Kan jeg flytte regnskapet mitt til en skytjeneste i utlandet?
Ja, i mange tilfeller. Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i et annet EØS-land, i Storbritannia og i Sveits uten å søke, men du må skriftlig melde fra til skattekontoret og sørge for at materialet kan hentes frem og skrives ut i Norge. Utenfor disse landene gjelder hovedregelen om oppbevaring i Norge, så der trenger du et unntak.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hovedregelen: regnskapsmaterialet skal ligge i Norge
Bokføringsloven § 13 sier at oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge i fem år eller tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, avhengig av type (bokføringsloven). Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak gjøre unntak fra reglene om oppbevaringssted. Det er derfor forskriften som avgjør om du kan bruke en skytjeneste med servere i utlandet. Det som teller, er hvor dataene faktisk lagres, ikke hvor leverandøren har hovedkontor.
Materialet skal uansett kunne fremlegges for kontrollmyndigheten uten ugrunnet opphold, og det skal være lesbart og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.
Skytjeneste i EØS, Storbritannia og Sveits
Bokføringsforskriften § 7-5 åpner for at bokføringspliktige kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i et annet EØS-land, i Storbritannia og i Sveits. Du trenger ikke søke. Forskriften stiller likevel noen vilkår:
- Materialet må være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir fra en terminal eller lignende i Norge i hele oppbevaringsperioden.
- Du må skriftlig informere skattekontoret om hvilket materiale som oppbevares i utlandet, hvor det oppbevares og hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få tilgang.
- Oppbevaringstiden skal minst følge de norske reglene, selv om det andre landet har kortere frister.
Skattekontoret kan likevel pålegge deg å oppbevare det elektroniske materialet i Norge i opptil tre år, hvis du vesentlig har overtrådt bokføringsreglene, eller hvis norske myndigheters tilgang er blitt vanskeliggjort på grunn av forhold hos deg eller hos tjenesteleverandøren.
Gjelder det bokførte opplysninger som skal være elektronisk tilgjengelige, må de være tilgjengelige gjennom terminal eller lignende i Norge også når de ligger i utlandet (§ 7-7). Det samme gjelder sikkerhetskopier. Reglene om oppbevaringssted, tid og sikring gjelder for kopien på samme måte som for originalen (§ 7-2).
Skytjeneste utenfor disse landene
Ligger serverne i et land som ikke er nevnt i § 7-5, for eksempel USA, gjelder hovedregelen om oppbevaring i Norge fullt ut. Bokføringspliktige som fører regnskap i utlandet skal overføre regnskapsmaterialet til Norge innen en måned etter at årsregnskapet er fastsatt, og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt (§ 7-4). Den som driver virksomhet i utlandet, kan oppbevare materialet som gjelder denne virksomheten der, hvis det er pålagt etter landets egne regler. Ellers må du ha et enkeltvedtak som gir unntak.
Papirbilag følger de samme reglene som resten av materialet. Åpningen i § 7-5 gjelder bare elektronisk materiale.
to skytjenester, to svar
Mathias Berg har et ENK innen elektroinstallasjon. Regnskapsprogrammet hans lagrer bilag og bokførte opplysninger på servere i Irland. Irland er EØS, så Mathias trenger ikke tillatelse. Han sender skattekontoret en skriftlig melding om hvilket materiale det gjelder, hvor det ligger og hvordan kontrollmyndighetene får tilgang. Han sjekker også at han kan skrive ut regnskapet fra Norge.
Linnea Strand vurderer å legge bilagsarkivet i en fillagringstjeneste som bare bruker servere i USA. Der finnes det ingen generell åpning for oppbevaring. Det gjelder også om tjenesten bare skal være sikkerhetskopi, fordi reglene om oppbevaringssted gjelder kopien på samme måte som originalen (§ 7-2). Linnea må derfor velge en tjeneste med servere i Norge eller i et land som § 7-5 nevner, eller be om unntak ved enkeltvedtak.
Meldingen til skattekontoret er en skriftlig melding og ikke en søknad. Den bør si hvilket regnskapsmateriale som ligger i utlandet, i hvilket land og hos hvilken leverandør, og hvordan kontrollmyndighetene kan logge seg inn eller få uttrekk og utskrift. Endrer leverandøren eller landet, må du melde fra på nytt.
Språk og kontroll
Spesifikasjoner og dokumentasjon du selv utarbeider, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk (bokføringsloven § 12). Kontrollmyndighetene kan kreve at materiale på andre språk oversettes til ett av dem (§ 14). Bruker du en utenlandsk leverandør med bilag på for eksempel tysk, må du regne med å kunne bli bedt om oversettelse.
Dette må du sjekke hos skyleverandøren
- Hvor serverne står, og om data kan flyttes uten at du får beskjed.
- Om du kan hente ut og skrive ut hele regnskapsmaterialet, også etter at du har sagt opp avtalen.
- Hvor lenge leverandøren oppbevarer dataene etter oppsigelse, sammenlignet med oppbevaringstiden på fem år.
- Om leverandøren som har overtatt bokføring eller oppbevaring, kan bistå kontrollmyndighetene. Plikten til å bistå gjelder nemlig også den du har overlatt oppgaven til (bokføringsloven § 14).
Bruker du en ekstern regnskapsfører, er det fortsatt du som er ansvarlig overfor Skatteetaten. Hva som skjer med materialet når du bytter, står i Hva skjer med regnskapsmaterialet når jeg bytter regnskapsfører?.
Kort oppsummert
- Regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i Norge.
- Elektronisk materiale kan oppbevares i et annet EØS-land, i Storbritannia og i Sveits hvis du skriftlig melder fra til skattekontoret og materialet kan hentes frem og skrives ut i Norge.
- Utenfor disse landene må materialet flyttes til Norge, med mindre du har fått unntak ved enkeltvedtak.
- Kopier og sikkerhetskopier følger de samme reglene som originalen.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.