammer den som med forsett om uberettiget vinning tilegner seg penger som er betrodd ham, og straffen er bot eller fengsel inntil to år. Er underslaget grovt, for eksempel fordi det gjelder store beløp, har pågått lenge, er begått i strid med særlig tillit eller dekkes over med uriktig regnskap, er straffen fengsel inntil seks år etter § 325. Se straffeloven § 324 og § 325. Hva styret skal gjøre hvis det er skjedd, finner du i Kassereren har tatt penger fra foreningen.

Slik holder du orden på pengene

• Åpne egen bankkonto i foreningens navn. Bruk aldri din private konto, selv ikke midlertidig, for da kan det bli uklart hvem pengene tilhører.
• Sørg for at to personer har innsyn i kontoen, for eksempel kasserer og leder. Mange vedtekter krever også at to personer må godkjenne utbetalinger.
• Ta vare på dokumentasjon for hver inn- og utbetaling. Et bilag viser dato, beløp, hva det gjelder og hvem som godkjente. Kvitteringer på kjøp, fakturaer og kontoutskrifter hører til.
• Tell kontanter sammen med en annen når foreningen selger kaffe, lodd eller billetter, og skriv en enkel opptellingsliste som begge signerer.
• Bokfør løpende, for eksempel hver måned, slik at du ikke sitter igjen med en haug ved årsslutt.
• Gi styret en oversikt på hvert møte over saldo, inntekter og kostnader.
• Legg fram årsregnskap og budsjett for årsmøtet i den form vedtektene krever.

Når gjelder regnskaps- og bokføringsreglene

Mange tror at en forening må føre regnskap etter bokføringsloven. Det stemmer ikke alltid. Bokføringsloven § 2 sier at den som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, har bokføringsplikt. Den som driver virksomhet og må levere skattemelding, eller må levere skattemelding for merverdiavgift, er også bokføringspliktig for den virksomheten. Se bokføringsloven.

For en ideell forening uten skattepliktig virksomhet og uten regnskapsplikt gjelder ikke loven. Likevel kan foreningen, medlemmene og tilskuddsgivere kreve et ordentlig regnskap. Starter foreningen en kafé, selger varer eller leier ut lokaler i større omfang, kan bokføringsplikten komme inn. Hvordan det slår ut skattemessig for innsamlede midler, er omtalt i Hva skjer skattemessig hvis en forening samler inn penger via Spleis.

Hvor langt går kassererens ansvar

Kassereren svarer for at pengene forvaltes forsvarlig. Gjør hun feil uten å ha vært uaktsom, er det vanligvis ikke et personlig ansvar. Er feilen uaktsom, kan foreningen i prinsippet kreve erstatning etter alminnelige regler, og styrets øvrige medlemmer kan ha et medansvar hvis de ikke har fulgt opp. Se Hva er styreansvar?. Det som teller for om noen kan lastes, er hva som var rimelig å forvente under de forholdene. Å følge enkle rutiner med bilag, to personer og regelmessig rapportering gjør at feil lettere oppdages.

Årsmøtet godkjenner regnskapet og gir normalt styret ansvarsfrihet. Det er ikke noe vern mot straff eller mot erstatning hvis styret har holdt tilbake opplysninger som årsmøtet burde ha fått.

Kort oppsummert

• Kassereren forvalter foreningens penger på vegne av styret, og ansvaret følger av vedtektene, vervet og alminnelige regler.
• Hold foreningens penger atskilt fra egne, bruk en egen konto i foreningens navn og ta vare på bilag for alle utbetalinger.
• Bokføringsloven gjelder hvis foreningen er regnskapspliktig eller driver virksomhet som utløser skatteplikt. Ellers styrer vedtektene og årsmøtet kravene til regnskapet.
• Å bruke foreningens penger til andre formål kan være underslag etter straffeloven § 324, grovt underslag etter § 325.
• Rapporter til styret jevnlig og legg fram regnskapet for årsmøtet.