Kan sjefen bruke adgangskortloggen til å sjekke når jeg kommer og går?

Hva loggen fra adgangskortet egentlig er samlet inn for

De fleste arbeidsplasser med adgangskort har innført dem av sikkerhetsgrunner. Bare de som jobber der, skal komme inn, og hvis noe blir stjålet eller ødelagt, skal det være mulig å se hvem som var i lokalene. Det er dette formålet de ansatte normalt har fått beskjed om.

Personvernreglene bygger på det som kalles formålsbegrensning. Det betyr at opplysninger skal samles inn for bestemte formål, og ikke senere brukes til noe som er uforenlig med dem. Regelen står i personvernforordningen artikkel 5, som gjelder som norsk lov gjennom personopplysningsloven. Når arbeidsgiveren vil bruke loggen til et annet formål, må det gjøres en vurdering av om det nye formålet passer med det gamle. Det legges blant annet vekt på hva de ansatte hadde grunn til å forvente, hvor følsomme opplysningene er, og hvilke følger bruken kan få for den enkelte.

En logg om hvem som var i bygget en natt det ble innbrudd, er nær det opprinnelige formålet. En systematisk gjennomgang av når hver enkelt ansatt kommer og går, er noe helt annet.

Kontroll av arbeidstid med adgangskortlogg er et nytt kontrolltiltak

Når loggen brukes til å følge med på arbeidstiden, blir den et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven § 9-1. Det krever saklig grunn i virksomhetens forhold og at tiltaket ikke er en uforholdsmessig belastning for den ansatte.

Saklig grunn kan finnes. Arbeidsgiveren skal føre oversikt over hvor mye hver ansatt har jobbet, etter arbeidsmiljøloven § 10-7. På en arbeidsplass med fleksitid kan det være et ønske om å sjekke at timelistene stemmer. Men forholdsmessigheten er vanskeligere. Loggen viser ikke når du begynte å jobbe, bare når kortet passerte en leser. Den sier ingenting om hjemmekontor, møter ute eller telefonsamtaler i bilen. Et tiltak som gir et skjevt bilde, er lite egnet, og da blir belastningen for den ansatte fort for stor.

Skal arbeidsgiveren gjøre dette til en fast ordning, gjelder § 9-2. Behovet og utformingen skal drøftes med de tillitsvalgte så tidlig som mulig. De ansatte skal på forhånd få vite formålet, hvordan kontrollen skjer, og hvor lenge den skal vare. Ordningen skal også evalueres jevnlig.

Når sjefen kan se i loggen i en enkeltsak

Det er forskjell på en løpende kontroll av alle og en enkelt gjennomgang ved konkret mistanke. Er det for eksempel en begrunnet mistanke om at en ansatt fører timer hun ikke har jobbet, kan det i noen tilfeller være forenlig å se på loggen for de aktuelle dagene. Arbeidsgiveren må likevel vurdere om andre opplysninger kan gi svaret, og om det som undersøkes, står i rimelig forhold til mistanken.

Sjefen bør heller ikke hente ut loggen i det stille og legge den frem som et bevis. Du har krav på å få vite at opplysningene er brukt, og du skal få mulighet til å forklare avvik. Hvordan en slik logg vurderes som bevis, og hvilke feilkilder den har, er forklart i adgangskortloggen ble brukt til å påstå at jeg jukset med timene.

Du kan dessuten be om innsyn i hva loggen inneholder om deg. Det er personopplysninger, og du har rett til en kopi.

Mener du at loggen er brukt i strid med reglene, kan du be arbeidsgiveren stanse bruken og slette det som er hentet ut. Du kan også ta det opp med den tillitsvalgte. Personvernreglene håndheves av Datatilsynet, som tar imot klager fra ansatte. Brudd på drøftingsplikten i arbeidsmiljøloven hører under Arbeidstilsynet.

Kort oppsummert

• En adgangskortlogg er normalt samlet inn for sikkerhet, og den kan ikke fritt brukes til kontroll av arbeidstid.
• Å bruke loggen til løpende arbeidstidskontroll er et eget kontrolltiltak som krever saklig grunn og forholdsmessighet.
• En fast ordning må drøftes med tillitsvalgte, og de ansatte skal få informasjon før den starter.
• I en konkret sak kan loggen noen ganger brukes, men du skal få vite det og få forklare deg.
• Du har rett til innsyn i hva loggen inneholder om deg.