Innsyn i utlendingssaken: dette kan UDI holde tilbake
Som part i saken har du rett til å se dokumentene i utlendingssaken din, også etter at vedtaket er fattet. UDI kan likevel holde tilbake blant annet opplysninger om andre personers helse og private forhold, interne arbeidsdokumenter, forretningshemmeligheter og opplysninger om rikets sikkerhet. Selv om et dokument kan unntas, skal UDI vurdere å gi deg helt eller delvis innsyn, og faktiske opplysninger skal du som hovedregel få. Avslag skal være skriftlig og kan påklages.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Slik ber du om innsyn
Retten til innsyn følger av forvaltningsloven § 18. Du er part når vedtaket gjelder din rett eller plikt, altså når det er din søknad, din utvisning eller ditt tilbakekall. En mindreårig under 15 år skal ikke få se opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt.
UDI sier på sine nettsider at du må be om innsyn skriftlig, for eksempel gjennom kontaktskjemaet eller på e-post, og velge alternativet for innsyn i dokumentene i saken din. Har du en fullmektig (en du har gitt rett til å representere deg), kan fullmektigen be om innsyn på dine vegne. Retten gjelder også etter at vedtaket er truffet, så du kan be om innsyn mens du forbereder en klage eller en omgjøringsbegjæring.
Innsyn i din egen sak er noe annet enn innsyn i UDIs postjournal. Postjournalen er en offentlig liste over brev og dokumenter som er sendt til og fra UDI, og den ligger åpen for alle. Den gir deg ikke dokumentene i saken din, bare oversikten.
Hva UDI kan holde tilbake
Unntakene står i forvaltningsloven §§ 18 a til 19. De viktigste er disse:
- Etter § 18 a har du ikke krav på dokumenter UDI har laget for sin egen saksforberedelse, for eksempel et internt utkast eller en intern vurdering mellom saksbehandlere. Etter § 18 b kan det i tillegg gjøres unntak for visse dokumenter og råd som hentes inn fra andre organer.
- Etter § 19 kan opplysninger holdes tilbake hvis det av hensyn til din helse eller forholdet til nærstående er utilrådelig at du får vite dem. De skal da på forespørsel gis til en representant for deg, når ikke særlige grunner taler imot.
- Du har ikke krav på opplysninger om en annen persons helseforhold, eller andre forhold som av særlige grunner ikke bør videreformidles, med mindre det er av vesentlig betydning for deg.
- Opplysninger som kan unntas etter offentleglova §§ 20 og 21, kan også holdes tilbake fra deg.
- Disse unntakene er sjeldnere i utlendingssaker, men kan komme opp når en arbeidsgiver har sendt inn opplysninger om virksomheten.
I praksis kan hele dokumenter bli unntatt når de inneholder opplysninger om andre som er omfattet av taushetsplikt. Typiske eksempler er opplysninger fra en referanseperson, en tidligere ektefelle eller en nabo.
Delvis innsyn og faktiske opplysninger
Å kunne unnta betyr ikke at UDI skal gjøre det. Etter § 18 annet ledd skal organet vurdere helt eller delvis innsyn selv om det er adgang til å gjøre unntak, og innsyn bør gis hvis hensynet til deg veier tyngre enn behovet for unntak. Et dokument kan derfor leveres med deler sladdet.
For interne dokumenter finnes en viktig sikring i § 18 c. Selv om dokumentet er unntatt etter §§ 18 a eller 18 b, har du rett til å se de delene som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag og annen bearbeiding av faktum. Det gjelder likevel ikke opplysninger som ikke har betydning for avgjørelsen, eller som står i et annet dokument du allerede har fått.
Hvis UDI sier nei
Etter forvaltningsloven § 21 skal et avslag på innsyn være skriftlig. UDI må oppgi hvilken bestemmelse som ligger til grunn, med ledd og bokstav, og opplyse om retten til å klage og klagefristen. Mangler en slik begrunnelse, har du et godt utgangspunkt for å be om at innsynskravet vurderes på nytt.
Du kan klage på innsynsavslaget etter reglene i forvaltningsloven kapittel VI. Fristen er som hovedregel tre uker fra avslaget kom frem. Innsynsstriden kan gå parallelt med selve saken, og klagefristen i hovedsaken løper uavhengig av om du har fått alle dokumentene.
Nadia og avslaget på familieinnvandring
Nadia Rahimi fikk avslag på søknad om tillatelse som ektefelle. Hun ber UDI skriftlig om innsyn og får 23 dokumenter. Tre dokumenter er unntatt: et internt notat fra saksbehandleren, en e-post fra en referanse som ga opplysninger om mannens tidligere ekteskap, og et helsedokument om mannen.
Nadia ber om en begrunnelse for hvert unntak. For det interne notatet svarer UDI at det er unntatt etter § 18 a, men sender de faktiske opplysningene i det etter § 18 c. For e-posten åpner UDI for delvis innsyn med navn og kontaktopplysninger sladdet. Helsedokumentet blir værende unntatt. Med disse dokumentene på plass ser Nadia at UDI la til grunn en feil dato for vielsen, og klager med det som hovedpunkt innen fristen på tre uker.
Kort oppsummert
- Som part har du rett til innsyn i dokumentene i utlendingssaken din, også etter at vedtaket er fattet.
- UDI kan holde tilbake interne dokumenter, opplysninger om andre personers helse og private forhold, og opplysninger om rikets sikkerhet.
- Selv med adgang til unntak skal UDI vurdere helt eller delvis innsyn, og faktiske opplysninger i interne dokumenter skal du som hovedregel få.
- Avslag på innsyn skal være skriftlig, oppgi hjemmelen og opplyse om klagerett.
- Innsyn i postjournalen gir bare oversikt over dokumentene, ikke selve sakspapirene.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.