Anbudssamarbeid med konkurrent: når prosjektsamarbeid er lovlig

Prosjektet ingen av firmaene kunne tatt alene

Ravi driver et elektrikerfirma med seks ansatte. Da kommunen lyste ut en total renovering av det elektriske anlegget i en videregående skole, med krav om ferdigstillelse før skolestart, innså han raskt at han verken hadde nok folk eller nok kapasitet til å klare fristen alene. Et konkurrerende firma i nabokommunen var i samme situasjon. Sammen hadde de nok folk, men spørsmålet var om det i det hele tatt var lov å legge inn et felles tilbud i stedet for å konkurrere om jobben hver for seg, slik de vanligvis gjør på mindre oppdrag.

De to firmaene har møtt hverandre på mindre jobber i flere år, og forholdet har alltid vært reelt konkurransepreget. Nettopp derfor kjentes det ubehagelig for Ravi å plutselig sette seg ned og planlegge et felles tilbud med noen han normalt konkurrerer mot om hver eneste jobb. Det ubehaget er ofte et sunnere utgangspunkt enn å tenke at samarbeid alltid er en snarvei, for det tvinger fram spørsmålet om samarbeidet faktisk er nødvendig, eller bare bekvemt.

Anbudssamarbeid lovlig krever at ingen kunne levert tilbudet alene

Konkurransetilsynets veileder for anbudssamarbeid stiller ett hovedspørsmål: kunne partene realistisk levert et selvstendig, konkurransedyktig tilbud alene? Hvis svaret er nei, øker samarbeidet konkurransen i stedet for å begrense den, fordi det gir oppdragsgiveren en tredje reell tilbyder i tillegg til de store aktørene som kan ta hele jobben selv. For Ravi handlet vurderingen om å dokumentere konkret hvorfor han ikke kunne klart fristen med egne folk, ikke bare anta at samarbeid var greit fordi jobben var stor. Kunne han derimot ha løst oppdraget alene, bare med noe lavere margin eller lengre tidsbruk, holder ikke argumentet, og et felles tilbud ville da vært en form for prissamarbeid mellom konkurrenter.

Åpenhet overfor oppdragsgiver er ikke valgfritt

Et lovlig anbudssamarbeid skal være synlig, ikke skjult. Ravi og det andre firmaet må opplyse i selve tilbudet at det leveres som et samarbeid mellom to navngitte firmaer, ikke late som om de er to helt uavhengige tilbydere som tilfeldigvis endte opp med samme pris. Kommunen som oppdragsgiver skal kunne se nøyaktig hvem som står bak tilbudet og hvordan arbeidet skal fordeles mellom firmaene. Skjuler partene samarbeidet for oppdragsgiveren, eller later som om de konkurrerer mens de i virkeligheten har avtalt seg imellom, er det et av de klareste tegnene på at noe er galt, uavhengig av om kapasitetsargumentet i utgangspunktet var reelt.

Åpenheten beskytter begge parter. Blir samarbeidet senere stilt spørsmål ved, er det stor forskjell på et firma som fra dag én opplyste om samarbeidet og begrunnelsen for det, og et firma som ble avslørt etter at tilbudet allerede var akseptert. Det første framstår som et forretningsmessig valg tatt i åpenhet, det andre som et forsøk på å omgå konkurransen mens man later som ingenting.

Sakene som endte med gebyr

Sakene Konkurransetilsynet har grepet inn mot, har som regel ett fellestrekk: begge firmaene kunne levert hver for seg, men valgte i stedet å avtale hvem som skulle vinne, eller å la den ene legge inn et bevisst for høyt tilbud for å gi den andre jobben, et såkalt dekktilbud. Dette skiller seg fra Ravis situasjon ved at det ikke er noe reelt kapasitetsproblem som løses, bare en fordeling av markedet mellom parter som egentlig burde konkurrert. Denne typen skjult fordeling ligner mye på å dele opp markedet geografisk mellom konkurrenter, bare at fordelingen her skjer prosjekt for prosjekt i stedet for by for by.

Slik dokumenterer Ravi at samarbeidet er lovlig

Før tilbudet sendes inn, bør Ravi skrive ned en kort, konkret vurdering av hvorfor firmaet ikke kunne løst oppdraget alene innenfor fristen, gjerne med tall på bemanning og kapasitet som kan legges fram i ettertid om noen stiller spørsmål. En samarbeidsavtale mellom de to firmaene bør regulere fordeling av arbeid, ansvar og økonomi tydelig, og selve tilbudet til kommunen skal navngi begge firmaene som avsendere. Dokumentasjonen koster lite å lage før innlevering og er verdt langt mer enn den, den dagen noen stiller spørsmål ved hvorfor to konkurrenter plutselig la inn ett felles tilbud.

Ravi bør også vurdere om samarbeidet skal gjentas ved senere anbud, eller om det bare var en engangsløsning for akkurat dette prosjektet. Blir de to firmaene faste samarbeidspartnere på alle større anbud i regionen, uansett om de fortsatt kunne løst mindre jobber hver for seg, svekkes argumentet om at samarbeidet er nødvendig. Vurderingen må derfor gjøres på nytt for hvert enkelt prosjekt, ikke settes som en fast praksis mellom de to firmaene.

Kort oppsummert

• Anbudssamarbeid lovlig forutsetter at ingen av partene realistisk kunne levert et konkurransedyktig tilbud alene.
• Kunne begge levert hver for seg, er et felles tilbud som regel ulovlig samordning, ikke lovlig samarbeid.
• Samarbeidet skal opplyses tydelig til oppdragsgiveren, aldri skjules bak to tilsynelatende uavhengige tilbud.
• Dokumenter kapasitetsvurderingen skriftlig før tilbudet leveres, det er beviset du trenger om noen stiller spørsmål senere.