Kunden vil slettes overalt – må vi slette regnskapsbilagene?

Retten til sletting har et unntak nettopp for lovpålagt oppbevaringsplikt

Personvernforordningen gir enhver rett til å kreve sletting av egne opplysninger, men denne retten gjelder ikke ubetinget. Er behandlingen nødvendig for at bedriften skal oppfylle en rettslig forpliktelse, som regnskapslovgivningens krav til dokumentasjon, går plikten foran ønsket om sletting. Det er ikke en smutthull-regel bedriften finner på selv, det er en innebygd avveining i regelverket mellom to hensyn som begge er reelle: kundens kontroll over egne data, og samfunnets behov for etterprøvbare regnskaper. Samme avveining gjør seg gjeldende når kunden krever innsyn i stedet for sletting, du skal levere det du faktisk har, men ikke mer enn det. Aron trodde først at han måtte imøtekomme ethvert slettekrav fullt ut for å unngå trøbbel med Datatilsynet, men innså at det motsatte, å slette dokumentasjon han var lovpålagt å beholde, ville skapt et minst like alvorlig problem overfor Regnskapsregisteret. Den samme avveiningen gjelder uansett bransje, en frisørsalong, et konsulentselskap og en nettbutikk står i akkurat samme situasjon når en kunde krever full sletting, fordi bokføringsplikten er den samme uavhengig av hva virksomheten selger.

Fem år er hovedregelen, og noen bilag skal ligge enda lengre

Hovedregelen etter bokføringsloven er fem år etter regnskapsårets slutt. Enkelte kategorier, som kjøpsdokumentasjon ved ombygging av fast eiendom eller prosjektregnskap i bygg- og anleggsbransjen, skal oppbevares i ti år, og et fåtall, som i petroleumsvirksomhet, i femten år. For de aller fleste småbedrifter, slik som Arons konsulentselskap, er femårsregelen den som gjelder, og den er det enkleste utgangspunktet å forklare kunden. Regnes fristen fra regnskapsårets slutt, ikke fra fakturadatoen, betyr det i praksis at et bilag fra januar kan måtte oppbevares i nesten seks år før plikten faller bort.

Skill mellom selve bilaget og kundedataene rundt det

Det som skal beholdes, er selve regnskapsbilaget: fakturaen, kvitteringen, bokføringsgrunnlaget. Det som ofte kan og bør slettes, er alt det andre som er bygget opp rundt kundeforholdet uten selvstendig rettslig grunnlag, som markedsføringsprofilen, historikk over sidevisninger, eller kommunikasjonslogger som ikke er en del av selve regnskapet. Aron oppdaget at han satt på langt mer enn fakturaene, blant annet en detaljert logg over hvilke produkter kunden hadde sett på i nettbutikken, og den logget hadde ingen lovpålagt grunn til å ligge der etter at kundeforholdet var avsluttet. Samme spørsmål dukker opp om bedriften noen gang selges videre, se kundelisten ved salg av bedriften for hvor grensen går der. Lag gjerne en enkel liste over hvilke systemer bedriften bruker, og merk av hvilke av dem som inneholder bilag med lovpålagt oppbevaringsplikt, og hvilke som bare inneholder data uten et slikt grunnlag.

Svar skriftlig, og forklar nøyaktig hva som slettes og hva som blir liggende

Når en kunde krever sletting, bør du svare skriftlig innen rimelig tid, liste opp hva som faktisk er slettet, og forklare hvorfor regnskapsbilagene må bli værende med henvisning til bokføringsplikten. Denne dokumentasjonen er det du trenger om kunden klager til Datatilsynet i etterkant, og den viser at bedriften har vurdert kravet seriøst i stedet for å avfeie det. Aron la ved en enkel oversikt i svaret sitt, én linje per system, med status «slettet» eller «beholdes, lovpålagt». En slik oversikt tar minutter å lage når du først vet hvilke systemer bedriften faktisk bruker, og den kan gjenbrukes neste gang en annen kunde ber om det samme.

Konsekvensen av å slette for mye, eller for lite

Sletter du regnskapsbilag du er pålagt å oppbevare, risikerer du problemer ved bokettersyn og i verste fall mistanke om manglende bokføring. Sletter du for lite, og lar kundedata som markedsføringsprofiler ligge lenger enn nødvendig, risikerer du en klage til Datatilsynet og et krav om at bedriften rydder opp. Begge veier koster mer enn den korte oppryddingen Aron gjorde da kravet kom. Bruk gjerne innsynsverktøyet til å holde oversikt over hva bedriften faktisk lagrer om hver enkelt kunde. Den beste forsikringen mot begge feilene er rett og slett å ha oversikten klar før noen spør, i stedet for å begynne å lete når en kunde krever svar innen kort tid. Sett gjerne av en fast time i kvartalet til å gå gjennom hvilke systemer bedriften faktisk bruker, hvilke av dem som inneholder kundedata, og om noe av det som ligger der egentlig burde vært ryddet bort for lenge siden.

Kort oppsummert

• Bokføringslovens oppbevaringsplikt på minst fem år går foran kundens rett til sletting for selve regnskapsbilagene.
• Data uten selvstendig rettslig grunnlag, som markedsføringsprofiler og bruksloggen på nettsiden, skal som hovedregel slettes.
• Svar kunden skriftlig, og skill tydelig mellom det som slettes og det som beholdes med henvisning til bokføringsplikten.
• Enkelte regnskapskategorier, som prosjektregnskap i bygg og anlegg, skal oppbevares i ti år, ikke fem.
• Manglende dokumentasjon av vurderingen gjør deg sårbar både for et bokettersyn og for en klage til Datatilsynet.