Du innkaller til generalforsamling ved å sende en skriftlig innkalling fra styret til alle aksjonærene. Innkallingen skal si tid og sted for møtet, og tydelig forklare hvilke saker som skal behandles (aksjeloven § 5-10).
Hvem har ansvaret for å innkalle?
Det er styret som har ansvaret for å kalle inn til generalforsamling (§ 5-9). Det er altså ikke daglig leder eller en tilfeldig aksjonær, men styret som organ. I praksis er det ofte styrelederen som sender ut innkallingen på vegne av styret.
Steg for steg: slik gjør du det
Steg 1: Bestem tid og sted. Velg dato, klokkeslett og sted for møtet. Husk at den ordinære generalforsamlingen må holdes innen 30. juni (for selskaper med kalenderår). Stedet kan være kontoret, et møterom, eller, hvis alle er enige, et digitalt møte.
Steg 2: Sett opp sakslisten (agendaen). Skriv ned hvilke saker som skal behandles. Innkallingen skal "bestemt angi" sakene (§ 5-10). Det betyr at du ikke kan være vag, du må si konkret hva som skal opp. En typisk saksliste for en ordinær generalforsamling ser slik ut:
- Åpning av møtet og registrering av frammøtte aksjonærer.
- Valg av møteleder.
- Godkjenning av innkalling og saksliste.
- Godkjenning av årsregnskap for 2025.
- Behandling av styrets forslag om utbytte.
- Eventuelt valg av styre.
- Eventuelt.
Steg 3: Skriv selve innkallingen. Innkallingen må være skriftlig og sendes til alle aksjonærene med kjent adresse (§ 5-9 og § 5-10). E-post er greit hvis aksjonæren har godtatt elektronisk kommunikasjon.
Steg 4: Send innkallingen i tide. Fristen er senest én uke før møtet, med mindre vedtektene krever lengre frist (§ 5-10). Mer om dette i neste artikkel.
Steg 5: Hold møtet og før protokoll. På selve møtet skal det føres protokoll (referat) over det som blir besluttet. Protokollen skal signeres.
Mal: innkalling til ordinær generalforsamling
Her er en enkel mal du kan bruke. Bytt ut det som står i klammer:
Innkalling til ordinær generalforsamling i [Selskapets navn] AS
Det innkalles herved til ordinær generalforsamling.
Tid: [dato] kl. [klokkeslett] Sted: [adresse / digitalt møte via lenke]
Saker til behandling: 1. Åpning av møtet og registrering av aksjonærer 2. Valg av møteleder 3. Godkjenning av innkalling og saksliste 4. Godkjenning av årsregnskap for [år] 5. Behandling av styrets forslag til utbytte 6. [Eventuelt valg av styre / andre saker] 7. Eventuelt
Årsregnskapet ligger vedlagt / er tilgjengelig på forespørsel.
[Sted og dato] For styret i [Selskapets navn] AS [Navn], styreleder
Et konkret eksempel
Styreleder Helene i "Blå Hav Dykkersenter AS" skal kalle inn til ordinær generalforsamling. Selskapet har tre aksjonærer. Hun setter datoen til 12. juni, lager sakslisten, fyller ut malen over, legger ved årsregnskapet, og sender innkallingen på e-post til alle tre den 2. juni, altså ti dager før møtet. Da er hun trygt innenfor enukersfristen.
Husk vedtektene
Sjekk alltid selskapets egne vedtekter før du sender innkalling. Noen selskaper har bestemt i vedtektene at innkallingen skal sendes tidligere enn én uke, for eksempel to uker. Da må du følge den lengre fristen.
Hva med forenklet generalforsamling?
Hvis alle aksjonærene er enige, kan dere droppe de formelle kravene til innkalling og holde en forenklet generalforsamling. Da kan dere for eksempel signere protokollen sammen uten en formell forutgående innkalling. Dette er praktisk for små selskaper med få og samstemte eiere, men husk at alle må være enige om denne forenklede formen.
Hvilke vedlegg bør følge med?
For at aksjonærene skal kunne ta gode beslutninger, bør relevante dokumenter være tilgjengelige. Til en ordinær generalforsamling er det særlig:
- Årsregnskapet for det aktuelle året.
- Eventuell årsberetning og revisjonsberetning (hvis selskapet har revisor).
- Styrets forslag til disponering av overskudd / utbytte.
Disse skal aksjonærene få tilgang til, enten som vedlegg til innkallingen eller på selskapets kontor.
Vanlige feil ved innkalling, unngå disse
- Glemmer en aksjonær. Alle aksjonærer med kjent adresse skal ha innkalling. Sjekk aksjeeierboken så ingen blir hoppet over.
- For vag saksliste. "Diverse" eller "økonomi" holder ikke. Sakene skal være bestemt angitt.
- Sender for sent. Hold deg innenfor fristen (mer i neste artikkel).
- Ignorerer vedtektene. Hvis vedtektene krever lengre frist eller egne formkrav, må de følges.
- Glemmer å føre protokoll på selve møtet.
Slik avholder du selve møtet
Når dere er samlet (fysisk eller digitalt), er en grei fremgangsmåte:
- Møteleder åpner møtet og noterer hvem som er til stede.
- Innkalling og saksliste godkjennes.
- Hver sak behandles og det stemmes der det trengs.
- Beslutningene føres i protokollen.
- Protokollen signeres, i mange små selskaper av møteleder og minst én annen, eller av alle frammøtte.
Kan en aksjonær møte med fullmektig?
Ja. En aksjonær som ikke kan møte selv, har rett til å la seg representere av en fullmektig. Fullmektigen møter da med en skriftlig, datert fullmakt og kan stemme på aksjonærens vegne. Dette er praktisk hvis en av eierne er bortreist, da kan vedkommende likevel utøve sin stemmerett gjennom noen andre.
Eksempel: David i "Vestkyst Marin AS" er på ferie i utlandet under generalforsamlingen. Han skriver en kort fullmakt der han ber medeieren Cathrine stemme på hans vegne. Slik blir alle eierne hørt selv om ikke alle er fysisk til stede.
Hva med digital innkalling og digitalt møte?
I dag er det vanlig å sende innkalling på e-post, så lenge aksjonæren har akseptert elektronisk kommunikasjon med selskapet. Mange små selskaper holder også selve møtet digitalt, for eksempel over video. Dette er fullt mulig så lenge alle får delta og utøve sine rettigheter på en betryggende måte. For et lite AS med eiere spredt rundt i landet er dette ofte den enkleste løsningen.
Kort oppsummert
Det er styret som innkaller til generalforsamling, vanligvis ved at styrelederen sender en skriftlig innkalling til alle aksjonærene (§ 5-9). Innkallingen må angi tid, sted og hvilke saker som skal behandles, helt konkret (§ 5-10). Bruk gjerne malen over, sjekk alltid vedtektene for eventuelle strengere krav, og send innkallingen i god tid. Har dere få og enige eiere, kan dere bruke forenklet generalforsamling og slippe de formelle innkallingskravene.