Hvem skal betale for verktøy og programvare i et konsulentoppdrag?
Som selvstendig konsulent betaler du normalt selv for verktøy og programvare du bruker i oppdraget. Loven har ingen fast regel om dette, så det er oppdragsavtalen som avgjør. Vil du at oppdragsgiveren skal dekke lisenser eller utstyr, må du avtale det før du starter. Kostnadene du selv bærer, kan du som hovedregel trekke fra i næringsinntekten.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Loven har ingen egen regel for hvem som betaler verktøyene
Det finnes ingen lov som bestemmer at oppdragsgiveren eller konsulenten skal betale for verktøy i et oppdrag. Mellom to næringsdrivende gjelder avtalefrihet (avtaleloven), og partene avtaler selv hvem som bærer kostnadene. Er avtalen taus, tolkes den ut fra det som er vanlig i bransjen og hva partene har gjort tidligere.
Det som er vanlig, er at en selvstendig stiller med eget utstyr. Det er en del av forskjellen mellom å være selvstendig og å være ansatt. En ansatt får PC, programvare og verktøy fra arbeidsgiveren. En konsulent selger en tjeneste og velger selv hvordan den leveres.
Det som er konsulentens egen utgift
Vanlige eksempler er egen PC eller telefon, programvare du bruker på tvers av oppdrag, kontorplass, nettbasert lagring og faglig utstyr. Prisen på disse skal ligge inne i timeprisen eller fastprisen din. Du kan ikke sende en egen regning for dem uten at det er avtalt.
Etter skatteloven § 6-1 gis det fradrag for kostnader som er pådratt for å erverve, vedlikeholde eller sikre skattepliktig inntekt. Verktøy du bruker i næringsvirksomheten, faller normalt inn under dette. Private kostnader gir derimot ikke fradrag. Bruker du den samme PC-en privat og i virksomheten, må du regne ut hvor stor del som hører til virksomheten.
Det oppdragsgiveren ofte dekker
Det er ikke uvanlig at partene avtaler noe annet for utgifter som er spesielle for ett oppdrag. Typiske eksempler er en dyr lisens som bare trengs for dette kundeprosjektet, tilgang til kundens interne systemer eller reiseutgifter. Slike utgifter kan avtales dekket mot dokumentasjon, eller viderefakturert med eller uten påslag.
Skriv inn tre ting i avtalen: hva som dekkes, hvordan du dokumenterer det, og om du må få godkjenning før du kjøper. Uten godkjenning kan oppdragsgiveren hevde at han aldri har sagt ja til utgiften, og da står du med regningen.
Når utstyret avgjør om du er selvstendig
Utstyr er også et tegn på om du egentlig er ansatt. Etter arbeidsmiljøloven § 1-8 er en arbeidstaker den som utfører arbeid for og underordnet en annen. Det skal legges til grunn at det er et arbeidstakerforhold, med mindre oppdragsgiveren gjør det overveiende sannsynlig at det er et selvstendig oppdrag.
Bruker du kundens PC, kundens e-postadresse og kundens programvare, og sitter du fast på kundens kontor under kundens ledelse, peker det mot ansettelse. Det er likevel bare ett av momentene. Om en konsulent som får låne en bærbar PC under et kort oppdrag blir ansatt av den grunn, avgjøres etter en samlet vurdering. Les mer om når en frilanser egentlig er ansatt.
Magnus og designlisensen
Magnus er selvstendig UX-konsulent og tar et oppdrag for et forsikringsselskap, 120 timer til 1 100 kroner i timen. Han har egen PC og et designprogram med årlig lisens til 4 800 kroner. Dem betaler han selv, og kostnaden ligger bakt inn i timeprisen. Han fører begge som fradrag i næringsinntekten.
Kunden krever at alt arbeid gjøres i et prototypeverktøy kunden har valgt. Lisensen til det koster 3 600 kroner for to måneder. Magnus tar opp spørsmålet før han signerer. De skriver i avtalen at kunden stiller lisensen til rådighet, og at Magnus ikke kan bruke den til andre oppdrag. Har han ikke tatt det opp og kjøpt lisensen selv, kan han ikke senere kreve 3 600 kroner av kunden uten at avtalen gir dekning.
Sender Magnus likevel en regning på 3 600 kroner uten avtale, kan kunden si nei. Han kan prøve å begrunne kravet med at kunden bestemte verktøyet, men uten en avtale er det en usikker sak.
Slik avtaler du det før oppdraget starter
Spør om det finnes krav til bestemte verktøy, og hvem som betaler lisensen. Beskriv i avtalen hva som er inkludert i prisen, og hva som faktureres særskilt. Be om skriftlig bekreftelse på utgifter over et avtalt beløp. Er du usikker på hva en oppdragsavtale bør ha med, finnes det en mal for konsulentavtale.
Kort oppsummert
- Loven har ingen fast regel for hvem som betaler verktøy og programvare i et konsulentoppdrag. Avtalen avgjør.
- Som selvstendig betaler du normalt selv for utstyr og programvare du bruker på tvers av oppdrag.
- Oppdragsspesifikke kostnader kan avtales dekket av oppdragsgiveren, med godkjenning på forhånd.
- Egne kostnader kan trekkes fra i næringsinntekten når de er pådratt for å erverve inntekt.
- Når oppdragsgiveren stiller alt utstyr, kan det være ett av flere tegn på at du egentlig er ansatt.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.