360-evaluering uten å vite hvem som skrev hva – dine rettigheter

Magdalena telte to setninger og visste straks hvem som hadde skrevet dem

Magdalena er avdelingsleder i et rådgivningsselskap som nylig innførte 360-graders evaluering, der ansatte gir anonym tilbakemelding på hverandre og på lederne sine. Da hun fikk sin egen rapport tilbake, sto det seks kommentarer fra «kolleger», uten navn. To av dem brukte samme spesielle formulering hun hadde hørt én bestemt medarbeider si høyt i et møte uken før. Magdalena visste med en gang hvem som hadde skrevet dem, selv om systemet kalte tilbakemeldingen anonym.

Hun vurderte en stund å konfrontere kollegaen direkte, men lot det ligge, siden hun innså at selve poenget med ordningen var at tilbakemeldingen skulle kunne gis fritt, uten frykt for en ubehagelig samtale etterpå. Det hun derimot ikke kunne la ligge, var spørsmålet om hvor reell anonymiteten egentlig var for resten av avdelingen, ikke bare for henne selv i akkurat denne situasjonen.

Anonymitet i en liten gruppe er sjelden reell anonymitet

Jo færre som gir tilbakemelding om én person, jo lettere er det å regne seg fram til hvem som skrev hva, ut fra skrivestil, tidspunkt eller detaljer bare noen få kjenner til. En 360-evaluering med tre eller fire respondenter gir sjelden den samme beskyttelsen som en undersøkelse med tretti. Dette er ikke i seg selv ulovlig, men det er en svakhet arbeidsgiver bør være ærlig om når ordningen presenteres, i stedet for å love en anonymitet som i praksis er skjør i mindre avdelinger. Du bør derfor selv tenke over hvordan du formulerer tilbakemeldinger du gir videre, ikke bare hva du mottar, siden identiteten din uansett kan gjettes. For Magdalenas egen avdeling, med ni ansatte, betydde dette i praksis at en tilbakemelding fra tre av dem sjelden var mer anonym enn om de hadde signert med fullt navn, i alle fall for den som kjente stemmene og skrivestilen i avdelingen godt fra før.

Din rett til å se hva som står om deg, uten å få vite hvem som skrev det

Personopplysninger om deg, herunder kommentarer fra en 360-evaluering, omfattes av den samme innsynsretten som gjelder for alt annet arbeidsgiver har lagret om deg. Samtidig har den enkelte kollega som har skrevet en kommentar, egne personvernrettigheter, og arbeidsgiver kan derfor sladde navnet på avsenderen selv om du har krav på å se selve innholdet. Denne balansen betyr at du normalt får vite hva som er sagt, men ikke alltid hvem som har sagt det, med mindre kommentaren i seg selv gjør avsenderen umulig å skjule. Ber du om innsyn og får beskjed om at det ikke er mulig å skille innholdet fra avsenderens identitet, bør du be om en nærmere begrunnelse for hvorfor, siden det sjelden er teknisk umulig å sladde et navn og likevel vise fram selve teksten som er skrevet.

Brukes evalueringen i en oppsigelsessak, gjelder strengere krav

Går veien fra medarbeiderutvikling til en sak om oppsigelse, kan ikke anonyme, udokumenterte påstander fra en 360-evaluering stå alene som bevis for at noe er galt. Arbeidsgiver må da kunne vise til konkrete, etterprøvbare forhold, ikke bare henvise til at «flere har gitt uttrykk for» et problem uten at noen står inne for det med navn, se også hva som gjør en oppsigelse usaklig. Dette prinsippet gjelder uansett hvor avansert selve evalueringsverktøyet fremstår, siden et digitalt system med grafer og poengsum ikke i seg selv gjør de underliggende påstandene mer etterprøvbare enn de faktisk er. Magdalena tok selv opp dette prinsippet da en av hennes egne medarbeidere fryktet at en dårlig 360-rapport alene kunne koste ham jobben, og forklarte at en slik rapport i beste fall er et utgangspunkt for en samtale, aldri et selvstendig grunnlag for en oppsigelse.

Slik håndterer du en rapport som føles urettferdig

Fremstår innholdet i en 360-rapport som useriøst, sjikanerende eller åpenbart feil, ta det opp med HR eller nærmeste overordnede fremfor å la det ligge urørt. Be om at useriøse kommentarer fjernes fra videre bruk, og be samtidig om en gjennomgang av hvor mange som faktisk har svart, siden få svar sier noe viktig om hvor mye vekt resultatet bør tillegges. Ta gjerne opp mønsteret over tid også, ikke bare enkeltrapporten: mottar du gjentatte, vage og negative kommentarer uten konkrete eksempler å forholde deg til, er dette i seg selv verdt å nevne for HR, uavhengig av om én enkelt rapport isolert sett virker alvorlig. Får du ikke gjennomslag internt, kan en klage til Datatilsynet være neste steg dersom evalueringen i realiteten fungerer som en skjult form for personalkontroll. Magdalena endte med å endre rutinen slik at ingen avdeling fikk se resultater fra grupper med færre enn seks respondenter, nettopp for å unngå at anonymiteten ble en illusjon.

Kort oppsummert

• 360 evaluering anonym tilbakemelding lover, er ofte likevel mulig å spore til en bestemt kollega når gruppen som svarer, er liten.
• Du har rett til innsyn i innholdet som gjelder deg, men avsenderens identitet kan sladdes for å beskytte kollegers personvern.
• Anonyme, udokumenterte påstander fra en evaluering kan ikke alene bære en oppsigelsessak uten konkrete, etterprøvbare forhold.
• Fremstår en rapport som useriøs, ta det opp med HR, og be om at grupper med svært få respondenter ikke brukes alene.