Lønnsslipp: dette skal arbeidsgiver gi den ansatte

Hva loven krever

Arbeidsmiljøloven § 14-15 sjette ledd sier at arbeidstakeren ved utbetalingen eller straks etter skal ha skriftlig oppgave over tre ting: beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som er foretatt. Loven bruker ikke ordet lønnsslipp, men det er dette oppgaven kalles i praksis.

Kravet gjelder alle arbeidsgivere med ansatte, også de aller minste, og også når lønnen betales til en deltidsansatt eller en sommervikar. Det spiller ingen rolle om lønnen er stor eller liten, eller om den utbetales månedlig eller bare én gang.

Det lønnsslippen bør vise

Loven stiller tre hovedkrav. Dette er hva de betyr i praksis:

Beregningsmåten for lønnen. Den ansatte skal kunne forstå hvordan beløpet er kommet i stand. Er hun timelønnet, vises antall timer og timesats. Er hun fast ansatt, vises fast månedslønn. Tillegg som overtid, kveldstillegg og helgetillegg bør komme som egne linjer, slik at hun ser hva hun har fått betalt for.

Grunnlaget for feriepenger. Feriepengene beregnes av arbeidsvederlag utbetalt i opptjeningsåret, i utgangspunktet 10,2 prosent (ferieloven § 10). Opptjeningsåret er forutgående kalenderår (ferieloven § 4). Lønnsslippen skal derfor vise hva som hittil er opptjent i grunnlag, slik at den ansatte kan kontrollere feriepengene.

Trekkene. Alt som er trukket, skal vises: skattetrekk, fagforeningskontingent, egenandel til pensjon og eventuelle andre trekk. Trekk uten hjemmel i § 14-15 tredje ledd er ikke tillatt.

Et praktisk råd: Ha med brutto lønn, trekk og netto utbetalt, slik at summen går opp. Den som får feil beløp på kontoen, kan da se hvor forskjellen ligger.

Hvordan lønnsslippen leveres

Loven sier «skriftlig oppgave». De fleste lønnssystemer sender lønnsslippen digitalt, i nettbank, i en app eller på e-post. Det er ikke noe i lovteksten som krever papir. Det som teller, er at den ansatte faktisk får oppgaven, og at hun kan lagre den og vise den fram senere. Er den ansatte ikke vant til digitale kanaler, bør du sørge for at hun likevel får den.

Lønn i penger skal utbetales via bank til arbeidstakers konto (§ 14-15 andre ledd). Loven gjør unntak der det er umulig eller svært byrdefullt. Også ved kontantlønn gjelder kravet om skriftlig oppgave.

Når du kan trekke i lønnen

Lønnsslippen skal forklare trekk, så det er lurt å kjenne reglene. Etter tredje ledd kan du bare trekke i lønn og feriepenger når det er hjemlet i lov, når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale, for egenandel til tjenestepensjon, for fagforeningskontingent når tariffavtalen sier det, ved erstatning for skade ansatte har gjort forsettlig eller grovt uaktsomt og skriftlig erkjenner, og i noen få andre tilfeller.

For trekk etter forhåndsavtale, erstatningstrekk og avregning av fravær ved arbeidsnedleggelse gjelder en begrensning: trekket skal begrenses til den delen av kravet som overstiger det den ansatte med rimelighet trenger til underhold for seg og sin husstand (fjerde ledd). Skal du trekke for skade ansatte har gjort, må du først drøfte grunnlaget og beløpet med henne og tillitsvalgte, med mindre hun ikke ønsker det (femte ledd).

Loven sier også at lønn, hvis ikke annet er avtalt, skal utbetales minst to ganger i måneden (første ledd). I praksis er månedslønn vanlig, og den er avtalt i arbeidsavtalen.

Hva den ansatte kan gjøre hvis slippen mangler eller er feil

Får arbeidstakeren ingen oppgave, eller stemmer ikke tallene, bør hun først si fra til arbeidsgiver. De fleste feil skyldes enkle ting, for eksempel at en timeliste er blitt registrert for sent eller at et tillegg mangler. Retting skjer da i neste lønnsutbetaling, eller ved en tilleggsutbetaling.

Arbeidstakeren har også innsynsrett i opplysningene som er meldt inn til skatteetaten, og feriepengegrunnlaget skal fremgå av en sammenstilling som sendes henne i etterkant (se ferieloven § 10). En lønnsslipp som viser det samme grunnlaget, gjør det lett å se om tallene stemmer.

Som arbeidsgiver er det best å rydde i dette selv. En lønnsslipp som er lett å lese, gir færre spørsmål og mindre rettelser. Bruk samme oppsett hver måned, slik at endringer er lette å se.

Kort oppsummert

• Ved hver lønnsutbetaling skal den ansatte ha en skriftlig oppgave, ved utbetalingen eller straks etter.
• Oppgaven skal vise hvordan lønnen er regnet ut, grunnlaget for feriepenger og trekkene.
• Digital levering er vanlig og er ikke utelukket av loven.
• Trekk i lønn er bare lov når loven eller en forhåndsavtalt ordning gir hjemmel.
• Også kontantlønn skal følges av en skriftlig oppgave.