Kreditnota: når du må lage en og hva den skal inneholde
Du må lage en kreditnota når du har sendt en faktura som skal erstattes av en ny, for eksempel fordi beløpet var feil. Kreditnotaen reverserer den opprinnelige fakturaen, og den bør vise til fakturanummeret, hva som krediteres og hvor mye mva som følger med. Faller salget helt eller delvis bort ved retur eller prisavslag, er kreditnota den vanlige måten å dokumentere det på.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Når du må lage en kreditnota
Bokføringsforskriften § 5-2-7 sier at når det utstedes et nytt salgsdokument til erstatning for et allerede avsendt, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer det opprinnelige. Har du fakturert feil beløp, feil kunde eller feil mva, retter du derfor ikke den gamle fakturaen. Du lager en kreditnota som opphever den, og en ny faktura.
Faller salget bort helt eller delvis på annen måte, for eksempel fordi kunden returnerer varen eller får prisavslag, må endringen også dokumenteres. Bokføringsloven § 9 sier at bokførte opplysninger ikke skal endres eller slettes etter at ajourføringsfristene er utløpt. Rettingen skal da gjøres med en ny, dokumentert postering som reverserer den opprinnelige i sin helhet (bokføringsloven § 9). Dokumentasjonen skal vise årsaken til rettingen og ha en gjensidig henvisning mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen så langt det er praktisk (bokføringsforskriften § 5-12). En kreditnota er det naturlige dokumentet for dette når salget er fakturert.
Slik bygger du opp kreditnotaen
Forskriften beskriver ikke kreditnotaen i detalj, men den er et salgsdokument som endrer et tidligere salg. Reglene for hva salgsdokumenter skal inneholde (§ 5-1-1), er derfor et naturlig utgangspunkt. En god kreditnota har:
- et eget nummer i en kontrollerbar sekvens og en dato
- opplysninger om selger og kjøper
- henvisning til nummer og dato på fakturaen den gjelder
- en kort beskrivelse av hva som krediteres og hvorfor
- beløpet som krediteres, med merverdiavgiften oppgitt i norske kroner
Salgsdokumentets innhold er regulert i § 5-1-1: nummer og dato, partene, ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlag og betalingsforfall, og merverdiavgift. Ved kreditnota er det vederlaget som endres, og forfall er ikke aktuelt hvis pengene ikke skal betales. Er fakturaen ennå ikke betalt, reduserer kreditnotaen det kunden skylder. Har kunden betalt, kan beløpet betales tilbake eller avregnes mot en ny faktura. I begge tilfeller skal bokføringen vise hva som skjedde.
Salgsdokumenter skal være nummerert på en måte som gjør at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves (§ 5-1-3). Kreditnotaene hører med i den kontrollen. Skriv derfor aldri en kreditnota uten nummer, og bruk ikke samme nummer to ganger.
Kjøperen skal ha kreditnotaen. Er kjøperen bokføringspliktig, bruker han den som dokumentasjon på at kostnaden er redusert eller falt bort.
Aldri overskriv eller slett den gamle fakturaen
Den opprinnelige fakturaen skal bli stående i regnskapet, også når den er feil. Rettingen skjer ved at kreditnotaen reverserer den. Slik kan Skatteetaten følge hele historikken, og det er dette kontrollsporet bokføringsloven krever. Ved kontroll er en slettet faktura mye verre å forklare enn en faktura med kreditnota. Bokføringen av kreditnotaen og den nye fakturaen skal gjøres innenfor fristene for ajourhold, og beløpene i mva-meldingen skal stemme med bokføringen.
Bjørn og kjøkkenfakturaen
Bjørn Eide er selvstendig snekker og har fakturert 48 000 kroner pluss mva for et kjøkken, faktura nr. 2026-0187. Kunden oppdager en ripe i en benkeplate, og de blir enige om 6 000 kroner i prisavslag.
Bjørn lager kreditnota nr. 2026-0192. Den viser til faktura 2026-0187, beskriver prisavslaget på grunn av skade på benkeplaten og krediterer 6 000 kroner pluss mva beregnet med samme sats som på fakturaen. Fakturaen på 48 000 kroner ligger fortsatt i regnskapet, og kreditnotaen kommer i tillegg. Kunden betaler differansen, og begge dokumentene bokføres.
Ivar Solbakken selger ti kontorstoler til 2 400 kroner stykket pluss mva, til sammen 24 000 kroner pluss mva. Kunden returnerer tre av dem. Ivar lager en kreditnota for tre stoler, 7 200 kroner pluss mva, med henvisning til fakturaen. Kunden skylder da 16 800 kroner pluss mva for de sju stolene som ble igjen.
Amina Rahman fakturerer et firma 12 000 kroner pluss mva for en rapport, men prisen skulle vært 9 600 kroner. Hun lager en kreditnota som kreditterer hele den første fakturaen, og utsteder en ny faktura på 9 600 kroner. Her er det § 5-2-7 som gjelder, og kunden får to nye dokumenter.
Butikksalg og returer
Selger du over disk med kassasystem, gjelder egne regler. Ved retur skal det skrives ut en særskilt returkvittering. Skjer det en ny salgstransaksjon samtidig, kan returen stå på salgskvitteringen. Korreksjonsposter skal dokumenteres med beløp og årsak, og tilbakebetaling til kunde, også ved retur, skal dokumenteres med kundens signatur og telefonnummer (§§ 5-3-6 og 5-3-7). Her brukes returkvittering, ikke kreditnota.
Reglene for faktura er forklart i Hva krever bokføringsforskriften av en faktura?. Hva du som kunde kan gjøre når en faktura er betalt feil, står i Kan jeg kreve tilbake en faktura som ble betalt ved en feil?.
Kort oppsummert
- Når en sendt faktura skal erstattes av en ny, skal du også utstede en kreditnota som reverserer den opprinnelige.
- Ved retur eller prisavslag på fakturert salg dokumenterer du endringen med en kreditnota som viser til fakturaen.
- Kreditnotaen skal ha eget nummer, dato, parter, henvisning til fakturaen, beløp og mva.
- Den opprinnelige fakturaen skal ikke slettes eller endres.
- I butikk med kassasystem brukes returkvittering.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.