Slik går du gjennom en leverandøravtale før bedriften signerer

Trinn 1: Samle alle dokumentene

Avtalen er sjelden ett dokument. Be om alt som inngår, og les alt:

• selve avtalen eller tilbudet du signerer
• generelle vilkår, ofte som lenke til leverandørens nettsted
• tjenestenivåavtale med oppetid og responstid
• databehandleravtale hvis leverandøren behandler personopplysninger for dere
• prisliste og eventuelle vedlegg

Sjekk også hva som gjelder hvis dokumentene motsier hverandre. Mange avtaler har en rangordning. Lenker til vilkår på nett kan endres av leverandøren, så ta en kopi eller et skjermbilde av vilkårene den dagen dere signerer.

Trinn 2: Varighet, oppsigelse og automatisk fornyelse

Finn ut hvor lenge avtalen binder, og hva som skjer etter det. Se etter:

• bindingstid og når den begynner å løpe (ved signering, ved levering eller ved første faktura)
• oppsigelsestid og fristen for å si opp, for eksempel «tre måneder før utløpet»
• om avtalen fornyes automatisk, for hvor lang periode, og hvem som må varsle
• om dere kan si opp ved vesentlig mislighold og hvordan

Mellom bedrifter er avtalt automatisk fornyelse normalt bindende. Overser dere fristen, løper avtalen videre. Legg fristen inn i kalenderen med en påminnelse minst en måned før.

Trinn 3: Pris og prisregulering

Se om prisen er fast eller kan endres. Er det en klausul om at leverandøren kan regulere prisen, spør:

• hvor ofte, og med hvor mye (tak i prosent eller knyttet til en indeks)
• om dere får skriftlig varsel i god tid
• om dere kan si opp hvis prisen økes mer enn et visst nivå

Er prisen avtalt som «etter leverandørens til enhver tid gjeldende prisliste», kan den endres uten at dere får noe å si. Prøv å få inn en øvre grense. Sjekk også tilleggsavgifter for oppsett, support utenom åpningstid og eksport av data.

Trinn 4: Betaling, renter og gebyrer

Mellom virksomheter skal betalingsfristen ikke overstige 60 dager med mindre noe annet uttrykkelig er avtalt. Det står i forsinkelsesrenteloven § 2 a. Står det en lengre frist i avtalen, er det en slik uttrykkelig avtale. Sjekk også avtalt rente og gebyrer ved sen betaling. Et vilkår som utelukker renter ved forsinket betaling, skal etter forsinkelsesrenteloven § 4 a alltid anses urimelig.

Trinn 5: Ansvar, erstatning og oppetid

Her står ofte de dyreste setningene. Se på:

• om leverandøren utelukker ansvar for indirekte tap, som tapt omsetning
• om erstatningen er begrenset til et tak, for eksempel det dere har betalt de siste tolv månedene
• hvilke garantier som gjelder for oppetid, og hva dere får hvis garantien brytes
• hvilken frist dere har for å reklamere

Et tak er ikke uvanlig og ikke automatisk urimelig. Men sett det opp mot hva et avbrudd vil koste dere. Koster en dags stans 50 000 kroner og taket er 10 000, bør dere vite det før dere signerer. Slike vilkår kan i ekstreme tilfeller settes til side etter avtaleloven § 36, men det er en nødløsning som dere ikke bør regne med.

Trinn 6: Data, personvern og avslutning

Spør hva som skjer med dataene når avtalen slutter. Kan dere hente dem ut i et vanlig format, og innen hvilken frist? Hvor lenge lagrer leverandøren dem, og når slettes de? Behandler leverandøren personopplysninger på vegne av dere, må det inngås en databehandleravtale. Les mer i databehandleravtale for nettbutikk og regnskap.

Sjekk også lovvalg og verneting, altså hvilket lands rett som gjelder og hvor en tvist skal behandles. Er leverandøren utenlandsk, kan det være dyrt å forfølge et krav.

Trinn 7: Få endringer inn skriftlig

Det som sies muntlig i salgsmøtet, er vanskelig å bevise. Få endringer og tilleggsløfter inn i avtalen eller i en skriftlig bekreftelse som begge har akseptert. Avtale per e-post kan være bindende mellom bedrifter, se avtale per e-post mellom bedrifter, men tydelig avtaletekst gir mindre rom for uenighet.

Kort oppsummert

• Gjennomgå en leverandøravtale før signering: varighet, oppsigelse, fornyelse, pris, ansvar og data.
• Mellom bedrifter går avtalen i stor grad foran loven, så det du signerer, er det som gjelder.
• Les alle dokumenter og ta kopi av vilkår som ligger på nett.
• Forhandle fram konkrete tak på pris og lengre oppsigelsesvern, og få endringene inn skriftlig.
• Legg fornyelses- og oppsigelsesfrister i kalenderen.