Utlegg i jobben: slik sikrer du at du får pengene tilbake

Avklar hva som dekkes før du legger ut

Den beste sikringen kommer før du åpner lommeboken. Spør lederen din skriftlig, helst på e-post: «Kan jeg kjøpe dette, og får jeg det dekket?» Da har du et svar du kan vise til.

Loven har ingen egen regel som lister opp hvilke utlegg en arbeidsgiver må dekke. Utgangspunktet er likevel at kostnader som oppstår fordi du gjør jobben for arbeidsgiver, er arbeidsgivers kostnader. Hva som regnes med, avgjøres av arbeidsavtalen, personalhåndboken, interne regler om reiser og innkjøp, eventuelt tariffavtale, og det som har vært vanlig praksis hos dere.

Spør særlig om dette:

• hva som er en forhåndsgodkjent utgift, og hvem som kan godkjenne
• om det finnes en øvre grense for det du kan legge ut selv
• om virksomheten har bedriftskort eller en annen betalingsmåte du heller bør bruke
• hvilke utgifter som aldri dekkes, for eksempel alkohol eller private tillegg på en tjenestereise

Står det ingenting om utlegg i avtalen din, finner du i arbeidsmiljøloven § 14-6 at avtalen skal opplyse om godtgjøringer som ikke inngår i lønnen. Det gjelder først og fremst faste ordninger som kost og nattgodtgjørelse. Enkeltutlegg står sjelden der.

Ta vare på dokumentasjonen

Arbeidsgiver trenger underlag for å betale deg, og for å føre kostnaden i regnskapet. Ta vare på:

• originalkvittering eller bilde av den, tydelig lesbar
• bankutskrift eller kortkvittering som viser at du har betalt
• en kort beskrivelse av hva utgiften gjaldt og hvem du var sammen med
• skriftlig godkjenning, hvis du fikk det

En kvittering som viser at du kjøpte «diverse» uten spesifikasjon, kan bli avvist. Be om en spesifisert kvittering allerede i butikken. Har du mistet kvitteringen, be selger om kopi eller send bankutskriften sammen med en egenerklæring. Om arbeidsgiver godtar det, avhenger av interne regler.

Kjører du egen bil, er dokumentasjonen en oversikt over turene. Det er et eget tema, som er tatt opp i Kjøregodtgjørelse: skattefritt eller lønn?.

Lever kravet innen fristen

Mange virksomheter har en frist for reiseregninger og refusjonskrav, ofte knyttet til månedsavslutningen eller regnskapsåret. Fristen står i et reglement, ikke i loven. Overskrider du den, kan arbeidsgiver nekte å behandle kravet eller betale ut sammen med lønn en senere måned. Noen virksomheter er strenge, andre ikke. Lever derfor kravet så raskt du kan, gjerne samme uke.

Vær nøyaktig i kravet. Skriv dato, formål, beløp og hvilken kostnad det gjelder. Legg ved alle kvitteringer i ett samlet krav i stedet for å sende dem enkeltvis.

Skatt på refusjonen

Refunderer arbeidsgiver dokumenterte utlegg som egentlig er arbeidsgivers kostnader, er beløpet som hovedregel ikke skattepliktig inntekt for deg. Utbetales det mer enn du har lagt ut, eller dekkes utgifter som er private, kan resten være skattepliktig lønn. Bruker du egen bil, eller gjelder det diett og overnatting, gjelder egne satser.

Hvis arbeidsgiver ikke betaler

Nekter arbeidsgiver å betale, begynn med å spørre hva avslaget bygger på. Mangler det dokumentasjon, kan du ofte rette opp. Er svaret at utgiften ikke var godkjent, avhenger resultatet av hva dere avtalte, og hva som er vanlig praksis.

Send deretter et skriftlig krav med frist, gjerne to uker. Er du medlem av fagforening, kan tillitsvalgt ta saken opp. Kravet kan i siste instans bringes inn for domstolene etter de vanlige reglene.

Pengekrav foreldes etter den alminnelige fristen på tre år, jf. foreldelsesloven § 2. Vent likevel ikke så lenge. Bevis blir dårligere med tiden, og interne frister kan ha gått ut mye tidligere.

Kort oppsummert

• Avklar skriftlig hva som dekkes før du legger ut, og hvem som kan godkjenne.
• Spar på spesifiserte kvitteringer og bankutskrift, og skriv hva utgiften gjaldt.
• Lever refusjonskravet innen virksomhetens egen frist, helst samme uke.
• Dokumenterte utlegg som arbeidsgiver refunderer, er som hovedregel ikke skattepliktige.
• Pengekrav foreldes etter tre år, men intern frist er ofte langt kortere.