Hva sier loven?

Forvaltningsloven § 13 pålegger alle som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det de får vite om noens personlige forhold eller visse næringsopplysninger som det er konkurransemessig viktig å hemmeligholde. Taushetsplikten gjelder også etter at personen har sluttet i tjenesten. § 13 a gir begrensninger når det ikke er behov for beskyttelse, for eksempel når den opplysningen direkte gjelder samtykker, eller når opplysningen er anonymisert eller alminnelig kjent. § 13 b gir flere unntak ut fra private eller offentlige interesser, blant annet deling med parter, bruk for formålet opplysningen ble innhentet for, nødvendig intern deling, kontroll, visse opplysninger til andre forvaltningsorganer, anmeldelse eller opplysninger ved lovbrudd, og deling som er nødvendig for å unngå fare for liv eller helse. § 13 c gjelder informasjon om og oppbevaring av taushetsbelagt materiale. Etter § 19 kan partsinnsyn begrenses for enkelte opplysninger.

Hva betyr dette i praksis?

I praksis betyr taushetsplikt at kommunen, NAV, skolen, helse- og omsorgstjenesten eller andre organer ikke fritt kan dele sensitive opplysninger om deg. Samtidig betyr ikke taushetsplikt at opplysninger aldri kan deles. Forvaltningen må ofte dele opplysninger internt eller med andre organer for å behandle saken, kontrollere vilkår eller følge opp vedtak. Spørsmålet er om delingen har hjemmel og saklig behov. Hvis du mener opplysninger er delt ulovlig, bør du be om å få vite hva som er delt, med hvem, når og med hvilken hjemmel. Hvis du som part får innsyn i opplysninger om andre, kan du selv bli begrenset i hvordan opplysningene kan brukes. Slike opplysninger skal brukes til å ivareta saken, ikke til spredning utenfor saken.

Frister, dokumentasjon og strategi

Forvaltningssaker avgjøres ofte på dokumentene. Derfor bør du alltid sikre spor: vedtaket, dato for mottak, saksnummer, innsendte dokumenter, kvitteringer, purringer og eventuelle svar fra saksbehandler. Hvis det løper klagefrist, bør du ikke vente på perfekt begrunnelse før du gjør noe. Send heller en kort foreløpig klage, be om partsinnsyn og skriv at du vil ettersende utfyllende merknader. Hvis saken haster, må du forklare hvorfor den haster, og be særskilt om rask behandling eller utsatt iverksetting. Når du argumenterer, bør du skille mellom faktum, regel og vurdering. Faktum er hva som faktisk har skjedd. Regel er hvilke lov- eller forskriftsbestemmelser som gjelder. Vurdering er hvordan organet bruker reglene på faktum. En god klage viser hvilket ledd som er feil. Det gjør det lettere for underinstansen å omgjøre og for klageinstansen å kontrollere saken.

Praktisk eksempel

En skole får alvorlige opplysninger om akutt fare. Den kan dele nødvendige opplysninger med riktig instans for å avverge fare, men skal ikke spre mer informasjon enn nødvendig. Poenget er at du bør reagere skriftlig og presist. I stedet for å skrive at saken er «urettferdig», bør du skrive hva som er feil, hvilke dokumenter som viser det, og hva du ber organet gjøre. Dersom organet ikke svarer, bør du purre skriftlig. Hvis organet bruker en regel du ikke forstår, kan du be om veiledning og begrunnelse. Hvis saken gjelder innsyn, sanksjon, tvangsmulkt eller gjennomføring før klagen er avgjort, bør du også be om at spørsmålet behandles raskt.

Hva kan du gjøre nå?

  1. Be organet forklare hvilke opplysninger som er delt og med hvilken hjemmel.
  2. Skill mellom deling internt i saken og deling til uvedkommende.
  3. Be om sladding eller skjerming hvis dokumenter inneholder sensitive opplysninger.
  4. Klag på innsynsavslag hvis taushetsplikt brukes for bredt.
  5. Vurder Datatilsynet, Sivilombudet eller overordnet organ ved alvorlig ulovlig deling.
  6. Skriv kort, saklig og med datoer. Legg ved dokumentasjon og be om bekreftelse på mottak hvis fristen er viktig.

Vanlige misforståelser

En vanlig misforståelse er at taushetsplikt alltid hindrer partsinnsyn. Parter kan ofte få opplysninger som er nødvendige for å ivareta saken, men bruken kan være begrenset. En annen misforståelse er at alt om adresse, yrke eller fødselsdato er personlig forhold. Loven sier at slike opplysninger ikke alltid regnes som personlige, men de kan likevel være beskyttet hvis de røper sensitive forhold. Det er også vanlig å tro at forvaltningen alltid retter feil av seg selv. Noen feil blir rettet, men du bør ikke basere rettighetene dine på det. Bruk klage, innsyn, begrunnelseskrav, omgjøringsbegjæring eller purring når det trengs.