Kan arbeidsgiver kreve fingeravtrykk for å stemple inn?
Arbeidsgiveren kan bare kreve fingeravtrykk ved stempling på jobb hvis det er nødvendig, og det vil det sjelden være. Et fingeravtrykk som brukes til å kjenne deg igjen, er en biometrisk opplysning, og slike opplysninger er særlig vernet etter personvernreglene. I tillegg må stemplingen oppfylle kravene til kontrolltiltak i arbeidsmiljøloven: saklig grunn og ingen uforholdsmessig belastning for deg. Kan arbeidsgiveren registrere arbeidstiden like godt med kort, kode eller app, er det vanskelig å forsvare fingeravtrykk.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hvorfor fingeravtrykk regnes som særlig vernede opplysninger
De fleste opplysninger om ansatte er vanlige personopplysninger: navn, lønn, arbeidstid. Et fingeravtrykk som lagres og sammenlignes for å bekrefte hvem du er, hører til en strengere gruppe. Personvernforordningen (GDPR, EUs personvernregler som gjelder som norsk lov gjennom personopplysningsloven) kaller dette biometriske opplysninger. Når de brukes til å identifisere en person, er de i samme kategori som helseopplysninger og opplysninger om religion. Utgangspunktet i artikkel 9 er at slike opplysninger ikke skal behandles, med mindre et av unntakene i bestemmelsen gjelder.
Grunnen er enkel. Et passord kan byttes. Et kort kan sperres. Fingeren din har du hele livet. Kommer et register med fingeravtrykk på avveie, kan skaden ikke rettes opp.
Personopplysningsloven § 6 åpner for å behandle slike opplysninger i et arbeidsforhold når det er nødvendig for å gjennomføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter. Ordet «nødvendig» er strengt. Det er ikke nok at fingeravtrykk er praktisk, billig eller gjør det umulig å stemple for en kollega.
Kravene i arbeidsmiljøloven til biometrisk stempling
Stempling med fingeravtrykk er et kontrolltiltak. Da gjelder arbeidsmiljøloven § 9-1: tiltaket må ha saklig grunn i virksomhetens forhold, og det må ikke være en uforholdsmessig belastning for deg.
Selve formålet, å vite hvor mye folk jobber, er saklig. Arbeidsgiveren har til og med plikt til å føre oversikt over arbeidstiden til hver ansatt etter arbeidsmiljøloven § 10-7. Spørsmålet er derfor ikke om arbeidstiden kan registreres, men om akkurat denne metoden kan brukes. Her kommer forholdsmessigheten inn. Jo mer inngripende metoden er, jo tyngre må begrunnelsen være, og jo mer må arbeidsgiveren vise at mildere løsninger ikke fungerer.
Før systemet tas i bruk, skal arbeidsgiveren også drøfte behovet og utformingen med de tillitsvalgte og informere de ansatte om formål, praktiske følger og varighet, etter § 9-2. Har dette ikke skjedd, er det i seg selv et brudd på loven.
Når arbeidsgiver kan forsvare fingeravtrykk
Det mest vanlige argumentet er at ansatte stempler for hverandre. Det er et reelt problem enkelte steder. Men arbeidsgiveren må da kunne vise at problemet faktisk finnes på arbeidsplassen, og at andre tiltak er prøvd eller er klart utilstrekkelige. Stikkprøver, kamera ved inngangen der det ellers er lovlig, eller kort med bilde er eksempler på mindre inngripende løsninger.
Sterkere grunner finnes der adgangen til et område må være helt sikker, for eksempel rom med farlige stoffer, store verdier eller sensitive data. Da er det ofte adgangskontrollen som er formålet, ikke timeregistreringen. At arbeidsgiveren har lov til å bruke fingeravtrykk på døren til serverrommet, betyr ikke at de samme avtrykkene kan brukes til å regne ut lønnen din.
Også utformingen teller. Et system der avtrykket bare lagres som en kode på et kort du selv har med deg, er mindre inngripende enn en sentral database med avtrykkene til alle ansatte. Ved biometri må arbeidsgiveren også vurdere om det skal gjøres en personvernkonsekvensvurdering (en skriftlig analyse av risikoen for de ansatte før systemet tas i bruk), og når særlig vernede opplysninger om ansatte behandles systematisk, vil det ofte være nødvendig.
Samtykke løser sjelden problemet
Mange arbeidsgivere ber de ansatte signere på at de godtar fingeravtrykk. Det hjelper lite. Et samtykke etter personvernreglene må være frivillig. Når den som spør, er den som bestemmer over jobben din, vil de fleste føle at de ikke har noe reelt valg. Derfor regnes samtykke fra ansatte bare unntaksvis som et gyldig grunnlag.
Skal samtykke ha noen verdi, må det finnes et likeverdig alternativ som ikke gir deg ulemper, for eksempel at du kan stemple med kort eller kode i stedet. Velger du alternativet, skal det ikke få noen følger for deg. Et skjema der eneste svar er «ja», er ikke et samtykke.
Oksana og den nye stemplingsklokka
Oksana jobber på et lager med 60 ansatte. Hittil har alle stemplet med adgangskort. En mandag henger det en ny klokke på veggen, og ledelsen sender ut et skjema der alle skal registrere tommelen innen fredag. Begrunnelsen er at «noen har stemplet for kolleger».
Oksana spør den tillitsvalgte, Bjørnar, om saken har vært drøftet. Det har den ikke. Bjørnar ber om et møte og stiller tre spørsmål til ledelsen: Hvor mange tilfeller av feilstempling har de funnet det siste året? Hva har de prøvd før? Hvor lagres avtrykkene, og hvem har tilgang?
Svaret er at de har mistanke om to tilfeller, men ikke har undersøkt dem. Avtrykkene skal ligge i leverandørens skytjeneste. Etter møtet beholder lageret kortene, men innfører stikkprøver i et par måneder og går gjennom loggen for de to tilfellene. Den nye klokka blir ikke tatt i bruk. Hadde ledelsen holdt fast på kravet, kunne Oksana og kollegene ha klaget til Datatilsynet.
Kort oppsummert
- Et fingeravtrykk som brukes til å kjenne deg igjen ved stempling på jobb, er en biometrisk opplysning og særlig vernet.
- Arbeidsgiveren må vise at fingeravtrykk er nødvendig, ikke bare praktisk, og at kort, kode eller app ikke holder.
- Stemplingen er et kontrolltiltak som krever saklig grunn, forholdsmessighet og drøfting med tillitsvalgte før den innføres.
- Samtykke fra ansatte er bare gyldig når du har et reelt alternativ uten ulemper.
- Datatilsynet fører tilsyn med personvernreglene og kan ta imot klage hvis du mener kravet er ulovlig.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.