Kredittsjekk av ny bedriftskunde – hva bør du se etter?
Kredittsjekk bedrift bør gjøres før du leverer på kreditt til en ny kunde, ikke etter at fakturaen allerede er sendt og ubetalt: sjekk regnskapstall, betalingsanmerkninger og kredittscore hos et kredittopplysningsforetak, og vurder om beløpet og betalingsbetingelsene bør tilpasses det du finner. Har du saklig behov for å innhente opplysninger om en kunde, følger dette vanlige regler for kredittopplysningsvirksomhet, og kunden skal som regel få et gjenpartsbrev om at opplysninger er innhentet. Peder leverte varer på kreditt til en ny kunde uten å sjekke noe som helst, og satt igjen med en ubetalt faktura fra et selskap som allerede hadde betydelige betalingsanmerkninger da han endelig undersøkte saken. En kredittsjekk koster lite sammenlignet med det den kan spare deg for.
Regnskapstallene: hva du kan lese ut av dem på fem minutter
De innsendte årsregnskapene til en kunde ligger tilgjengelig og gir deg et raskt bilde av økonomien: går selskapet med overskudd eller underskudd, hvordan ser egenkapitalen ut, og har regnskapene blitt sendt inn til rett tid de siste årene. Et selskap som konsekvent leverer regnskapet forsinket, signaliserer noe om hvor ryddig driften faktisk er, selv om det ikke i seg selv beviser at de ikke kommer til å betale deg. Peder hadde aldri åpnet et regnskap før tapet fikk ham til å begynne, og ble overrasket over hvor mye informasjon som faktisk lå fritt tilgjengelig hele tiden.
Kredittscore og betalingsanmerkninger: signalene som betyr noe
Et kredittopplysningsforetak kan gi deg en kredittscore og en oversikt over eventuelle betalingsanmerkninger, altså registrerte, ubetalte krav andre kreditorer har fått rettslig medhold i mot selskapet. Har kunden flere ferske betalingsanmerkninger, er dette et av de klareste varselsignalene som finnes, langt tydeligere enn et magefølelse fra en hyggelig telefonsamtale med innkjøperen. Peders nye kunde hadde tre registrerte anmerkninger da han til slutt sjekket, informasjon som hadde tatt under et kvarter å finne frem til dersom han hadde gjort det før han sendte den første leveransen.
Gjenpartsbrevet: kundens rett til å vite at du har sjekket
Når du henter inn kredittopplysninger om en potensiell kunde, skal kunden som hovedregel få beskjed om dette gjennom et gjenpartsbrev fra kredittopplysningsforetaket, slik at de er klar over at opplysninger om dem er innhentet og av hvem. Dette er ikke noe du trenger å administrere selv, det følger automatisk av at foretaket driver kredittopplysningsvirksomhet innenfor rammene av personopplysningsregelverket. Praktisk betyr dette at en kredittsjekk sjelden er en hemmelig prosess, og at seriøse kunder som regel ikke reagerer negativt på at du sjekker, det er en vanlig del av god forretningsskikk mellom profesjonelle parter. Ønsker kunden selv å se hvilke opplysninger som er registrert om dem, har de en generell innsynsrett i egne personopplysninger, en rett som gjelder uavhengig av at det er du som bestilte sjekken.
Hva funnene bør bety for beløp, forskudd og betalingsbetingelser
Kredittsjekken er ikke et ja eller nei-verktøy alene, den bør styre hvordan du strukturerer avtalen. Er bildet usikkert, men ikke direkte avskrekkende, kan du redusere risikoen med forskudd eller kortere betalingsfrister enn du ellers ville gitt, i stedet for å si helt nei til kunden. Er signalene sterkt negative, kan det være riktigere å levere mot forskuddsbetaling i sin helhet, eller i verste fall takke nei til oppdraget uansett hvor attraktivt det ser ut på papiret. Peder endret rutinene sine etter tapet, og krever nå alltid en enkel sjekk før noen ny kunde får varer levert mot faktura.
Når kredittsjekken ikke er nok, og du bør si nei helt
Selv en god kredittsjekk kan ikke forutsi alt, økonomien til et selskap kan endre seg raskt, og en historisk ren rapport garanterer ikke fremtidig betalingsevne. Den fanger likevel opp de klareste faresignalene, og kombinert med sunn skepsis til bestillinger som virker uvanlig store for et nystartet eller lite kjent selskap, reduserer den risikoen betydelig. Går det likevel galt til tross for at du har sjekket, for eksempel ved at kunden går konkurs med fakturaen din ubetalt, står du uansett bedre rustet enn om du aldri hadde undersøkt kunden i utgangspunktet, fordi du da vet hva du faktisk tok en beregnet risiko på.
Hvor mye tid en fast rutine faktisk sparer deg for
Peder trodde lenge at en kredittsjekk var noe kun de store selskapene hadde tid til, men oppdaget at en enkel sjekk hos et kredittopplysningsforetak tar kortere tid enn å skrive selve ordrebekreftelsen. I dag er sjekken en fast del av rutinen hans for alle nye kunder over en viss ordrestørrelse, uansett hvor godt førsteinntrykket er, og han regner det som den billigste forsikringen han har mot å levere varer han aldri får betalt for. Den tapte fakturaen som fikk ham til å endre rutinen, var alene større enn det en kredittsjekk av samtlige nye kunder det året samlet ville kostet.
Kort oppsummert
- Sjekk innsendte regnskapstall, kredittscore og betalingsanmerkninger før du leverer på kreditt til en ny bedriftskunde.
- Flere ferske betalingsanmerkninger er et av de klareste varselsignalene en kredittsjekk kan avdekke.
- Kunden får normalt et gjenpartsbrev når opplysninger om dem er innhentet, det er en vanlig og lovlig del av prosessen.
- La funnene styre beløp, forskudd og betalingsfrist, ikke bare avgjøre et rent ja eller nei.
- Er signalene sterkt negative, er forskuddsbetaling eller å takke nei ofte billigere enn å levere og håpe.