§ 52. Protokoll fra årsmøtet i samvirkeforetak

Paragrafen krever at årsmøtet dokumenteres i en protokoll. Møteleder har ansvaret for at den blir ført.

Protokollen skal si når møtet ble holdt og hvilken form det hadde. Vedtakene tas inn sammen med opplysninger om stemmetall. Deltakerlisten skal enten føres inn i protokollen eller ligge som vedlegg. Listen er den som åpneren av møtet setter opp før første avstemning (§ 49), med angivelse av hvor mange stemmer de medlemmene har som har flere enn én.

Møteleder og minst én annen person signerer protokollen. Den andre velges av årsmøtet blant deltakerne.

Protokollen gir et skriftlig grunnlag for å se hva som ble vedtatt og med hvilket stemmetall. Det har betydning for den som vurderer om et vedtak fikk vanlig flertall etter § 53, eller om det krevde to tredeler etter § 54. Et medlem, en styremedlem eller daglig leder kan reise søksmål for å få et vedtak kjent ugyldig (§ 56), og da er det nyttig å ha dokumentert hva som faktisk skjedde.

Eksempel: Årsmøtet vedtar en vedtektsendring. Protokollen må vise vedtaket og stemmetallet. Møteleder og en annen deltaker som årsmøtet har valgt, signerer, og medlemmene kan få se protokollen.

Nabobestemmelsene gir rammen rundt protokollen. § 48 sier hvem som åpner møtet, § 50 handler om saker utenfor saklista, og § 51 om ledelsens opplysningsplikt. § 55 forbyr vedtak som gir noen en urimelig fordel til skade for andre medlemmer eller foretaket. Alt dette er forhold som kan prege det som ender opp i protokollen.