Krav til kvittering ved salg til forbrukere

Krav til kvittering ved salg til forbrukere: innholdet

Bokføringsforskriften § 5-1-1 sier hva dokumentasjon av salg minst skal inneholde: nummer og dato, parter, ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlag og betalingsforfall, og eventuell merverdiavgift. Mva skal oppgis i norske kroner. Når kjøper skal beregne og betale mva selv, skal dokumentet merkes «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet».

For selgeren skal dokumentet vise navn og organisasjonsnummer (§ 5-1-2). Er selgeren registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret følges av «MVA». Er selgeren et aksjeselskap, skal også ordet «Foretaksregisteret» stå på dokumentet. Kravene gjelder i utgangspunktet like mye for en kvittering til en forbruker som for en faktura til en bedrift, men kravene til opplysninger om kjøperen er mildere.

Kvittering fra kassasystem

Selger med kassasystem skal skrive ut en salgskvittering for hvert salg. Etter forskriften § 5-3-12 skal kvitteringen inneholde opplysningene fra delkapittel 5-1 og de som kassasystemforskriften § 2-8-4 krever, og dessuten klokkeslett for salget. Kassasystemet må ha produkterklæring etter kassasystemloven.

Ved kontantsalg fra detaljist kan selgeren fravike kravet om å angi kjøper. Det gjelder likevel ikke dersom kjøperen er bokføringspliktig og varen er beregnet for videresalg eller som innsatsfaktor, og vederlaget er over 1 000 kroner inkludert mva. Kjøp av drivstoff til person- eller varetransport er også unntatt. Er vederlaget 40 000 kroner eller mer inkludert mva og betales med kontanter, kan selgeren heller ikke utelate kjøperen. Ber kjøperen om å få sitt navn på kvitteringen, skal selgeren føre det på, signere og stemple.

Ved kontantsalg fra detaljist kan enkeltinnslag føres per varegruppe når en detaljert beskrivelse er vanskelig å få til. Ber kjøperen om det, skal selgeren da gi en nærmere spesifikasjon.

Kvittering ved faktura og netthandel

Salg på faktura og salg i nettbutikk dokumenteres med et salgsdokument som oppfyller kravene i § 5-1-1 og § 5-1-2. Kjøperen skal minst angis med navn og adresse eller organisasjonsnummer. En forbruker har ikke organisasjonsnummer, så her er det navn og adresse som gjelder.

Plikten til å oppgi leveringsdato gjelder ikke når varen sendes via speditør, ved postordre og lignende, og salgsdokumentet følger forsendelsen (§ 5-1-4). Nettbutikker som sender en pakkseddel eller faktura sammen med pakken, kan derfor utelate leveringsdato. Dokumentet skal også være forhåndsnummerert eller ha en maskinelt tildelt nummerserie som kan kontrolleres (§ 5-1-3). Dokumentet skal utstedes på norsk, svensk, dansk eller engelsk (§ 5-1-1a).

Små kontantselgere kan slippe kassasystem. Når kontantsalget ikke overstiger 50 000 kroner ekskludert mva i året, kan salget dokumenteres i innbundet bok, med gjenpart av daterte og nummererte salgsbilag eller med en datert og signert oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter. Kvittering skal da skrives ut hvis kunden ber om det (§ 5-4-1).

Retur og korrigering av salg

Leverer kunden tilbake en vare, skal det skrives ut en særskilt returkvittering fra kassasystemet. Skjer det samtidig et nytt salg, kan returen stå på den nye salgskvitteringen. Er feil betalingsmiddel registrert på en kvittering, skal feilen rettes med en returkvittering og en ny salgskvittering, eller med en kvittering som henviser til nummeret på den første og bare viser endringen. Dokumentasjonen skal skrives ut og tilbys kunden (forskriften § 5-3-6).

Har du sendt en faktura til en forbruker som må erstattes, skal du utstede en kreditnota som reverserer den første (§ 5-2-7). Du kan ikke bare sende en ny faktura og la den gamle stå.

Tjenester til forbrukere: håndverker, frisør og lignende

For tjenester skal salgsdokumentet vise hva slags tjeneste som er utført, omfanget og når og hvor den ble levert. Er prisen basert på tid, skal du dokumentere utførte timer for hver eier og ansatt, fordelt på kunder og oppdrag. Denne dokumentasjonen skal være ferdig senest innen utløpet av måneden etter (§ 5-14), men den er en del av selgerens eget regnskap og trenger ikke følge med kvitteringen.

Tar du imot timebestillinger, for eksempel som frisør eller massør, skal du dokumentere de bestilte timene, med tidspunkt, kundens navn og så vidt mulig hvem som skal utføre tjenesten (§ 5-15). Det er også en del av bokføringsplikten.

Andre regler utenfor bokføringsreglene

Bokføringsreglene regulerer hva selgeren må dokumentere i sitt eget regnskap. Andre lover kan stille egne krav til hva forbrukeren skal få vite før, under og etter kjøpet. Slike regler er ikke omtalt her. For mer om hva en faktura fra en håndverker må inneholde, se svaret om faktura fra håndverker.

Kort oppsummert

• Kvittering ved salg til forbrukere skal vise nummer, dato, selgerens navn og organisasjonsnummer, hva som er solgt, vederlaget og mva.
• Fra et kassasystem kommer klokkeslett og opplysninger etter kassasystemforskriften i tillegg.
• Selger kan som hovedregel utelate kjøperens navn ved kontantsalg til forbrukere i butikk, men må føre det på hvis kunden ber om det.
• Kjøperen må angis som hovedregel ved kontantbetaling på 40 000 kroner eller mer, og for bokføringspliktige kjøpere over 1 000 kroner.