Når må idrettslaget holde årsmøtet?
Etter NIFs lovnorm skal idrettslaget holde årsmøtet hvert år innen utgangen av mars. Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet og behandler blant annet årsberetning, regnskap og valg av styre. Lagets egne lover er bindende, så de bør alltid leses sammen med lovnormen.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Årsmøtet er stedet der medlemmene velger styret, godkjenner regnskapet og bestemmer hva laget skal gjøre det neste året. For et idrettslag er det en tidsfrist å passe på, siden idretten har egne regler som ligger over lagets egne lover.
Hvilke regler gjelder?
Det finnes ingen lov som regulerer idrettslag spesielt. Norges idrettsforbund (NIF) har en lovnorm for idrettslag, som er en mal for hva lagenes lover skal inneholde. Lagets egne lover bygger på denne malen. NIF endrer lovnormen fra tid til annen, så detaljene bør sjekkes mot gjeldende versjon hos NIF eller idrettskretsen.
Hovedregelen er at laget holder årsmøte hvert år, og fristen er utgangen av mars. Mange lag holder det i februar eller mars, slik at regnskapet for fjoråret kan behandles raskt.
Står det noe annet i lagets egne lover, gjelder de, så lenge de er i samsvar med NIFs regler. Les derfor lagets lover først, og bruk lovnormen som kontroll.
Hva årsmøtet skal behandle
Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet. Det skal i hovedtrekk behandle styrets årsberetning, regnskapet for forrige år, innkomne saker, fastsetting av kontingent og budsjett for det kommende året, og det skal velge styre og andre tillitsvalgte. Nøyaktig saksliste følger av lagets lover.
For at vedtakene skal bli gyldige, må innkallingen og saklisten være sendt ut etter reglene i lovene. Lovnormen og lagets egne lover har frister for innkalling og for når saklisten skal være klar. Hvis disse ikke følges, kan vedtakene bli angrepet. Hva som skjer da, er forklart i artikkelen Årsmøtet ble holdt uten gyldig innkalling.
Hva hvis fristen i mars passeres?
Fristen er en regel i idrettens regelverk, ikke en lovfestet frist med automatiske følger. At fristen oversittes, gjør ikke i seg selv årsmøtet ugyldig, men det er et avvik som styret har ansvar for. Hvor alvorlig det er, vil blant annet avhenge av hvor lenge fristen er oversittet og om det har hatt betydning for medlemmenes mulighet til å ta del.
Styret bør innkalle så fort det oppdager at fristen er brutt. Sitter laget uten gyldig styre fordi valgperioden er utløpt, kan det skape problemer for alt fra bankkonto til søknader om støtte. Idrettskretsen kan veilede laget i en slik situasjon.
Slik forbereder styret årsmøtet
Et årsmøte som går greit, er som regel et årsmøte som er planlagt i god tid. Styret bør sette datoen i lagets årskalender allerede på høsten og huske at innkallingen må sendes ut med den fristen lagets lover krever. Regnskapet for fjoråret må være ferdig og eventuelt revidert før møtet, og årsberetningen skal beskrive hva laget har gjort. Forslag til budsjett og kontingent må ligge klare, og saksdokumentene bør være tilgjengelige for medlemmene i god tid før møtet.
Lag med valgkomité bør gi den tid til å finne kandidater. Valg av styre er ofte den vanskeligste saken, og et styre som ikke får noen etterfølgere, er en av de vanligste grunnene til at årsmøter blir utsatt.
Hvem kan delta og stemme?
Lagets lover og lovnormen sier hvem som har stemmerett og forslagsrett på årsmøtet. Typiske krav er at du er medlem av laget og har vært det en viss tid, og at du har nådd en bestemt alder. De nøyaktige kravene må du lese i lagets egne lover. Medlemmer har rett til å fremme forslag, og lagets lover har frister for når forslagene må være levert. Styrets forhold til NIFs lov og lagets vedtekter er forklart i Idrettslagets styre og NIFs lov.
Ekstraordinært årsmøte
Utover det ordinære årsmøtet kan laget holde ekstraordinært årsmøte. Lagets lover sier hvem som kan kreve det, og hva som kreves for at det skal innkalles. Et ekstraordinært årsmøte behandler bare den saken eller de sakene det er innkalt til. Det kommer i tillegg til det ordinære årsmøtet, som skal holdes hvert år.
Eva og turnlaget som glemte årsmøtet
Bjerkåsen turnforening har ikke holdt årsmøte i år. Dato er 28. mars, og leder Eva oppdager at ingen har sendt innkalling. Hun regner ut at laget ikke rekker å holde møtet innen utgangen av mars, fordi lovene krever varsel før møtet.
Eva tar kontakt med idrettskretsen, som minner om fristen i lovnormen og anbefaler at laget innkaller til årsmøte så raskt som lagets lover tillater. Styret sender ut innkalling og saksliste neste dag, og årsmøtet holdes 24. april.
Møtet godkjenner regnskapet, velger nytt styre og vedtar kontingent. At fristen i mars ble oversittet, gjør ikke i seg selv vedtakene ugyldige når alle medlemmer fikk innkalling etter lagets lover og møtet ble holdt etter reglene. Styret noterer i årsberetningen for neste år at fristen ble oversittet, og får på plass en rutine med årsmøtedato i kalenderen fra august.
Kort oppsummert
- Etter NIFs lovnorm skal idrettslaget holde årsmøtet hvert år innen utgangen av mars.
- Lagets egne lover gjelder sammen med lovnormen, så les begge.
- Årsmøtet behandler blant annet årsberetning, regnskap, kontingent, budsjett og valg av styre.
- Oversitter laget fristen, bør styret innkalle så raskt som lovene tillater.
- Innkalling og saksliste må følge lagets lover, ellers kan vedtakene bli angrepet.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.