Hvilke dokumenter skal finnes på arbeidsplassen når jeg er utsendt?

Hvem kravet til dokumenter gjelder for

Reglene gjelder når en virksomhet i et annet land sender en ansatt til Norge for å levere en tjeneste. Typiske eksempler er et polsk byggefirma som har fått et oppdrag i Trondheim, et litauisk monteringsfirma som installerer et anlegg på et lager, eller et vikarbyrå i utlandet som leier ut folk til en norsk bedrift. Arbeidsmiljøloven § 1-7 kaller dette utsending. Det forutsetter at du fortsatt er ansatt i den utenlandske virksomheten mens du jobber her.

Er du ansatt direkte i et norsk firma, er du ikke utsendt. Da gjelder de vanlige norske reglene fullt ut, og dokumentkravet i utsendingsforskriften er ikke det som beskytter deg.

For sjåfører som kjører gods eller passasjerer i Norge for et utenlandsk transportfirma, gjelder egne regler. Der skal blant annet kopi av utsendingserklæringen, dokumentasjon av transportoppdragene og utskrift fra fartsskriveren ligge i kjøretøyet og vises fram ved veikontroll.

Dokumenter for utsendt arbeidstaker: listen i forskriften

Forskriften nevner tre dokumenter som skal være tilgjengelige på selve arbeidsplassen i Norge i hele utsendingsperioden:

• arbeidsavtalen
• en oversikt over arbeidstiden
• lønnsslippene

I tillegg skal arbeidsgiveren kunne legge fram dokumentasjon som viser forventet varighet med planlagt start- og sluttdato, hvor mange arbeidstakere som er sendt ut, og hvem de er. Denne delen må ikke nødvendigvis ligge på byggeplassen, men den skal kunne vises fram når myndighetene ber om det.

«Tilgjengelig» betyr at dokumentene skal kunne hentes fram på stedet. Det holder ikke at de ligger på et kontor i hjemlandet som bare kan sende dem etter noen uker. En mappe i brakka eller en digital løsning som formannen kan åpne på telefonen, oppfyller kravet.

Hva hvert dokument skal vise

Arbeidsavtalen skal følge de norske kravene til innhold. Utsendingsforskriften § 3 sier at blant annet arbeidsmiljøloven § 14-6 gjelder for utsendte, uansett hvilket lands rett som ellers styrer arbeidsforholdet. Avtalen skal derfor vise blant annet arbeidssted, hva du skal gjøre, lønn og tillegg hver for seg, arbeidstid, pauser og oppsigelsesfrister.

Et punkt er særlig viktig for deg som utsendt. Får du et tillegg fordi du er sendt ut, skal kontrakten vise hvor mye av tillegget som er lønn, og hvor mye som er dekning av utgifter til reise, kost og losji. Står det ikke, regnes hele tillegget som utgiftsdekning etter forskriften § 3a. Da teller det ikke med når man sjekker om du har fått minstelønnen.

Oversikten over arbeidstiden skal vise hvor mange timer du faktisk har jobbet. Arbeidsmiljøloven kapittel 10 gjelder for utsendte, og der står det at det skal finnes en slik oversikt for hver arbeidstaker. Timelister, stemplingsdata eller et digitalt system kan brukes.

Lønnsslippen skal vise hvordan lønnen er regnet ut, grunnlaget for feriepenger og alle trekk. Dette følger av arbeidsmiljøloven § 14-15 sjette ledd, som også gjelder for utsendte.

Språket: norsk, svensk, dansk eller engelsk

Dokumentene skal foreligge på et av fire språk: norsk, svensk, dansk eller engelsk. En kontrakt som bare finnes på bulgarsk eller portugisisk, oppfyller ikke kravet, selv om du selv forstår den godt. Arbeidsgiveren kan gjerne ha en versjon på ditt språk i tillegg, men en av de godkjente versjonene må være på plass.

Grunnen er at Arbeidstilsynet skal kunne lese dokumentene ved tilsyn uten å bestille oversettelse først. For deg betyr det at du kan be om å få se kontrakten, timelistene og lønnsslippene på et språk som norske myndigheter, en tillitsvalgt eller en fagforening forstår.

Hva du gjør hvis dokumentene mangler

Begynn med å be arbeidsgiveren eller formannen om kopi av kontrakten din, timelistene og lønnsslippene. Du har krav på å få se dem, og det er nyttig å ha egne kopier hvis det senere blir uenighet om lønn eller timer. Noter selv når du begynner og slutter hver dag.

Arbeidstilsynet fører tilsyn med reglene for utsendte og gir informasjon om hvilke vilkår som gjelder. Du kan tipse dem om en arbeidsplass der dokumentene mangler. Gjengjeldelse mot en utsendt arbeidstaker som går til rettslige eller administrative skritt for å få de vilkårene forskriften gir rett til, er forbudt etter forskriften § 10.

På bygge- og anleggsplasser kommer HMS-kortet i tillegg. Det er et eget kort som skal bæres synlig, og som også utsendte må ha. Hvis du er usikker på hvilke lønnsvilkår som gjelder i bransjen din, kan du lese om rettighetene i en allmenngjort tariffavtale.

Kort oppsummert

• Som utsendt arbeidstaker skal arbeidsavtalen, oversikten over arbeidstiden og lønnsslippene dine være tilgjengelige på arbeidsplassen i Norge hele utsendingsperioden.
• Arbeidsgiveren skal også kunne dokumentere varighet, start- og sluttdato, antall utsendte og hvem de er.
• Disse dokumentene for utsendt arbeidstaker skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk, på papir eller elektronisk.
• Står det ikke i kontrakten hvor mye av et utsendingstillegg som er lønn, regnes hele tillegget som utgiftsdekning.
• Mangler dokumentene, kan du be om kopier og tipse Arbeidstilsynet.