Når skal arbeidsgiver refundere utleggene mine?

Hva avgjør når utlegg skal refunderes

Det finnes ingen lov som sier at arbeidsgiver skal refundere utlegg innen en bestemt frist, eller at det skal skje sammen med lønnen. Utgangspunktet er derfor det dere har avtalt, og ellers det som er vanlig praksis i virksomheten.

Rekkefølgen å sjekke i er:

1. arbeidsavtalen
2. tariffavtalen, hvis virksomheten har en
3. virksomhetens reiseregningsrutiner eller personalhåndbok
4. det som ble avtalt da du la ut pengene

Mange virksomheter krever at utlegg meldes inn i et system innen en frist, og at kvitteringer legges ved. Slike rutiner er vanligvis gyldige så lenge de er rimelige og kjent for de ansatte. Fristen i en rutine betyr likevel ikke automatisk at kravet er borte. Det kan avhenge av hva som er avtalt og av hvor streng praksis har vært.

Når utlegget er et krav du kan reise

Et utlegg er et pengekrav mot arbeidsgiver. Det er grunnlaget som avgjør om du har det:

• du la ut pengene etter avtale, for eksempel at du skulle kjøpe materiell eller bestille reise og få det refundert
• arbeidsgiver ba deg om å dekke utgiften, uttrykkelig eller i praksis
• virksomheten har rutiner som sier at slike utgifter refunderes

Har du kjøpt noe på eget initiativ, uten at noen har bedt om det eller godkjent det, er kravet svakere. Da kan arbeidsgiver si at utgiften ikke var nødvendig eller avtalt. Spør om godkjenning på forhånd når beløpet er stort.

Utlegg er ikke lønn, men du kan likevel kreve det betalt. Det har betydning at utbetalinger som dekker utgifter til bilhold, kost og losji ikke regnes med i feriepengegrunnlaget (ferieloven § 10 nr. 1). Refusjonen gir altså ikke feriepenger.

Lønnsoppgaven og trekk

Etter hver utbetaling skal du få en skriftlig oppgave over hvordan lønnen er regnet ut og hvilke trekk som er gjort (arbeidsmiljøloven § 14-15 sjette ledd). Sjekk at refusjonen er betalt, enten på lønnsslippen eller særskilt.

Arbeidsgiver kan ikke holde tilbake lønn for å dekke egne krav mot deg. Trekk i lønn er bare tillatt i de tilfellene som er listet i § 14-15 tredje ledd, blant annet når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale. Et utlegg som arbeidsgiver er uenig i, kan altså ikke løses ved at arbeidsgiver trekker noe i neste lønn.

Slik krever du utleggene betalt, også når du slutter

Samle kvitteringer og annen dokumentasjon. Noter hva utgiften gjaldt, når du betalte, og hvem som ba om eller godkjente den. Send kravet skriftlig, helst på e-post, til den som er nærmeste leder eller til lønnsavdelingen, og sett en frist, gjerne 14 dager.

Hvis arbeidsgiver ikke betaler, kan du ta det opp med tillitsvalgt eller fagforening. Neste skritt kan være å sende et skriftlig krav og, om nødvendig, å bringe saken inn for forliksrådet. Hvordan du går frem når arbeidsgiver ikke betaler det du har krav på, står i Hva gjør jeg hvis arbeidsgiver ikke vil utbetale lønn?.

Slutter du i jobben, har du fortsatt krav på refusjon for utlegg du har hatt. Ta det med i sluttoppgjøret og send kravet før du går, helst skriftlig og med kvitteringene. Er du usikker på hva sluttoppgjøret ellers skal inneholde, kan du lese om ferie og feriepenger når du slutter.

Foreldelse: hvor lenge kan du vente

Pengekrav foreldes alminnelig etter tre år (foreldelsesloven § 2). Fristen regnes fra den dagen du tidligst kunne kreve oppfyllelse (§ 3 nr. 1). Ofte er det da du har lagt ut pengene og kan kreve dem refundert.

Selv om du har tre år, bør du ikke vente. Det er lettere å dokumentere et utlegg fra forrige måned enn et fra to år siden, og noen virksomheters rutiner setter egne frister for innmelding.

Kort oppsummert

• Loven setter ingen frist for refusjon av utlegg. Arbeidsavtalen, tariffavtalen eller virksomhetens rutiner avgjør.
• Utlegg du har hatt etter avtale eller på arbeidsgivers oppfordring, er et pengekrav du kan kreve betalt.
• Arbeidsgiver kan ikke trekke i lønnen uten skriftlig avtale på forhånd.
• Samle kvitteringer, send kravet skriftlig, og ikke vent. Pengekrav foreldes normalt etter tre år.