Hvem bestemmer hva i et AS?

Et AS har to viktige beslutningsorganer:

  • Styret – den løpende ledelsen. Tar de fleste avgjørelsene om drift, avtaler og investeringer.
  • Generalforsamlingen – eiermøtet, der aksjonærene bestemmer. Dette er selskapets «øverste organ».

Tommelfingerregelen: styret driver selskapet, generalforsamlingen bestemmer de store, prinsipielle tingene som angår eierne direkte – det som handler om selve rammen rundt selskapet og pengene som går ut til eierne.

Avtaler og beslutninger som krever generalforsamling

Disse må (eller bør) typisk avgjøres av generalforsamlingen:

  • Utbytte: Beslutning om å dele ut utbytte vedtas av generalforsamlingen (asl. § 8-2), normalt etter forslag fra styret. Generalforsamlingen kan ikke vedta mer enn styret foreslår.
  • Konsernbidrag: Vedtas også av generalforsamlingen.
  • Endring av vedtektene: Krever generalforsamling med kvalifisert flertall (som hovedregel to tredeler).
  • Kapitalforhøyelse og -nedsettelse: Å hente inn ny aksjekapital eller sette ned kapitalen.
  • Fusjon og fisjon: Sammenslåing eller deling av selskaper.
  • Valg av styre og fastsettelse av eventuelt styrehonorar.
  • Godkjenning av årsregnskapet.

Hva med nærstående-avtaler (§ 3-8)?

Her var det en viktig endring i 2020. Tidligere skulle store avtaler med nærstående godkjennes av generalforsamlingen. Etter endringen er hovedregelen at styret godkjenner slike avtaler i et vanlig AS, samtidig som det lages en redegjørelse og en styreerklæring (se forrige artikkel).

Men generalforsamlingen kan fortsatt være involvert, for eksempel: - Når avtalen samtidig er en utdeling (da gjelder utbyttereglene, som krever generalforsamling). - Når vedtektene eller en aksjonæravtale krever generalforsamlingsbehandling. - I situasjoner der hele styret er inhabilt, eller saken er av en slik art at eierne bør avgjøre den.

Et regneeksempel som viser samspillet

Eieren Kjell vil at «Kjell Eiendom AS» skal kjøpe en tomt av ham selv for 1 200 000 kroner. Balansesummen er 10 000 000, så terskelen for § 3-8 er 250 000 kroner (2,5 prosent). Avtalen er klart over terskelen.

  • Redegjørelse: Styret må lage redegjørelse og bekrefte at 1 200 000 er markedspris (gjerne med takst).
  • Godkjenning: I et vanlig AS godkjenner styret etter de nye reglene.
  • Inhabilitet: Kjell er part i avtalen og kan være inhabil i styrets behandling – da skal han ikke delta i avgjørelsen. Er han eneste styremedlem, kan saken måtte løftes til generalforsamlingen for å bli behandlet av et habilt organ.

Dette viser at selv om hovedregelen er styrebehandling, kan praktiske forhold (som inhabilitet) føre saken til eiermøtet likevel.

Inhabilitet – en viktig felle

En person som har en personlig interesse i en sak (typisk fordi han er den andre parten i avtalen), er inhabil og skal ikke være med på å avgjøre den (asl. § 6-27 for styret). Dette gjelder ofte nettopp i nærstående-avtaler, der eieren sitter på begge sider av bordet. Pass på å dokumentere i protokollen at den inhabile holdt seg utenfor selve beslutningen – ellers kan vedtaket angripes senere.

Hva med et lite AS med bare én person?

Mange små AS har én eier som også er eneste styremedlem og daglig leder. Da kan reglene virke rare – «skal jeg innkalle meg selv til generalforsamling?» Ja, formelt skjer beslutningene fortsatt i de riktige organene, men prosessen er forenklet. Som eneeier holder du generalforsamling ved å skrive en protokoll der du som aksjonær fatter vedtaket. Vedtak om utbytte, for eksempel, føres som en kort generalforsamlingsprotokoll. Det viktige er ikke et stort møte, men at beslutningen treffes i riktig organ og dokumenteres skriftlig. Selv om du «bare snakker med deg selv», er protokollen det som teller hvis noen senere stiller spørsmål.

En enkel huskeregel

Spør deg: «Endrer dette selve rammen rundt selskapet, eller tar det penger ut til eierne?» Hvis ja – som utbytte, ny aksjekapital, nye vedtekter, sammenslåing – hører det hjemme på generalforsamlingen. Handler det om vanlig drift – en kontrakt, et innkjøp, en ansettelse – er det styret (eller daglig leder innenfor sin fullmakt). Store nærstående-avtaler er en mellomting: styret godkjenner, men med ekstra dokumentasjon og med øye for inhabilitet.

Et eksempel på riktig rekkefølge

«Sol Energi AS» skal hente inn ny kapital fra en investor og samtidig dele ut utbytte til de gamle eierne. Begge deler er eiersaker: kapitalforhøyelsen krever generalforsamling med kvalifisert flertall, og utbyttet krever generalforsamlingsvedtak etter forslag fra styret. Styret forbereder sakene og lager innstilling, men det er eierne som vedtar. Drar selskapet samtidig på en stor leieavtale med en av eierne, behandler styret den separat etter § 3-8 – med redegjørelse og habilitetssjekk.

Protokollen er din dokumentasjon

Uansett hvilket organ som beslutter, er protokollen beviset på at det ble gjort riktig. En generalforsamlingsprotokoll bør vise hvem som var til stede, hva som ble vedtatt, og med hvilket flertall. En styreprotokoll bør vise hvilke saker som ble behandlet, og notere hvis noen var inhabile og holdt seg utenfor. Slurver du med protokollene, blir det vanskelig å vise at reglene ble fulgt – og da er det styret eller eierne som må forklare seg i ettertid. Bruk derfor litt tid på å føre ryddige protokoller; det er billig forsikring.

Steg for steg

  1. Avklar hva slags beslutning det er – drift (styret) eller prinsipiell/eier-sak (generalforsamling)?
  2. Er det utbytte, konsernbidrag, vedtekts- eller kapitalendring, fusjon/fisjon? → Generalforsamling.
  3. Er det en stor nærstående-avtale? → Som hovedregel styret, men sjekk inhabilitet og vedtekter.
  4. Sørg for korrekt innkalling og en ordentlig protokoll for det organet som beslutter.
  5. Ved tvil – la heller generalforsamlingen behandle saken for sikkerhets skyld; det er sjelden feil å la eierne avgjøre.

Kort oppsummert

Generalforsamlingen må godkjenne de store eiersakene: utbytte, konsernbidrag, vedtekts- og kapitalendringer, fusjon/fisjon og valg av styre. Etter 2020 godkjenner styret de fleste store nærstående-avtalene (§ 3-8), men inhabilitet eller vedtekter kan likevel føre saken til generalforsamlingen. Sjekk alltid gjeldende lovtekst på lovdata.no før du gjennomfører store eller uvanlige avtaler.