Kan foreningen holde årsmøtet digitalt?

Ingen lov regulerer saken

For en frittstående forening, som en velforening, en hobbyklubb eller en kulturforening, finnes det ingen lov om hvordan årsmøtet skal holdes. Det er vedtektene og ulovfestet foreningsrett som gjelder. I selskapsrettens lover er elektronisk deltakelse uttrykkelig regulert, men tilsvarende regel finnes ikke for vanlige foreninger. Det betyr ikke at alt er tillatt. Det betyr at spørsmålet må avgjøres ut fra vedtektene og grunnprinsippene.

Det første du gjør, er å lese vedtektene. Står det at årsmøtet «holdes på et sted styret bestemmer», eller at medlemmene «møter», vil mange vedtekter være skrevet med fysisk møte i tankene, uten at de forbyr digitalt møte. Står det uttrykkelig at møtet skal holdes fysisk, må dere endre vedtektene først. Står det at digital deltakelse er tillatt, er saken enkel.

Er du i tvil, kan årsmøtet i fysisk møte vedta en endring i vedtektene som åpner for digitale møter. Kravene til vedtektsendring står i foreningens egne vedtekter, og de krever ofte to tredjedeler av stemmene. Se også hva vedtektene i en forening bør inneholde.

Hva som må være på plass for at møtet skal bli gyldig

Prinsippet er at medlemmene skal ha en rimelig mulighet til å delta og påvirke. Digitale møter må derfor sørge for:

• Innkalling etter vedtektene, med riktig frist og form. Innkallingen bør si at møtet er digitalt, hvilken plattform som brukes, og hvordan man kobler seg på.
• At alle med stemmerett kan delta. Medlemmer som mangler utstyr eller ikke behersker teknikken, bør få hjelp eller et annet alternativ, for eksempel å møte fysisk i et lokale mens andre er på nett.
• At møteleder kan identifisere deltakerne, slik at bare medlemmer med stemmerett stemmer.
• At stemmegivningen fungerer. Vedtektene kan kreve skriftlig eller hemmelig avstemning, og dere må ha en løsning som tåler det.
• At det føres protokoll som viser hvem som deltok og hva som ble vedtatt.

Går forbindelsen ned for flere deltakere under en avstemning, kan avstemningen være sårbar. Har de som falt ut, ikke fått si sin mening, kan vedtaket angripes. Les mer om følgene i Årsmøtevedtak i strid med vedtektene.

Digitalt møte og hemmelig valg

Hvis vedtektene krever hemmelig skriftlig avstemning ved valg, er det vanskelig å gjennomføre med vanlig videomøte. Dere trenger et system der stemmene er anonyme, men der bare medlemmer med stemmerett kan stemme én gang. Mange velger en nettbasert stemmetjeneste, men det er ikke bare å ta den i bruk uten å tenke seg om. Dere må kunne dokumentere at hvert medlem stemte maksimalt én gang.

En enklere løsning er å gjøre årsmøtet hybrid: et fysisk møte med mulighet for digital deltakelse. Da kan de som møter, stemme på papir, mens de som er på nett, stemmer elektronisk.

Hvis noen protesterer

Det hender at et medlem mener et digitalt møte ikke er lovlig, eller at vedkommende ikke fikk delta. Protesten bør føres i protokollen. Er vedtektene klare på at digitalt møte er tillatt, og alle fikk en reell mulighet til å delta, står vedtakene seg som hovedregel. Er det derimot gjort feil i innkallingen, eller flere ble utestengt av tekniske grunner, kan vedtak i saker som var omstridte, bli angrepet. Da er det tryggest å ta saken på nytt i et nytt møte. Dokumenter alltid tidspunkt og hvem som var til stede.

Idrettslag og organisasjoner med overordnet regelverk

Idrettslag følger sin lov, som bygger på NIFs lovnorm. Er laget medlem i et forbund eller en krets, kan det være regler der som påvirker. Les lagets lov og spør om det er usikkerhet. Det samme gjelder foreninger som er medlem av en landsorganisasjon med regler om hvordan årsmøtet skal holdes.

Kort oppsummert

• Ingen lov forbyr digitale årsmøter i foreninger. Vedtektene og hensynet til at alle kan delta og stemme, avgjør om møtet blir gyldig.
• Står det i vedtektene at møtet skal være fysisk, må de endres først.
• Innkallingen må følge vedtektene og si hvordan man deltar.
• Møteleder må kunne kontrollere hvem som deltar og stemmer, og protokollen må vise utfallet.
• Hybridmøte med både fysisk og digital deltakelse er den tryggeste løsningen.