§ 6-29. Styreprotokoll: slik dokumenteres styrets arbeid

Paragrafen sier hva styret må skrive ned om sitt arbeid. Protokollen gir et skriftlig spor av hva som ble behandlet og bestemt. Første ledd stiller minimumskrav til innholdet, blant annet at protokollen viser hva styret kom fram til og hvem som var med. Den skal også dokumentere at styret var i stand til å treffe vedtak etter kravene i § 6-24. Der er kravet at mer enn halvparten av medlemmene deltar, at alle så langt mulig har fått anledning til å delta, og at varamedlem innkalles ved forfall.

Er styret uenig, skal protokollen oppgi hvem som stemte for og hvem som stemte imot. Et styremedlem eller en daglig leder som er uenig i en beslutning, kan kreve at vedkommendes syn skrives inn i protokollen. Den som blir overstemt, kan dermed dokumentere holdningen sin.

Alle som deltok i behandlingen, skal som hovedregel signere. Har styret minst fem medlemmer og vedtaket ble fattet i et møte, kan styret i stedet velge to som signerer. Da må en kopi sendes til alle medlemmene med en frist for merknader. Merknadene kan kreves tatt inn i protokollen.

Protokollene må ikke kastes så lenge selskapet finnes. Kravet gjelder hele selskapets levetid.

Et konstruert eksempel med lovens roller: Et styre med minst fem medlemmer treffer en beslutning i et møte, og ett medlem stemmer imot. Protokollen må vise hvem som stemte imot. Medlemmet kan kreve at sin oppfatning føres inn. Styret kan velge at to medlemmer signerer, men da må alle få kopi og en frist til å komme med merknader.

Protokollen henger sammen med reglene om hvordan flertallet regnes, i § 6-25 og § 6-26. Den er også et sted der man kan se hvem som deltok når spørsmål om inhabilitet etter § 6-27 eller urimelige fordeler etter § 6-28 dukker opp.