Slik avslører du falske fakturaer og direktørsvindel i bedriften

To typer svindel som ser ulike ut

Falsk faktura betyr at bedriften får en regning som ser ekte ut, men som ikke gjelder noe den har kjøpt. Det kan være en ny faktura fra en ukjent «leverandør», eller en kopi av en ekte faktura der kontonummeret er byttet ut. Svindleren håper at regningen blir betalt uten kontroll.

Direktørsvindel (også kalt CEO-svindel) går ut på at noen utgir seg for å være daglig leder eller styreleder. En e-post eller melding ber den som har tilgang til nettbanken om en rask og diskret betaling, ofte med henvisning til en hemmelig oppkjøpsavtale eller en regning som må betales i dag. Avsenderen kan ha laget en e-postadresse som ligner den ekte, eller har brutt seg inn i en ekte postkasse.

Fellestrekket er at betalingen skal gå raskt og uten at noen kontrollerer.

Kontrollspørsmål før du betaler

Gå gjennom disse før fakturaen godkjennes:

• Kjenner vi leverandøren, og stemmer navn og organisasjonsnummer?
• Finnes det en bestilling, en ordrebekreftelse eller en mottatt leveranse som tilsvarer fakturaen?
• Er kontonummeret det samme som på tidligere fakturaer fra samme leverandør?
• Stemmer beløpet med det vi vanligvis blir fakturert?
• Er avsenderadressen helt lik den vi bruker, uten en liten skrivefeil eller et annet domene?
• Haster det mye, eller ber avsenderen om at saken holdes hemmelig?
• Er språket eller formen annerledes enn vanlig fra denne personen?

Svarer du nei på ett av de første spørsmålene, eller ja på de siste, skal betalingen ikke gjøres før du har kontrollert saken på en annen måte.

Bekreft gjennom en kanal du selv kjenner

Den viktigste regelen er enkel: bruk aldri kontaktinformasjonen i selve meldingen for å sjekke om den er ekte. Svar heller ikke på e-posten. Ring i stedet et telefonnummer du allerede har, fra et tidligere brev, kontaktlisten eller leverandørens nettside som du selv har åpnet. Gjelder det en melding fra daglig leder, spør henne direkte, personlig eller på kjent nummer.

Er det snakk om endret kontonummer, be om bekreftelse fra en person hos leverandøren du kjenner, og noter hvem du snakket med. Det gjelder også om meldingen kommer fra regnskapsfører eller en annen tillitsperson.

Rutiner som stopper svindelen

De fleste tapene skjer fordi en enkelt person kan godkjenne og betale alene, under tidspress. Rutiner som virker i praksis:

• To personer godkjenner betalinger over en avtalt grense.
• Endring av kontonummer hos en leverandør krever bekreftelse på telefon og registreres av en annen enn den som betaler.
• Alle i økonomifunksjonen vet at ledelsen aldri ber om hastebetalinger i hemmelighet, og at de alltid har lov til å sjekke.
• Nye leverandører legges inn i et eget register etter kontroll.

Små bedrifter kan løse dette uten egne systemer. Det holder at to personer i bedriften blir enige om hva som skal sjekkes.

Hvis du allerede har betalt

Handle raskt. Jo tidligere banken får beskjed, jo større er sjansen for å stanse betalingen.

1. Ring banken straks og be om at betalingen stoppes eller tilbakekalles. Banken kan kontakte mottakerbanken, men det finnes ingen garanti for å få pengene tilbake.
2. Ta vare på e-poster, fakturaen og betalingsbekreftelsen.
3. Anmeld saken til politiet.
4. Varsle regnskapsfører, og hvis e-postkontoen din er kapret, bytt passord og gjør det på en enhet som ikke er infisert.
5. Si ifra til den ekte leverandøren eller kollegaen hvis navnet er misbrukt.

Siden du selv godkjente betalingen, regnes den i utgangspunktet ikke som uautorisert bruk av betalingsinstrument, så du bør ikke regne med at banken dekker tapet. Les forsikringsavtalen om bedriften har dekning for slikt tap.

Kort oppsummert

• Falske fakturaer og direktørsvindel avsløres ved å kontrollere leverandør, bestilling og kontonummer før betaling.
• Bekreft endringer i kontonummer og hastebetalinger gjennom en kanal du selv har kontaktinformasjon til.
• Rutiner med to godkjennere og en fast kontrollprosedyre stopper de fleste forsøk.
• Har du betalt, ring banken umiddelbart, ta vare på bevis og anmeld.
• Svindelen kan straffes som bedrageri, men du bør ikke regne med å få pengene tilbake.