Kan jeg føre regnskapet i Excel?

Regnskap i Excel: lovlig, men med krav til systemet

Bokføringsloven nevner ikke Excel, og den forbyr ikke regneark. Loven stiller krav til regnskapssystemet, ikke til hvilket produkt du bruker. Etter § 4 skal det foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som gjør det mulig å lage pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner. Alle transaksjoner skal bokføres fullstendig og nøyaktig, bokførte opplysninger skal være dokumentert, og det skal finnes et toveis kontrollspor mellom bilag, spesifikasjoner og rapportering.

Regnskapsmaterialet skal dessuten sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap. Hele bokføringen skal følge god bokføringsskikk. Dette er vurderinger du selv står for. Bokføringsloven finner du i sin helhet i lov om bokføring.

Retting og låsing av perioder

Det vanligste problemet med regneark er at alle celler kan endres når som helst. Bokføringsloven § 9 sier at bokførte opplysninger ikke skal endres eller slettes etter at ajourholdsfristene er utløpt. Etter det skal du rette med en ny, dokumentert postering som reverserer den opprinnelige i sin helhet.

Bokføringsforskriften § 7-6 sier at regnskapsperioder skal lukkes innen ajourholdsfristene, på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting. Du skal ha en beskrivelse av hvordan lukkingen fungerer i systemet, og den skal oppbevares i fem år. Kravene gjelder ikke dem som oppbevarer de utarbeidede spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 2.

For en som bruker Excel kan det være en praktisk løsning å skrive ut eller lagre spesifikasjonene for hver periode som skrivebeskyttet PDF når perioden er avsluttet. Da har du dokumentet som viser hva som var bokført da. Senere rettelser gjør du i en ny periode med en egen postering.

Spesifikasjoner, kontrollspor og sikkerhetskopi

Regnearket må kunne produsere de spesifikasjonene loven krever, og det minst hver fjerde måned (§ 5): bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon og spesifikasjon av uttak til eiere. Systemet skal kunne gjengi dem på papir. Inngående og utgående mva skal kunne spesifiseres per transaksjon (forskriften § 3-1).

Kontrollsporet krever at hvert bilag er nummerert eller identifisert på annen måte, slik at det kan kontrolleres at dokumentasjonen er fullstendig (§ 6). I et regneark betyr det en fast kolonne med bilagsnummer som tilsvarer nummeret på bilaget, uten hull og uten dobbeltnumre.

Sikkerhetskopi er et eget krav (forskriften § 7-2). Det skal foreligge en kopi av elektronisk regnskapsmateriale. Kopien skal oppbevares adskilt fra originalen, tas så ofte som virksomhetens omfang tilsier og testes minst én gang i året. En fil som bare ligger på den samme bærbare pc-en som regnearket, er ikke tilstrekkelig. Se svaret om å føre regnskap selv for flere praktiske råd.

Formler, maler og systemgenererte tall

Regneark er fulle av formler som regner ut mva og summer automatisk. Slike systemgenererte poster må kunne etterprøves. Loven krever dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, i de tilfellene det er nødvendig for å kontrollere opplysningene enkelt (bokføringsloven § 6). Skriv derfor ned hvordan arket er bygget opp, hva hver kolonne betyr og hvilke formler som brukes, og lagre beskrivelsen sammen med regnskapet.

Endrer du malen midt i året, for eksempel ved å legge til en kolonne eller bytte formel, bør du lagre en kopi av den gamle versjonen. Da kan en kontrollør se hva som gjaldt i hvilken periode.

Når regnearket blir for lite

Antall transaksjoner, mva på flere satser, kontantsalg og ansatte gjør det vanskeligere å holde regnearket innenfor kravene. Små virksomheter med få og oversiktlige bilag kan klare det. Vokser virksomheten, er det ofte enklere å gå over til et regnskapsprogram som låser perioder og lager spesifikasjonene selv. Loven krever ikke et slikt program, men det er ofte den enkleste måten å oppfylle de tekniske kravene på. Ansvaret for at kravene er oppfylt, ligger hos deg uansett hvilket verktøy du bruker. Les mer om hva en småbedrift må bokføre i svaret om bokføringsplikt i småbedrift.

Kort oppsummert

• Regnskap i Excel er lovlig dersom regnearket fungerer som et ordentlig regnskapssystem med fullstendig bokføring, kontrollspor og sikring mot endring.
• Perioder skal lukkes slik at bokførte opplysninger ikke kan endres eller slettes, og feil rettes med en ny, dokumentert postering.
• Du må kunne lage spesifikasjonene minst hver fjerde måned og ha en sikkerhetskopi som oppbevares adskilt og testes minst én gang i året.
• For virksomheter med mange transaksjoner eller kontantsalg er et regnskapsprogram som regel mer praktisk.