Avtaler mellom bedrifter: når er dere bundet, og hvem kan signere?

Når er en avtale bindende mellom næringsdrivende

En avtale er bindende når den ene parten har gitt et tilbud og den andre har akseptert det. Tilbudet må være konkret nok til at mottakeren kan si ja, for eksempel med vare, mengde og pris. Aksepten må stemme med tilbudet. Reglene står i avtaleloven §§ 2 til 9, og de gjelder så langt noe annet ikke følger av avtalen selv, av handelsbruk eller av sedvane (§ 1). Det er derfor vanlig bransjepraksis som fyller ut loven mellom bedrifter.

Bindingen kommer ikke av at noen har signert, men av at begge har gitt uttrykk for at de vil ha avtalen. Det er derfor en ren muntlig bestilling kan binde like godt som en kontrakt på ti sider. Vanskeligheten er å bevise hva som ble sagt.

Tilbud, aksept og frister

Har den som gir tilbudet satt en akseptfrist, må svaret ha kommet frem før fristen er ute (§ 2). Uten frist må svaret komme innen den tiden tilbyderen måtte regne med at det ville ta (§ 3). Kommer svaret for sent, regnes det som et nytt tilbud (§ 4). Et avslag gjør at tilbudet faller bort (§ 5).

Svarer mottakeren «ja, men til en annen pris», er det ikke en aksept. Det regnes som et avslag og et nytt tilbud (§ 6). Dette er en vanlig kilde til uenighet: begge tror de har enighet, men har egentlig byttet tilbud frem og tilbake uten at noen har sagt et klart ja til det siste.

Et tilbud kan trekkes tilbake hvis tilbakekallet kommer frem før eller samtidig med at mottakeren får kjennskap til tilbudet (§ 7). Skriver du «uten forbindtlighet» i en henvendelse, er den ikke et tilbud, men en oppfordring til å gi tilbud. Kommer det da et tilbud tilbake fra noen du har sendt henvendelsen til, må du uten ugrunnet opphold si fra hvis du ikke vil ha det. Ellers regnes tilbudet som akseptert (§ 9).

Muntlig, e-post eller signert: formfriheten

Hovedregelen er at avtaler mellom bedrifter kan inngås på hvilken som helst måte. Loven krever ikke papir, underskrift eller vitner. Enkelte avtaletyper har egne formkrav i spesiallover. Hvis du er i tvil om din avtaletype har et slikt krav, må du slå opp i loven for avtaletypen.

I praksis er det bevisene som avgjør. En e-post der den ene skriver «vi bestiller 40 stk til 1 200 kroner, levering uke 12» og den andre svarer «bekreftet», er en avtale. Det samme gjelder en elektronisk signatur. Det er sjelden nødvendig å skrive ut og signere på papir.

Mange bedrifter skriver likevel i kontrakten at endringer må gjøres skriftlig. Slike bestemmelser gjelder som utgangspunkt, men partene kan fravike dem ved en senere avtale eller ved hvordan de faktisk har oppført seg.

Hvem kan signere for bedriften?

Det er ikke nok at en person i bedriften har sagt ja. Personen må ha myndighet til å binde bedriften. Hvem det er, avhenger av selskapsformen.

I et enkeltpersonforetak er det innehaveren, som også hefter personlig for forpliktelsene.

I et aksjeselskap representerer styret selskapet utad og tegner firmaet (aksjeloven § 6-30). Styret kan gi styremedlemmer, daglig leder eller navngitte ansatte rett til å tegne firmaet (§ 6-31). Daglig leder representerer selskapet utad i saker som inngår i den daglige ledelsen (§ 6-32). Hvem som har signaturrett eller prokura, registreres i Foretaksregisteret, og du kan slå opp selskapet der før du signerer.

Det som ligger utenfor daglig ledelse, for eksempel uvanlig store eller risikable kontrakter, er styrets sak. Der har daglig leder ikke automatisk myndighet.

I ansvarlige selskaper (ANS og DA) følger det av selskapsloven og selskapsavtalen hvem som kan binde selskapet. Be om selskapsavtalen eller en bekreftelse hvis kontrakten er stor.

Prokura, fullmakt og vanlige ansatte

En prokurist er en person bedriften uttrykkelig har kalt prokurist eller gitt prokura. Han kan opptre på vegne av foretaket i alt som hører til driften. Uten uttrykkelig fullmakt kan han ikke overdra eller behefte foretakets faste eiendom, og han kan ikke føre søksmål på dets vegne (prokuraloven § 1). Når en prokurist signerer, skal han vise prokuraforholdet, for eksempel med «pr prokura» (§ 3). Andre innskrenkninger av prokuraen enn kollektiv prokura kan ikke gjøres gjeldende overfor godtroende tredjepart (§ 2).

For vanlige ansatte gjelder reglene om fullmakt i avtaleloven. Gjør en fullmektig en rettshandel i bedriftens navn og innenfor fullmaktens grenser, binder den bedriften med en gang (§ 10). En stilling kan gi fullmakt etter lov eller sedvane. En innkjøpssjef kan normalt bestille varer til virksomheten, men en resepsjonist kan ikke uten videre skrive under på en treårig leveranseavtale. Har fullmektigen handlet i strid med interne instrukser, og motparten forsto eller burde forstått det, blir bedriften ikke bundet (§ 11).

Når bedriften likevel ikke er bundet

Selv om en avtale er inngått, kan den falle bort eller settes til side på noen få grunnlag:

• den som signerte hadde ikke myndighet, og motparten forsto eller burde ha forstått det
• det er gjort en feilskrift eller lignende feil som motparten forsto eller burde forstått (§ 32)
• noen har utnyttet en annens nød, uerfarenhet eller avhengighet for å oppnå fordeler som står i åpenbart misforhold til vederlaget (§ 31)
• det ville stride mot redelighet eller god tro å gjøre erklæringen gjeldende (§ 33)
• avtalen eller et vilkår er urimelig eller i strid med god forretningsskikk å gjøre gjeldende, og kan settes helt eller delvis til side (§ 36)

Den som opptrer som fullmektig uten å ha fullmakt, hefter selv for skaden motparten lider, med mindre rettshandelen senere blir godkjent eller av andre grunner er bindende (§ 25). Bedriften kan også godkjenne en avtale i ettertid, og taushet over tid kan tolkes som godkjenning.

Kort oppsummert

• En avtale mellom næringsdrivende er bindende når tilbud og aksept stemmer overens. Loven krever ingen bestemt form.
• Svar med endringer er et nytt tilbud, ikke en aksept. Aksept som kommer for sent, er et nytt tilbud.
• I et aksjeselskap binder styret, de med rett til å tegne firmaet, og daglig leder innenfor den daglige ledelsen.
• En prokurist kan binde virksomheten i alt som hører til driften, men ikke selge eller pantsette fast eiendom uten uttrykkelig fullmakt.
• Ansatte kan binde bedriften når de har fullmakt, også gjennom stillingen, med mindre motparten forsto at de gikk utenfor instruksene.