Arbeidsinnvandring gjelder særlig personer fra land utenfor EU/EØS som skal jobbe i Norge. Den vanligste kategorien er faglært arbeidstaker. Da må søkeren normalt ha relevant utdanning, fagbrev, autorisasjon eller særlig kompetanse, og et konkret arbeidstilbud i Norge med lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som er vanlig i Norge. Arbeidsgiveren må være reell, stillingen må være tilstrekkelig klar, og arbeidets innhold må passe til kompetansen. For sesongarbeid, idrett, religiøst arbeid, sjøfart, offshore eller selvstendig næringsdrivende gjelder egne regler.
Den praktiske søknadsprosessen starter vanligvis på udi.no. Søkeren velger statsborgerskap, hvor han eller hun søker fra, og hvilken type opphold som er aktuelt. Deretter viser UDIs søknadsløsning hvilken dokumentliste, hvilket gebyr og hvilket leveringssted som gjelder. Mange må registrere søknaden elektronisk, betale gebyr, bestille time hos politiet, et søknadssenter eller en utenriksstasjon, og levere pass, bilder, dokumentasjon og biometriske opplysninger. Det er ikke nok å fylle ut skjemaet riktig; dokumentene må også vise at vilkårene er oppfylt. Dokumentasjon som arbeidskontrakt, lønnsslipp, skattemelding, boligopplysninger, vigselsattest, fødselsattest, studieopptak, forsikring eller bekreftelse fra arbeidsgiver må ofte oversettes eller legaliseres. Hvis saken mangler dokumenter, kan den bli forsinket eller avslått.
En oppholdstillatelse gir bare de rettighetene som følger av vedtaket. Noen tillatelser gir full rett til arbeid, andre gir begrenset arbeidstid, og noen gir ikke arbeidsrett i det hele tatt. Noen tillatelser danner grunnlag for permanent opphold, mens andre ikke gjør det. En studenttillatelse gir for eksempel normalt rett til deltidsarbeid, men tiden teller vanligvis ikke mot permanent opphold. En tillatelse som faglært arbeidstaker kan derimot normalt fornyes og kan danne grunnlag for permanent opphold dersom øvrige krav er oppfylt. Derfor bør man ikke bare spørre om man kan få en tillatelse, men også hva tillatelsen betyr på lengre sikt.
Det er også viktig å skille mellom søknad, opphold mens saken behandles, og rett til å arbeide. At en søknad er levert, betyr ikke automatisk at man kan begynne å jobbe eller bli i Norge uten begrensninger. Noen kan oppholde seg i Norge mens en fornyelse behandles fordi de søkte i tide. Andre må vente i utlandet. Noen kan få tidlig arbeidsstart, mens andre må vente til vedtaket er innvilget. Dersom en person arbeider ulovlig, oppholder seg i Norge uten gyldig grunnlag, gir uriktige opplysninger eller ikke melder fra om vesentlige endringer, kan det få alvorlige konsekvenser for både nåværende og fremtidige saker.
Ved avslag må vedtaket leses nøye. UDI skal forklare hvilke vilkår som ikke er oppfylt, hvilke dokumenter som er lagt vekt på, og hvordan man kan klage. Klagefristen er som hovedregel tre uker fra man mottok vedtaket. Klagen sendes normalt til UDI først. UDI kan omgjøre sitt eget vedtak dersom nye opplysninger eller feil vurdering tilsier det. Hvis UDI ikke omgjør, sendes saken videre til Utlendingsnemnda, UNE, som er klageinstansen. I noen saker kan personen bli i Norge mens klagen behandles, men i andre saker må man be om oppsettende virkning og få dette innvilget for å kunne bli lovlig mens klagen vurderes.
Den tryggeste fremgangsmåten er å arbeide systematisk: velg riktig søknadstype, les hele dokumentlisten, legg ved ferske dokumenter, sørg for at navn og datoer stemmer i alle papirer, forklar avvik skriftlig, og send inn tilleggsdokumenter så tidlig som mulig hvis situasjonen endrer seg. Det er bedre å forklare en svakhet i saken åpent enn å håpe at den ikke blir oppdaget. Utlendingssaker avgjøres i stor grad på dokumentasjon. En muntlig forklaring kan være relevant, men den erstatter sjelden krav til pass, inntekt, bolig, arbeidstilbud, familierelasjon eller oppholdstid. Derfor bør søkeren behandle søknaden som en bevispakke, ikke bare som et skjema.
I en konkret sak bør man kontrollere tre ting før søknaden sendes. For det første må man se om tillatelsen faktisk passer til formålet. En person som skal jobbe, bør ikke bruke besøksvisum som en snarvei. En person som skal bo med ektefelle, må normalt bruke familieinnvandring eller EØS-sporet, ikke en tilfeldig korttidsordning. For det andre må man kontrollere om tillatelsen kan søkes fra Norge eller om søkeren må være utenfor Norge når søknaden leveres og behandles. For det tredje må man kontrollere om tillatelsen gir rett til fornyelse, arbeid og permanent opphold. Disse tre kontrollspørsmålene avslører mange feil før de blir dyre og tidkrevende.
Dokumentasjon bør være presis. Dersom saken gjelder arbeid, bør kontrakten vise stillingsprosent, lønn, arbeidssted, arbeidsoppgaver og varighet. Dersom saken gjelder familie, bør relasjonen dokumenteres med vigselsattest, fødselsattest, samboerdokumentasjon, bilder, reisehistorikk eller annen relevant dokumentasjon, avhengig av sakstype. Dersom saken gjelder studier, bør opptak, finansiering og bolig være klart dokumentert. Dersom saken gjelder klage, bør klagen ikke bare gjenta at avslaget oppleves urettferdig. Den bør peke på konkrete feil, nye bevis eller misforståelser i vedtaket. Myndighetene omgjør ikke et vedtak fordi søkeren er misfornøyd; de omgjør når vilkårene faktisk er oppfylt eller vurderingen var feil.
Til slutt må frister tas alvorlig. Fornyelse bør leveres før tillatelsen utløper. Klage må normalt leveres innen tre uker. Utreisefrist må overholdes dersom man ikke har lovlig opphold eller oppsettende virkning. Pass må være gyldig lenge nok. Dersom man flytter, bytter telefonnummer eller e-post, bør UDI, politiet eller UNE få oppdatert kontaktinformasjon. Mange taper ikke saken fordi de egentlig mangler rett, men fordi de leverer for sent, mangler dokumentasjon eller ikke svarer når myndighetene ber om opplysninger. I utlendingssaker er orden, timing og dokumentasjon ofte like viktig som selve rettsregelen.