Egenkapitalen er tapt – styremøtet og protokollen som beskytter deg

Rohan så tallet i årsregnskapet han håpet ikke å se

Rohan var styreleder i et lite AS innen prosjektbasert håndverk. Et krevende år med to underskuddsprosjekter etter hverandre gjorde at årsregnskapet, da det endelig var klart, viste en egenkapital godt under halvparten av aksjekapitalen. Rohan hadde en anelse om at tallene ville bli svake, men å se det svart på hvitt gjorde situasjonen konkret på en annen måte enn magefølelsen hadde gjort gjennom høsten.

Han innkalte styret til møte i løpet av samme uke. Det var ikke fordi loven ga ham noe valg, men fordi han visste at jo lenger styret ventet med å behandle saken formelt, desto vanskeligere ville det bli å vise i ettertid at handleplikten faktisk var tatt på alvor da den oppsto.

Tapt egenkapital: handleplikten inntrer ut fra risiko og omfang, ikke ved et fast kronebeløp

Det finnes ingen enkelt grense i kroner som utløser plikten for alle selskaper. Vurderingen er om egenkapitalen er forsvarlig sett opp mot risikoen ved og omfanget av virksomheten selskapet driver. Et selskap med stabil, forutsigbar inntekt tåler en tynnere egenkapital enn et selskap med svingende prosjektinntekter og stor eksponering mot enkeltkunder, slik Rohans selskap hadde.

Er egenkapitalen under halvparten av aksjekapitalen, er dette likevel alltid en egen, konkret utløser av plikten, uavhengig av den mer skjønnsmessige forsvarlighetsvurderingen. Begge vilkårene kan derfor slå inn samtidig, som de gjorde for Rohan, og begge skal behandles i styremøtet selv om konklusjonen på dem kan bli lik.

Styremøtet: hva som faktisk må protokolleres

Et styremøte som bare konkluderer med at «situasjonen er alvorlig, men vi jobber med den» beskytter ingen. Protokollen bør vise at styret faktisk drøftet konkrete, navngitte tiltak, som kostnadskutt, tilførsel av ny kapital, endret prosjektmiks eller i ytterste konsekvens avvikling, og en begrunnelse for hvilke av disse styret gikk videre med og hvorfor. Den bør også vise en tidsplan for når tiltakene skal ha effekt, og hvordan styret vil følge opp underveis.

Rohans styre brukte det første møtet til å be daglig leder om en oppdatert likviditetsprognose innen to uker, samtidig som de vedtok en umiddelbar stopp i nye prosjekter med samme risikoprofil som de to som hadde gått med underskudd. Begge deler ble ført inn i protokollen med begrunnelse, ikke bare som et vedtakspunkt uten kontekst. Referatet fra møtet ble også sendt til revisor, ikke fordi loven krever det i alle tilfeller, men fordi Rohan ønsket en uavhengig bekreftelse på at vurderingen styret hadde gjort, faktisk holdt vann.

Når generalforsamlingen må innkalles, og hva den skal ta stilling til

Kommer styret til at situasjonen ikke lar seg løse med tiltak styret selv rår over, skal generalforsamlingen innkalles for å bli orientert og for å ta stilling til om selskapet skal tilføres kapital, eller om andre grep, som nedsettelse av aksjekapitalen for å dekke tap, skal vedtas. Dette er ikke noe styret bør utsette til situasjonen er blitt enda mer prekær.

For Rohan innebar den oppdaterte likviditetsprognosen at generalforsamlingen ble innkalt seks uker etter det første styremøtet, med et konkret forslag om en mindre kapitaltilførsel fra eierne kombinert med de allerede vedtatte kostnadskuttene. Eierne fikk se hele beslutningskjeden, ikke bare konklusjonen.

Tiltakene som faktisk redder situasjonen, ikke bare protokollen

En protokoll som ser ryddig ut, hjelper lite hvis tiltakene bak den er kosmetiske. Det domstolene og en eventuell konkursbehandling vil se etter i ettertid, er om tiltakene sto i et rimelig forhold til alvoret, og om de faktisk ble gjennomført, ikke bare vedtatt. Et vedtak om kostnadskutt som aldri gjennomføres, teller lite til styrets forsvar.

Rohans styre fulgte opp med et nytt møte etter fire uker der de gikk gjennom om tiltakene virket, og justerte planen da det viste seg at ett av kostnadskuttene ikke lot seg gjennomføre så raskt som håpet. Denne løpende oppfølgingen, protokollert underveis, var det som til slutt gjorde at situasjonen ble håndtert uten at den eskalerte videre. Se også hva som skjer hvis egenkapitalen blir for lav mer generelt, og hva en styreprotokoll er hvis dere er usikre på formkravene. Malen for styreprotokoll er et godt utgangspunkt for selve dokumentet.

Kort oppsummert

• Handleplikt ved tapt egenkapital utløses når egenkapitalen er for lav ut fra selskapets risiko og omfang, eller er under halvparten av aksjekapitalen, jf. aksjeloven §§ 3-4 og 3-5.
• Styret skal straks behandle saken i et styremøte og vurdere konkrete tiltak, ikke bare notere at situasjonen er alvorlig.
• Protokollen bør navngi tiltakene, begrunnelsen for dem og en tidsplan for oppfølging, ikke bare konklusjonen.
• Generalforsamlingen skal innkalles der styret ikke selv rår over løsningen, for å ta stilling til kapitaltilførsel eller andre grep.
• Følg opp tiltakene i nye, protokollerte møter, siden det er gjennomføringen, ikke selve vedtaket, som til slutt beskytter styret.