Bedriften har ingen varslingsrutiner – hvor og hvordan varsler jeg da?
Mangler bedriften din varslingsrutiner, betyr ikke det at du står uten rettigheter, retten til å varsle om kritikkverdige forhold gjelder uansett, og arbeidsgiver kan ikke bruke fraværet av egne rutiner som unnskyldning for å møte deg med gjengjeldelse. Uten en fastsatt rutine å følge, må du selv sørge for at fremgangsmåten er forsvarlig: varsle noen som faktisk kan gjøre noe med saken, gjøre det på en saklig måte, og sikre bevis for at du har varslet og når. Mangler bedriften rutiner den etter loven skal ha, er det i seg selv en svikt hos arbeidsgiver, ikke et hinder for deg.
Jakob oppdager rot i regnskapet, men finner ingen rutine å følge
Jakob jobber som lagermedarbeider i et lite transportfirma med ni ansatte. Han oppdager over flere måneder at fakturaer til enkelte kunder ser ut til å bli endret i etterkant, med beløp som ikke stemmer med det som faktisk ble levert. Han leter etter en varslingsrutine på firmaets interne fellesdrev og i den tynne personalhåndboken han fikk ved ansettelsen, men finner ingenting. Det finnes ingen oppgitt kontaktperson for varsling, ingen beskrivelse av hvordan en slik sak skal meldes, og ingen informasjon om hva som skjer etterpå. Daglig leder er dessuten bror til den ansatte Jakob mistenker står bak endringene i fakturaene, noe som gjør at han er usikker på om det i det hele tatt er trygt å ta saken direkte til ledelsen.
Retten til å varsle er ikke avhengig av at det finnes en rutine
Retten til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen følger av loven, ikke av om virksomheten har skrevet ned en egen prosedyre for det. Har en virksomhet ikke laget rutiner for varsling, betyr det bare at det ikke finnes en fastsatt vei å gå, ikke at veien er stengt. Jakob har samme rett til å varsle om det han har oppdaget, og samme vern mot gjengjeldelse, som en ansatt i en virksomhet med et fullt utbygget varslingssystem.
Det som derimot endrer seg uten en rutine, er at Jakob selv må ta stilling til hvem han bør varsle til, og hvordan han best sikrer at varselet både når fram og lar seg dokumentere i etterkant.
Hvem du kan varsle til når det ikke finnes en fastsatt vei
Fremgangsmåten for varsling skal være forsvarlig, og hva som er forsvarlig avhenger av hva slags forhold det gjelder og hvem som med rimelighet kan gjøre noe med det. Vanlige mottakere er nærmeste leder, dersom denne ikke selv er en del av problemet, styret eller eier dersom virksomheten er liten og lederlinjen er kort, verneombudet, som har en egen rolle i arbeidsmiljøspørsmål, eller tillitsvalgt dersom det finnes en fagforening representert på arbeidsplassen. I Jakobs tilfelle, der daglig leder har en nær relasjon til den mistenkte, kan det være forsvarlig å gå forbi den vanlige lederlinjen og varsle direkte til styret eller til virksomhetens eier, dersom en slik funksjon finnes atskilt fra daglig ledelse.
Er saken alvorlig nok, kan det også være aktuelt å varsle til et offentlig tilsynsorgan, avhengig av hva slags kritikkverdig forhold det dreier seg om. For mistenkte økonomiske uregelmessigheter kan dette i ytterste konsekvens også innebære kontakt med politiet, men dette bør normalt vurderes etter at de interne mulighetene er forsøkt, med mindre saken haster eller bevis står i fare for å forsvinne.
Slik sikrer du bevis for at du faktisk har varslet
Uten en fastsatt rutine er det ekstra viktig at Jakob følger hvordan han varsler på riktig måte og selv dokumenterer varselet sitt. Det betyr å varsle skriftlig, gjerne per e-post, med en konkret beskrivelse av hva han har observert, når han observerte det, og hvorfor han mener det er kritikkverdig, framfor en muntlig samtale som senere kan bli husket ulikt av partene. Han bør beholde en kopi av alt han sender, gjerne sendt til en privat e-postadresse i tillegg til jobbadressen, i tilfelle han senere mister tilgang til jobbmailen sin.
Han bør også skrive ned, mens det er ferskt i minnet, konkrete eksempler på det han har sett: hvilke fakturaer, hvilke datoer, og hvilke avvik han la merke til, framfor en generell beskrivelse av at «noe virker rart». Jo mer konkret varselet er, desto vanskeligere blir det for arbeidsgiver senere å hevde at Jakob aldri sa fra tydelig nok.
Vernet mot gjengjeldelse gjelder fra det øyeblikket du varsler
Fra det tidspunktet Jakob har varslet, eller vurderer å varsle, er han beskyttet mot gjengjeldelse, som blant annet omfatter oppsigelse, avskjed, advarsel, omplassering, degradering og trakassering begrunnet i varselet. Arbeidsgiver har en aktivitetsplikt for å forebygge slik gjengjeldelse, en plikt som gjelder uavhengig av om virksomheten har egne rutiner eller ikke. Merker Jakob i etterkant en endring i hvordan han blir behandlet, bør han skrive ned dato og innhold hver gang, slik at han sitter med en dokumentert oversikt hvis han senere må sannsynliggjøre en sammenheng mellom varselet og det som skjer etterpå.
Kort oppsummert
- Fraværet av egne varslingsrutiner fratar deg ikke retten til å varsle om kritikkverdige forhold, den følger direkte av loven.
- Uten en fastsatt rutine må du selv vurdere hvem som kan og bør motta varselet, gjerne nærmeste leder, styret, verneombud eller tillitsvalgt.
- Varsle skriftlig og konkret, med datoer og eksempler, framfor en muntlig samtale som er vanskelig å dokumentere i ettertid.
- Ta vare på en egen kopi av varselet, gjerne sendt utenfor jobbens e-postsystem, i tilfelle tilgangen din senere endres.
- Vernet mot gjengjeldelse gjelder fra du varsler eller vurderer å varsle, uavhengig av om virksomheten har skriftlige rutiner for det.