Må jeg gi kunden kvittering selv om kunden ikke ber om det?

Plikt til å gi kunden kvittering: hovedregelen

Bokføringsloven § 10 krever at bokførte opplysninger er dokumentert. For salg er det selgeren som skal utstede dokumentet, med mindre noe annet er bestemt i lov eller forskrift (bokføringsforskriften § 5-2-1 første ledd). Det kalles salgsdokument, og det kan være en faktura eller en kvittering.

Forskriften § 5-2-1 siste ledd gir kunden en rett som ikke avhenger av at hun spør: salgsdokumentet skal «uoppfordret oversendes kjøper». Unntak gjelder hvis partene har avtalt noe annet i en skriftlig, undertegnet avtale, eller hvis noe annet er bestemt i lov eller forskrift. En muntlig avtale om å droppe kvitteringen er ikke nok.

Plikten har to sider. Selgeren må sørge for at dokumentet blir laget, og han må sørge for at kunden får det. En kvittering som ligger igjen i kassaskuffen oppfyller ikke plikten.

Kassasalg: kvitteringen skal legges frem

For kontantsalg i butikk, kafé eller lignende gjelder forskriften § 5-3-5. Ved hvert salg skal det skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet, og den skal legges frem for kunden. Kassasystemet må ha produkterklæring.

Unntaket er salg gjennom en integrert betalingsløsning, der betalingsterminalen er koblet til kassasystemet, hvis kunden ikke vil ha kvittering. Da behøver ikke kvitteringen skrives ut. Selgeren kan heller ikke bestemme dette på kundens vegne: det er kundens ønske som er vilkåret.

Kvitteringen kan sendes elektronisk, for eksempel på e-post eller i en app. Registreres også kredittsalg i kassasystemet, og fakturaen kommer senere, skal det skrives ut en utleveringskvittering.

Små kontantselgere: kvittering på forespørsel

For virksomheter med lite kontantsalg gjelder en lempeligere regel. Har du ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp i året for denne virksomheten, eller kontantsalg som ikke overstiger 50 000 kroner ekskludert mva i regnskapsåret, trenger du ikke kassasystem (forskriften § 5-4-1). Du kan føre salget i en innbundet bok med nummererte sider, med gjenparter av daterte og nummererte salgsbilag eller med en datert og signert oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter. Kvittering skal skrives ut hvis kunden ber om det.

Det betyr ikke at du kan nekte. Ber kunden om kvittering, skal hun få det. Stiller hun ikke noe krav, er du ikke pliktig til å tilby en. Det er likevel lite arbeid å ha en kvitteringsblokk liggende, og kunder som vil reklamere senere, har nytte av å kunne vise at de har kjøpt varen. Se svaret om å reklamere uten kvittering.

Selgere som utsteder kontantfaktura i tråd med reglene om salgsdokument, trenger ikke registrere kontantsalget i kassasystem. Da gjelder de vanlige kravene til faktura.

Slik oppfyller du plikten i praksis

Plikten kan oppfylles på flere måter, så lenge kunden faktisk får dokumentet. Ved kassasalg kan kvitteringen skrives ut eller sendes elektronisk (forskriften § 5-3-5). Et håndverkeroppdrag hjemme hos kunden avsluttes vanligvis med en faktura som sendes etter at jobben er gjort, innenfor fristen for å utstede salgsdokument. I nettbutikken følger fakturaen med pakken eller sendes på e-post.

Det som avgjør, er at dokumentet når kunden uten at hun må purre. Har du avtalt skriftlig at kunden ikke skal ha dokumentene tilsendt, for eksempel fordi alt samles i en månedlig oppstilling, må avtalen være undertegnet av begge parter og oppbevares som en del av regnskapsmaterialet. Avtaler som gjelder virksomheten, skal oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13).

Fakturakunder og nettbutikk

Selger du på faktura, skal fakturaen sendes kunden uoppfordret. Det samme gjelder salgsdokumentet i en nettbutikk. Dokumentet kan følge med pakken eller sendes elektronisk. Fristen for å utstede dokumentet står i bokføringsforskriften § 5-2-2. Se også svaret om nummerering og krav til faktura.

Kort oppsummert

• Plikten til å gi kunden kvittering gjelder uten at hun ber om den: salgsdokumentet skal oversendes kjøperen uoppfordret.
• Ved kassasalg skal salgskvitteringen legges frem hver gang, men kunden kan avstå når betalingen går gjennom en integrert betalingsløsning.
• Kontantselgere under 50 000 kroner i året eller med sporadisk salg under tre ganger grunnbeløpet trenger bare å gi kvittering hvis kunden ber om det.
• En skriftlig, undertegnet avtale kan frita selgeren fra å sende dokumentet uoppfordret.