Slik sikrer du bevis for en muntlig bestilling fra en bedriftskunde

En muntlig bestilling binder begge parter

Som hovedregel kan en avtale mellom to bedrifter inngås på hvilken som helst måte. Telefon, møte på lageret og en melding i chatten gjelder like mye som en underskrevet kontrakt. Det finnes unntak for bestemte typer avtaler, for eksempel om fast eiendom og kausjon, men ordinære bestillinger av varer og tjenester er ikke blant dem.

Problemet er ikke om avtalen gjelder, men om du kan bevise den. Hvis kunden senere sier «jeg bestilte aldri det», står ord mot ord. Retten vurderer da bevisene fritt (tvisteloven § 21-2, se tvisteloven), og den som krever penger, må sannsynliggjøre kravet sitt. En muntlig avtale er altså gyldig, men lett å miste når den ikke står på papir.

Slik bekrefter du bestillingen på e-post

Gjør det til en fast rutine at hver muntlig bestilling får en kort bekreftelse samme dag. Skriv den slik at en utenforstående forstår hva som er avtalt:

• hvem som bestilte, og hvilken bedrift vedkommende handlet for
• hva som er bestilt, med antall, størrelse eller en kort beskrivelse
• prisen, og om den er med eller uten merverdiavgift
• leveringstid og leveringssted
• betalingsfrist
• hvilke vilkår som gjelder, for eksempel en lenke til salgsbetingelsene dine

Åpne e-posten med noe som «Takk for samtalen i dag» og skriv hva dere ble enige om. Avslutt med «Si ifra i dag hvis noe er feil». Det gir kunden en reell mulighet til å rette opp, og hvis han ikke gjør det, har du en datert melding som viser hva du forsto.

Det er viktig at kunden faktisk får meldingen. Send den til den adressen kunden brukte da han tok kontakt, og ikke til en felles postkasse han kanskje ikke leser. Ber du om at han bekrefter ved å svare «ok», er du enda tryggere.

Hva taushet betyr, og hva det ikke betyr

Taushet er i seg selv ikke aksept. Bare fordi kunden ikke svarer på bekreftelsen, kan du ikke si at han har godtatt vilkår han aldri har hørt om. Men for to bedrifter som handler med hverandre, teller det mye at kunden ikke protesterer på en tydelig bekreftelse han har fått. Særlig gjelder det når han deretter tar imot varene, bruker dem eller betaler en del. Slike handlinger viser at han mente avtalen gjaldt.

Samme logikk gjelder bekreftelsen din: den kan også brukes mot deg. Skriver du feil pris i bekreftelsen, og kunden ikke merker det, kan du få problemer med å hevde en annen. Les derfor igjennom før du sender.

Andre bevis du bør ta vare på

Bekreftelsen er det viktigste beviset, men det finnes flere spor som til sammen kan vise hva som er avtalt:

• egne notater fra samtalen, med dato, klokkeslett og hvem som deltok
• SMS og meldinger i chat og e-post før og etter samtalen
• tegninger, mål og bilder som kunden har sendt
• følgeseddel eller kvittering som viser at kunden har mottatt varene
• delbetalinger, forskudd og tidligere bestillinger på samme vilkår

Du kan ta opptak av en samtale du selv deltar i. Straffeloven § 205 gjelder hemmelig avlytting og opptak av samtaler mellom andre og forhandlinger du ikke selv deltar i, se straffeloven § 205. Likevel er det vanligvis bedre å si fra at du tar opptak, og aller best å sende bekreftelsen skriftlig. Et opptak du har tatt uten å si fra, kan skade tilliten til kunden selv om det er lovlig.

Hva du gjør når kunden likevel benekter

Samle det du har: e-posten, notater, bilder fra jobben og eventuelle vitner. Be kunden skriftlig om å forklare hvorfor han mener avtalen ikke gjelder. Når saken er oppe, er det som oftest ikke enkeltbeviset som avgjør, men hvordan det hele henger sammen. Kommer kunden først med innsigelser etter at du har levert, taler det mot ham.

Gir ikke dette resultat, kan du kreve betaling i forliksrådet. Se også avtale per e-post mellom bedrifter om hva en e-postutveksling betyr som avtale.

Kort oppsummert

• En muntlig bestilling fra en bedriftskunde er bindende, og det er beviset som er problemet.
• Send en bekreftelse på e-post samme dag med pris, omfang, frist og vilkår, og be kunden si ifra hvis noe er feil.
• Taushet er ikke aksept, men manglende protest og senere bruk av varen tyder på at avtalen gjelder.
• Ta vare på notater, meldinger, følgesedler og delbetalinger som viser at bestillingen ble utført.
• Du kan ta opptak av samtaler du selv deltar i, men bekreftelse på e-post er et bedre bevis.