Slik søker du om fleksibel arbeidstid hos arbeidsgiver
Du søker om fleksibel arbeidstid ved å sende en skriftlig og begrunnet søknad til arbeidsgiver, der du beskriver ordningen du ønsker. Arbeidsgiver må innvilge søknaden hvis ordningen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Får du avslag, bør du be om det skriftlig. Du kan da bringe saken inn for Tvisteløsningsnemnda senest fire uker etter at det skriftlige avslaget kom frem til deg.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva retten til fleksibel arbeidstid går ut på
Etter arbeidsmiljøloven § 10-2 tredje ledd har du rett til fleksibel arbeidstid «dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten». Retten gjelder alle arbeidstakere, ikke bare foreldre eller de med helseplager.
Loven definerer ikke hva fleksibel arbeidstid er. Typisk handler det om å flytte når på dagen du jobber, for eksempel å starte og slutte tidligere, eller en ordning med kjernetid og fleksible ytterpunkter. Du får ikke færre timer. Vil du jobbe mindre, er det reglene om redusert arbeidstid som gjelder.
Vilkåret om «vesentlig ulempe» er strengt for arbeidsgiver. Det er ikke nok at ordningen er litt upraktisk eller krever noe omorganisering. Ulempen må være betydelig.
Slik søker du fleksibel arbeidstid: fremgangsmåte steg for steg
Loven krever ikke en bestemt form på søknaden, men en skriftlig søknad gjør det mye lettere senere. Gå frem slik:
- Finn ut hva du faktisk trenger. Er det en fast tidligere start? To dager med senere oppmøte? En ordning der du kan jobbe inn timer?
- Skriv søknaden. Beskriv ordningen konkret, med klokkeslett og ukedager. Si fra hvilken dato du ønsker å starte, og om det gjelder en avgrenset periode eller fast.
- Begrunn søknaden kort. Du trenger ikke en spesiell grunn, men en begrunnelse gjør det lettere for arbeidsgiver å se behovet.
- Vis hvordan det kan løses. Hvem kan dekke telefonen den siste timen? Hvilke møter kan flyttes? Jo mer du har tenkt gjennom ulempene, jo vanskeligere er det å avvise søknaden.
- Be om et skriftlig svar innen en rimelig frist, for eksempel to uker.
Send søknaden på e-post eller gjennom personalsystemet, så du har dokumentasjon på når den ble sendt.
Hva arbeidsgiver må vurdere
Arbeidsgiver skal vurdere om akkurat din ordning gir vesentlig ulempe. Det er ikke nok å vise til at «vi har ikke fleksitid her». Arbeidsgiver må se på konkrete forhold, for eksempel bemanning i kritiske perioder, åpningstider, sikkerhet og om andre må overta oppgaver.
Arbeidsgiver kan foreslå en annen løsning enn den du ba om. Det kan være en god idé å vurdere et slikt motforslag. Blir dere enige om en ordning, bør den skrives inn i arbeidsavtalen. Etter § 14-6 skal arbeidsavtalen inneholde en avtale om særlig arbeidstidsordning etter § 10-2.
Får du avslag, be om at begrunnelsen står skriftlig. Det er det skriftlige avslaget som setter i gang fristen for å gå videre.
Petter vil starte klokken sju
Petter jobber som saksbehandler i et forsikringsselskap, 08.00–15.45. Fra august skal datteren begynne på en skole med SFO som stenger kl. 16.15, og reisen tar 40 minutter. Han søker 10. juni om å jobbe 07.00–14.45 fire dager i uka, og vanlig tid på fredager.
I søknaden skriver han at kundesenteret åpner kl. 08.00, og at han kan bruke den første timen til saksbehandling som ikke krever kundekontakt. Han foreslår at en kollega som ønsker sen start, tar telefonvakt fra kl. 15.
Lederen svarer muntlig nei, fordi «alle må være til stede i kjernetiden». Petter ber om svaret skriftlig, og får det 2. juli. Fristen for å gå til Tvisteløsningsnemnda er da fire uker fra 2. juli. Han har fått skriftlig avslag uten at arbeidsgiver har forklart hva ulempen konkret består i. Det styrker saken hans for nemnda.
Når ordningen er innvilget
En innvilget ordning bør beskrives skriftlig med klokkeslett, dager og varighet. Da er det mindre rom for misforståelser hvis du senere får ny leder eller avdelingen omorganiseres.
Har du fått en fleksitidsordning med registrering av plusstimer og minustimer, bør du også vite hvordan timene gjøres opp. Avtalen bør si hva som skjer med en negativ saldo ved periodens slutt, og når saldoen nullstilles. Les om minustimer på fleksitid hvis arbeidsgiver vil trekke i lønnen.
Ønsker du senere å jobbe færre timer i stedet for å flytte dem, er det en annen søknad. Da gjelder reglene om redusert arbeidstid, som har egne vilkår.
Arbeidsgiver kan ikke uten videre trekke tilbake en ordning som er avtalt. Vil arbeidsgiver endre den, bør det skje i dialog med deg, og du kan søke på nytt etter § 10-2 hvis du mener ordningen fortsatt kan gjennomføres uten vesentlig ulempe.
Når arbeidsgiver sier nei: Tvisteløsningsnemnda
Tvister om fleksibel arbeidstid avgjøres av Tvisteløsningsnemnda etter § 10-13 og § 17-2. Arbeidstilsynet kan ikke gi pålegg i slike saker, og du kan ikke gå rett til domstolene. Saken må først ha vært behandlet av nemnda.
Fristen står i forskrift om tvisteløsningsnemnd: saken må reises senest fire uker etter at arbeidsgivers skriftlige avslag er kommet frem til deg. Du sender saken skriftlig. Direktoratet for arbeidstilsynet er sekretariat for nemnda og forbereder sakene.
Nemnda behandler saken på grunnlag av det partene har skrevet og dokumentene de har lagt frem. Legg derfor ved søknaden, avslaget og en kort forklaring på hvorfor ordningen ikke gir vesentlig ulempe.
Nemndas vedtak kan ikke påklages. Den som er uenig, kan reise sak for domstolene innen åtte uker etter at nemndas avgjørelse kom frem. Gjør ingen det, får vedtaket samme virkning som en rettskraftig dom.
Kort oppsummert
- Du har rett til fleksibel arbeidstid hvis det kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten.
- Fremgangsmåten når du skal søke fleksibel arbeidstid: skriftlig søknad, konkret ordning, kort begrunnelse og forslag til løsning.
- Be alltid om et skriftlig svar, også ved avslag.
- Avslaget kan bringes inn for Tvisteløsningsnemnda senest fire uker etter at du mottok det.
- Blir dere enige, bør ordningen skrives inn i arbeidsavtalen.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.