§ 1-6. Krav til dokumentasjon og elektroniske løsninger
- Dokumenter som loven krever, må lages og lagres på en trygg måte.
- Dokumentene må være lesbare og tilgjengelige fra Norge.
- Skriftlighetskrav er ikke til hinder for elektroniske løsninger.
- Departementet kan gi nærmere regler i forskrift om oppbevaring, trygg lagring og signatur.
§ 1-6. Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon
Paragrafen setter krav til dokumenter som aksjeloven pålegger selskapet å lage. Kravet gjelder alle dokumenter loven krever, ikke bare enkelte typer. Slike dokumenter må lages og lagres på en trygg måte. De må være mulige å lese, og de må kunne hentes fram fra Norge. Første ledd sier ikke hvor lenge noe skal lagres. Det kan departementet regulere nærmere i forskrift.
Andre ledd gjelder skriftlighet. Flere steder i loven kreves det at en melding eller lignende skal være skriftlig eller gis skriftlig. Kravet stenger ikke for elektroniske løsninger. Selskapet kan altså oppfylle kravet digitalt. Loven stiller ikke krav om papir.
Tredje ledd gir departementet myndighet til å fastsette nærmere regler i forskrift. Forskriften kan bestemme hvor lenge bestemte dokumenttyper skal oppbevares, hva som regnes som en trygg måte å lage og lagre dokumenter på, og hvilket sikkerhetsnivå en signatur må ha. Loven selv fastsetter ingen bestemt oppbevaringstid.
Paragrafen hører sammen med § 1-7, som stiller et eget krav om at meldinger fra selskapet til aksjeeierne gis på en trygg og hensiktsmessig måte. Definisjonen av møte i § 1-5a åpner for elektroniske møter. Også § 13-17 («Forvaltningen av overdragende selskap») og § 16-10 («Endelig oppløsning») viser hit. Kravene rekker altså ut over kapittel 1.
Eksempel: Selskapet lager et dokument som loven krever. Det må da lagres slik at det er lesbart og kan hentes fram fra Norge. Krever loven en skriftlig melding, kan selskapet sende den elektronisk.