Må jeg ha spesifikasjon av lønn og reiseregninger i regnskapet?
Ja. Lønn skal dokumenteres per mottaker, og reiseutgifter skal vise hvem utgiftene gjelder og hva formålet med reisen var. Dokumentasjonen skal ligge i regnskapet slik at tallene kan følges fra bilag til rapportering. Kravene står i bokføringsforskriften og gjelder alle bokføringspliktige med ansatte eller reiseutgifter.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Slik dokumenterer du lønn i regnskapet
Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, sammen med forskuddstrekk og utleggstrekk, skal vise ytelsene per mottaker (bokføringsforskriften § 5-6). Dokumentasjonen skal inneholde fødselsnummer, navn, skattekommune og opplysninger om hvilket trekk som gjelder (tabellnummer eller trekkprosent). For hver periode med rapportering skal du også kunne vise per mottaker:
- dato for utbetaling og, om mulig, tidsrommet ytelsen gjelder
- brutto ytelse, eventuelt med antall godtgjorte timer
- tillegg for naturalytelser det skal trekkes av
- trekkgrunnlaget og størrelsen på forskuddstrekket
Lønn som beregnes ut fra timer, må dokumenteres med dato for utført arbeid, antall timer hver dato og sum timer for perioden. Dokumentasjonen skal være utstedt senest når ytelsen kan utbetales, og du skal ha en lettfattelig beskrivelse av lønnssystemet.
Driver du ENK alene, har du ingen lønn å dokumentere til deg selv. Eierens egne uttak fra foretaket er ikke lønn. Først når du får ansatte, kommer lønnsdokumentasjonen inn.
Dokumentasjon av reiseregning i bokføringen
Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter skal vise hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen var og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på (bokføringsforskriften § 5-9). Består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, og opplysningene ikke fremgår av hvert enkelt, skal dokumentene henvise til hverandre. Dokumentasjonen skal også følge reglene i skattebetalingsforskriften. Der står blant annet reglene om hvilke godtgjørelser det ikke skal trekkes skatt av, som er forklart i Er diett og reisegodtgjørelse skattefritt?.
Betalingen i seg selv er ikke nok. Betalingsdokumentasjon skal vise betaler, mottaker, beløp og dato (§ 5-11), men en kontoutskrift uten formål forteller ikke hvorfor pengene ble brukt. Reiseregningen skal samle bilag og opplysninger slik at en utenforstående forstår turen.
Bevertning har sin egen regel: dokumentasjonen skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter (§ 5-10).
Utlegg fra ansatte
Betaler en ansatt noe for virksomheten, gjelder særlige krav til kjøpsdokumentet (§ 5-5-1). Gjelder kjøpet varer eller tjenester til videresalg eller som direkte innsatsfaktor, og koster det over 1 000 kroner inkludert mva, skal dokumentasjonen angi arbeidsgiver som kjøper. Ved andre kjøp skal den ansatte lage og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er gjort, og formålet med dem. Utleggsdokumentasjonen skal så vidt mulig utstedes innenfor den mva-terminen utleggene er gjort.
Elin og reiseregningen til Jens
Elin Vold har et lite rengjøringsfirma med tre ansatte. Jens, en av de ansatte, reiser til Trondheim på en tre dagers fagmesse om rengjøringsmaskiner. Han leverer en reiseregning med flybillett, hotellkvittering, to kvitteringer fra restaurant og en oppstilling av kjøp. På reiseregningen står det at turen gjelder deltakelse på fagmessen, at Jens er den reisende, og hvilke dager han var på messen. Hotellregningen og flybilletten henviser til reiseregningen og omvendt.
Restaurantkvitteringene har ikke navn på hvem som spiste, så Jens legger til at han spiste alene. En kassakvittering på 1 460 kroner for rengjøringsmidler som Jens kjøpte på vei til et oppdrag, skal ha firmaets navn som kjøper, siden dette er en innsatsfaktor over 1 000 kroner. Jens kan ikke bare levere en kvittering uten kjøper.
Til slutt bokfører Elin lønnen. Hver utbetaling til Jens vises med fødselsnummer, navn, brutto, trekkgrunnlag og trukket forskuddstrekk.
Mangler skattekortet hos arbeidsgiver, og opplysningene ikke er kjent på annen måte, skal lønnsdokumentasjonen vise navn og nummer på kommunen mottakeren oppgir å ha vært bosatt i 1. november året før trekkåret. For utenlandske mottakere som ikke var bosatt i Norge da, skal den vise hvilken kommune de bosatte seg i ved ankomsten. Har arbeidsgiveren fått pålegg om utleggstrekk, skal dokumentasjonen vise når pålegget kom, og trekkprosenten eller beløpet.
Dokumentasjon av tid for ansatte
Utfører du tjenester der vederlaget bygger på tidsforbruk, skal timene dokumenteres for hver eier og ansatt. Timene skal føres per dag og fordeles på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag, og dokumentasjonen skal være klar senest innen utgangen av måneden etter. Regelen gjelder også når det er avtalt fast pris (§ 5-14). Elin fakturerer rengjøringsoppdrag etter timer, så hun og de tre ansatte fører timer per dag fordelt på kunde, og listene er ferdige innen utgangen av neste måned.
Hvor lenge og hvordan det oppbevares
Lønns- og reisedokumentasjonen er dokumentasjon av bokførte opplysninger og skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13). Timelister for ansatte som godtgjøres etter timer, skal oppbevares i tre år og seks måneder (§ 7-3). Mangler dokumentasjonen, kan Skatteetaten avvise fradraget eller kreve dokumentasjon i en kontroll. Hva som kan skje, er beskrevet under bilag som mangler.
Kort oppsummert
- Lønn skal dokumenteres per mottaker med blant annet fødselsnummer, navn, brutto ytelse, trekkgrunnlag og forskuddstrekk.
- Reiseregninger skal vise hvem som reiste, formålet og hvilke arrangementer som ble besøkt. Flere dokumenter skal henvise til hverandre.
- Utlegg fra ansatte over 1 000 kroner til innsatsfaktorer skal angi arbeidsgiveren som kjøper.
- Dokumentasjon av lønn og reise oppbevares i fem år, og timelister i tre år og seks måneder.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.