Hva gjør jeg når den nyansatte ikke har skattekort?
Har du ikke tilgang til opplysninger fra den nyansattes siste beregnede skattekort, skal du trekke 50 prosent av lønnen. Først forsøker du å hente skattekortet fra Skatteetaten, og er det et nytt kort på plass, bruker du det. Trekker du ikke i det hele tatt, kan du bli ansvarlig for beløpet som skulle vært trukket.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Dette er hva du gjør når den nyansatte ikke har skattekort, steg for steg.
Skattekortet er arbeidsgivers å hente
Skattekortet er ikke noe den ansatte leverer på papir. Skatteetaten lager skattekort for dem som kan forventes å få trekkpliktig inntekt, og gjør dem tilgjengelige for arbeidsgiver elektronisk. Det er arbeidsgiver som har plikt til å innhente kortet, og til å sørge for at opplysningene er oppdaterte før hver lønnskjøring (skattebetalingsloven § 5-1 første og andre ledd).
Skattekortet er knyttet til personen, så du trenger vanligvis den ansattes fødselsnummer eller d-nummer for å hente det. Be om det allerede ved ansettelsen, slik at du kan hente kortet før første lønn.
Hva du gjør når kortet ikke finnes
Reglene står i skattebetalingsloven § 5-5 første ledd. Mangler du opplysningene fra skattekortet, og det ikke skyldes at du har forsømt deg, skal du bruke det siste beregnede skattekortet. Har du ikke tilgang til opplysninger fra det siste beregnede skattekortet, skal du foreta forskuddstrekk med 50 prosent.
Det betyr at halvparten av lønnen holdes tilbake som skatt. For pensjoner, livrenter og lignende ytelser er trekksatsen 30 prosent. Trekket på 50 prosent er en nødløsning mens skattekortet mangler. Blir det trukket mer enn skatten tilsier, avregnes det i skatteoppgjøret for året.
Skattekortet kommer senere
Så snart du får tilgang til kortet, trekker du etter det. Det kan skje midt i året, og da gjelder det nye kortet fra neste lønnskjøring. Henter du kortet på nytt før hver lønnskjøring, plukker du det opp uten at noen må si fra.
Den ansatte kan også kreve at du trekker mer enn skattekortet viser. Hvis kravet kommer i god tid før trekket skal foretas, plikter du å følge det (§ 5-5 andre ledd).
Utenlandske arbeidstakere og de uten norsk identitetsnummer
Skal du ansette noen som nettopp har kommet til Norge, har hun ofte ikke fødselsnummer ennå. Da kan det ta tid før hun har et d-nummer og et skattekort. I mellomtiden er 50 prosent trekk det du har å forholde deg til. Be henne bestille d-nummer og skattekort så fort som mulig. Du kan ikke gi henne skattefri lønn mens dere venter.
Slik unngår du å stå uten skattekort
De fleste tilfellene der skattekortet «mangler», kan løses før første lønn. Gjør dette allerede når du skriver arbeidsavtalen:
- Be om fødselsnummer eller d-nummer, og kontroller at det er skrevet riktig.
- Hent skattekortet i god tid før første lønnskjøring, ikke samme dag.
- Sjekk at kortet er for inntektsåret du betaler lønn for.
- Gjør det til rutine å hente oppdaterte skattekort før hver lønnskjøring, siden Skatteetaten kan utstede nytt kort når det er gjort feil eller andre særlige grunner tilsier det (§ 5-1 første ledd).
Den ansatte får selv en skattetrekksmelding fra Skatteetaten før inntektsåret begynner, og får beskjed når nye arbeidsgivere etterspør skattekortet. Hun kan også se hvem som har hentet kortet.
Hvis du ikke trekker i det hele tatt
Blir forskuddstrekk ikke foretatt som det skal, er du som arbeidsgiver ansvarlig for beløpet (§ 16-20). Du kan slippe ansvaret hvis du godtgjør at det ikke skyldtes forsømmelse eller mangel på tilbørlig aktsomhet fra deg eller noen i din tjeneste. Har du forsøkt å hente kortet, kan vise at det ikke var tilgjengelig og trakk 50 prosent, taler det for at du ikke har vært uaktsom. Har du aldri prøvd å hente kortet, er det vanskelig å påberope seg unntaket.
Trekket skal betales inn senest første virkedag etter lønnsutbetalingen (§ 10-10).
Gunnar og Omar
Gunnar driver et rørleggerfirma og ansetter Omar fra 1. juni. Omar kom til Norge i vår og har ikke fått d-nummer ennå. Gunnar kan derfor ikke hente skattekort. Lønnen er 36 000 kroner i måneden før skatt.
Ved første lønnskjøring trekker Gunnar 50 prosent, altså 18 000 kroner, og Omar får 18 000 kroner utbetalt. Gunnar betaler de 18 000 kronene inn til skatteetaten første virkedag etter utbetalingen. Fire uker senere får Omar d-nummer og bestiller skattekort. Gunnar henter kortet før neste lønnskjøring, og trekket blir et tabelltrekk som er lavere enn 50 prosent.
Er det trukket mer i juni enn skatten tilsier, avregnes differansen i skatteoppgjøret. Gunnar har gjort det loven krever: han forsøkte å hente kortet og trakk 50 prosent da han ikke fikk tilgang.
Kort oppsummert
- Det er arbeidsgiver som skal hente skattekortet. Forsøk å hente det før første lønn.
- Har du ikke tilgang til opplysninger fra det siste beregnede skattekortet, skal du trekke 50 prosent.
- Når kortet er på plass, trekker du etter det fra neste lønnskjøring.
- Du er ansvarlig for trekk som uteblir, med mindre det ikke skyldes forsømmelse.
- Blir det trukket for mye, avregnes differansen i skatteoppgjøret.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.