Slik melder du et avvik om arbeidsmiljøet riktig
Du melder et avvik om arbeidsmiljøet best skriftlig, i virksomhetens avvikssystem eller til nærmeste leder, med en saklig beskrivelse av hva som skjedde, når og hvor. Gi verneombudet kopi. Arbeidsmiljøloven § 2-3 pålegger deg å si fra straks til arbeidsgiver og verneombudet om feil og mangler som kan gi fare for liv eller helse. Arbeidsgiver skal etter § 3-1 ha rutiner for å fange opp, rette og forebygge slike forhold, og må følge opp meldingen din.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva et avvik er
Et avvik er noe som ikke er slik det skal være etter regelverket eller virksomhetens egne rutiner. Det kan være en maskin uten vern, en nødutgang som er sperret, manglende opplæring, et uhell eller en nestenulykke (en hendelse som kunne ført til skade, men ikke gjorde det).
Arbeidsgiver skal ha et system for slike meldinger. Arbeidsmiljøloven § 3-1 andre ledd bokstav e krever rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovens krav. Internkontrollforskriften § 5 første ledd nr. 7 sier at disse rutinene skal være dokumentert skriftlig. I mange virksomheter er dette et digitalt avvikssystem. I små virksomheter kan det være et skjema eller en e-post til daglig leder.
Når du har plikt til å melde
For deg som ansatt er det ikke bare en rett. Arbeidsmiljøloven § 2-3 andre ledd gir deg plikt til å:
- straks si fra til arbeidsgiver og verneombudet når du blir oppmerksom på feil eller mangler som kan gi fare for liv eller helse, og du ikke kan rette det selv (bokstav b)
- sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet får vite om trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen (bokstav d)
- melde fra til arbeidsgiver hvis du blir skadet eller syk av arbeidet (bokstav e)
Ordet «straks» betyr at du ikke skal vente til neste personalmøte. Er faren akutt, si fra muntlig med en gang. Skriv det ned etterpå.
Steg for steg: Slik melder du avvik om arbeidsmiljøet
- Finn riktig kanal. Bruk avvikssystemet hvis virksomheten har et. Finnes det ikke, send e-post til nærmeste leder.
- Beskriv hva som skjedde eller hva som er feil. Hold deg til fakta: hva du så, hørte eller målte.
- Oppgi tid og sted. Dato, klokkeslett og nøyaktig hvor det skjedde.
- Si hva konsekvensen var eller kunne blitt. Ble noen skadet? Hva kunne skjedd?
- Nevn om du gjorde noe straks, for eksempel sperret av eller stanset en maskin.
- Foreslå gjerne et tiltak. Det er ikke et krav, men det gjør det lettere for leder å handle.
- Send kopi til verneombudet.
- Ta vare på en kopi selv, eller et skjermbilde av meldingen i systemet.
Skriv om forholdet, ikke om personer. «Gulvet ved vareinngangen var vått og uten skilt kl. 07.40» fungerer bedre enn «Viktor er slurvete med vasken». Et avvik om arbeidsmiljøet skal rette feil, ikke finne syndebukker.
Verneombudets rolle
Verneombudet skal gjøres kjent med arbeidsulykker, tilløp til ulykker og påviste feil og mangler, jf. arbeidsmiljøloven § 6-2 femte ledd. Derfor bør verneombudet få kopi.
Verneombudet har også en egen vei videre. Etter § 6-2 tredje ledd skal arbeidsgiver svare verneombudet når verneombudet tar opp et forhold som kan gi ulykkes- eller helsefare. Tar arbeidsgiver ikke hensyn til meldingen innen rimelig tid, skal verneombudet si fra til Arbeidstilsynet eller arbeidsmiljøutvalget.
Malin og den defekte personløfteren
Malin er helsefagarbeider på et sykehjem. En kveld svikter bremsen på en personløfter mens hun flytter en beboer fra seng til stol. Hun og en kollega holder beboeren, og ingen blir skadet.
Neste morgen registrerer hun avviket i sykehjemmets avvikssystem: «Personløfter nr. 3 på avdeling B. Bremsen holdt ikke ved forflytning 14. oktober kl. 21.15. Løfteren rullet ca. 30 cm. Beboer og to ansatte holdt igjen, ingen skade. Løfteren er merket ‹ute av drift› og satt på lageret. Forslag: service før den tas i bruk igjen.» Hun krysser av for at verneombudet skal varsles.
Etter en uke er løfteren fortsatt ikke reparert, og avdelingen har bare to løftere igjen til tolv beboere. Malin purrer i systemet. Verneombudet tar saken opp med enhetslederen, som bestiller service og lånt løfter samme dag.
Er en avviksmelding varsling?
Ofte ja. Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold, og arbeidsmiljøloven § 2A-1 nevner uttrykkelig fare for liv eller helse og uforsvarlig arbeidsmiljø som eksempler. Du kan alltid varsle internt i samsvar med virksomhetens rutiner, og det er et vern mot gjengjeldelse når du gjør det.
Unntaket er klager som bare gjelder ditt eget arbeidsforhold, for eksempel lønnen din. Det regnes ikke som varsling, med mindre det også gjelder fare for liv, helse eller lignende. Får du reaksjoner etter å ha meldt et avvik, se om advarsel etter å ha tatt opp arbeidsmiljøet.
Hvis ingenting skjer
Arbeidsgiver har plikt til å følge opp. Purr skriftlig hvis du ikke får svar. Be verneombudet ta saken videre. Har virksomheten arbeidsmiljøutvalg, kan saken løftes dit.
Som siste trinn kan du gå til Arbeidstilsynet. Du kan alltid varsle eksternt til en tilsynsmyndighet, jf. arbeidsmiljøloven § 2A-2 andre ledd. Ta med kopi av avviksmeldingen og eventuelle purringer.
Kort oppsummert
- Meld avvik om arbeidsmiljøet skriftlig i avvikssystemet eller til leder, og gi verneombudet kopi.
- Du har plikt til å si fra straks om forhold som kan gi fare for liv eller helse.
- Beskriv fakta: hva, når, hvor og mulige følger, ikke hvem som har skylden.
- Ta vare på en kopi og purr hvis ingenting skjer.
- En avviksmelding om farlige forhold er ofte varsling og gir vern mot gjengjeldelse.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.