Hvor ofte du må bokføre: fristene i bokføringsforskriften

Hvor ofte bokføre: det loven og forskriften sier

Bokføringsloven § 4 slår fast prinsippet om ajourhold: opplysningene skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og virksomhetens art og omfang tilsier. En butikk med mange salg hver dag har et annet behov enn en konsulent som sender fire fakturaer i måneden.

Så konkretiserer § 7 annet ledd prinsippet. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering, og aldri sjeldnere enn hver fjerde måned. I tillegg skal du ikke sjeldnere enn hver fjerde måned være i stand til å lage spesifikasjonene som § 5 krever, som bokføringsspesifikasjon, kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon. Du kan lese mer om selve plikten i bokføringsloven.

Pliktig regnskapsrapportering er årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapstall til eksterne, gitt til fastsatt tidspunkt (§ 3). Bokføringsforskriften § 2-1 nevner regnskapsloven, skattebetalingsloven og skatteforvaltningsloven. Skattemeldingen og mva-meldingen hører dermed til.

Mva-meldingens frister styrer takten

For de som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, blir det i praksis mva-meldingen som setter tempoet. Hovedregelen er at meldingen leveres for to kalendermåneder av gangen: januar og februar, mars og april, mai og juni, juli og august, september og oktober, november og desember. Fristen er en måned og ti dager etter at perioden er slutt. For mai og juni er fristen likevel 31. august (skatteforvaltningsforskriften §§ 8-3-1 og 8-3-10).

Regnskapet for en periode må altså være à jour før fristen går ut. Fakturaer, kjøpsbilag og betalinger for januar og februar må være bokført innen 10. april.

Skattekontoret kan samtykke til at mva-melding leveres bare én gang i året når den avgiftspliktige omsetningen ikke overstiger én million kroner i året. Da er det årsfristen som gjelder. Samtykke forutsetter blant annet at du har vært registrert med vanlig periode i minst tolv måneder og har overholdt opplysnings- og betalingsplikten.

Er du ikke mva-registrert, er det skattemeldingen som er rapporteringsfristen din. Rapportering som bare gjelder lønn, utløser ikke i seg selv en plikt til å ajourføre regnskapet (forskriften § 4-1 første ledd).

Færre enn 600 bilag: lempeligere krav

Departementet har gjort et unntak fra firemånedersregelen for virksomheter med få transaksjoner. Etter bokføringsforskriften § 4-1 annet ledd skal bokføringspliktige med få transaksjoner ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Med få transaksjoner menes foretak som har færre enn 600 bilag i året.

Unntaket fjerner altså kravet om at regnskapet minst hver fjerde måned skal være à jour. Fristene for skattemelding og mva-melding gjelder fortsatt. En mva-registrert virksomhet med to-månedersperioder må dermed bokføre ofte uansett om den har 80 bilag eller 580.

Hvis du har ligget etter

Har du latt bilagene hope seg opp og ligger langt bak, gjelder fristene likevel. Bokføringen skal være à jour innen fristene, og det hjelper ikke å vise til at du hadde mye annet å gjøre. Skattemyndighetene kan pålegge deg å rette opp bokføringen. Et slikt pålegg skal ha en frist på minst fire uker og høyst ett år (skatteforvaltningsloven § 11-1). Brudd på reglene om bokføring og dokumentasjon kan i tillegg straffes etter straffeloven § 392. Det beste er å ta igjen etterslepet så raskt du kan og deretter legge inn en fast rutine, for eksempel en time hver uke.

Kontantsalg og kassasystem

Kontantsalg er et spesialtilfelle. Bokføringsplikten innebærer at kontantsalg skal registreres fortløpende i et kassasystem med produkterklæring, med mindre et unntak gjelder (bokføringsforskriften § 5-3-2). Unntakene gjelder blant annet for kontantsalg som ikke overstiger 50 000 kroner ekskludert mva i løpet av et regnskapsår. Se svaret om krav til kassasystem ved kontantsalg.

Bokføringsloven § 7 er vedtatt endret med virkning fra 1. januar 2030. Reglene som er beskrevet her, gjelder til da.

Kort oppsummert

• Hvor ofte bokføre avhenger av virksomhetens art og omfang, men regnskapet skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og minst hver fjerde måned.
• Mva-registrerte leverer vanligvis mva-melding hver annen måned, og fristen er en måned og ti dager etter perioden. Regnskapet må være à jour til da.
• Har du færre enn 600 bilag i året, er det nok at regnskapet er à jour innen rapporteringsfristene.
• Kontantsalg skal som hovedregel registreres fortløpende i et kassasystem, med unntak for svært små salg.